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CFE-Gruppe setzt auf einen virtuellen Sitzungsraum in einer intuitiven und sicheren Umgebung zur Optimierung von strategischen Meetings

Die CFE-Gruppe ist einer der wichtigsten Akteure des belgischen Industriesektors und in vier Bereichen aktiv, die allesamt auf die Entwicklung zukunftsfähiger Lösungen abzielen, mit denen der Alltag von Hunderttausenden Menschen transformiert (und optimiert) werden kann.

Durch Übernahmen und Fusionen ist die Gruppe in den letzten 20 Jahren stark gewachsen und konnte ihre Aktivitäten weiter ausbauen. Für Reginald Cartuyvels, IT Business Partner bei CFE, stellt das enorme Wachstum das Unternehmen vor eine große Herausforderung : Die Digitalisierung muss mit der Entwicklung Schritt halten und sowohl den aktuellen Geschäftsanforderungen als auch der zukünftigen strategischen Ausrichtung gerecht werden. „Meine Aufgabe ist es, IT-Lösungen für spezielle Anwendungsfälle zu finden, mit dem Ziel, die Betriebsabläufe zu digitalisieren und vereinfachen.“ Aus diesem Grund begab er sich auf die Suche nach einem virtuellen Sitzungsraum, der ein einfaches Organisieren strategischer Meetings in einer sicheren Umgebung ermöglicht, da die vorhandenen Tools den aktuellen Herausforderungen der Gruppe nicht mehr gewachsen waren.

„Mit Oodrive Meet können Administratoren Meetings der obersten Führungsebene zu Audit-, Risiko- oder Entgeltfragen organisieren. Und das alles bei größtmöglicher Sicherheit, Vertraulichkeit und Mobilität“ unterstreicht Reginald Cartuyvels.

Welche Anforderungen musste Oodrive Meet im Einsatz für die CFE-Gruppe erfüllen und wie gestaltete sich die Einführung der Lösung ?

“Die Lösung von Oodrive, die aktuell für unsere Aktivitäten in den Bereichen Contracting und Immobilienentwicklung eingesetzt wird, ist für uns mittlerweile unverzichtbar geworden.”
Reginald Cartuyvels ,
IT Business Partner, CFE-Gruppe
CFE

Organisation von strategischen Meetings in einer einfachen und sicheren Umgebung

Strategische Meetings erfordern ein hohes Niveau an Vertraulichkeit und Sicherheit, das Unternehmen bei der Auswahl geeigneter Lösungen berücksichtigen müssen. Lange Zeit setzte die CFE-Gruppe auf die sichere Dokumentenmanagement-Lösung DOCOVA für Führungsgremien in Verbindung mit IBM Notes für Mailing und Filesharing sowie Polycom für Videokonferenzen. Nach der Migration der Daten in Outlook und Office 365 stellte sich die Frage nach der Einführung eines neuen Tools. „Der Wechsel zu Office 365 gab den Anstoß, nach einer neuen Lösung zu suchen, die allen unseren Anforderungen entspricht: absolute Vertraulichkeit, mobiler Zugang, bestmögliche Sicherheit und niedrige Kosten“ erklärt Reginald Cartuyvels.

Intern waren sich alle einig, dass ein Wechsel unabdingbar war. Während einige Standardlösungen von Microsoft im Blick hatten und andere sich die Tools anschauten, die bereits von Schwesterunternehmen eingesetzt wurden, setzte das Team aus der IT auf eine komplett neue Lösung. Im Zuge der Recherchen wurde deutlich, dass Oodrive Meet eine der auf dem Markt verfügbaren Lösungen ist, deren Funktionsumfang exakt den Anforderungen der Gruppe entspricht: einfache Handhabung, mobiler Zugang über sämtliche Geräte, vertrauliche Kommunikation und zuverlässige Sicherung von Dokumenten.

Oodrive Meet wurde entwickelt für die einfache Organisation und Planung von strategischen Meetings und stellt Administratoren zudem einen sicheren virtuellen Raum für diese bereit. Es verfügt über eine Vielzahl gut durchdachter Funktionen für eine optimale Vorbereitung von Meetings: Zuweisung und Verwaltung von Rechten, Versand von Einladungen, Zusammenstellung von Dokumenten (die von den Teilnehmern je nach Rechteprofil gelesen, geändert oder kommentiert werden können), ein Abstimmungstool, die Einbindung von Microsoft Teams für Videokonferenzen etc.

 

Schnelle Einführung und unmittelbarer Einsatz

Nachdem die optimale Lösung gefunden war, galt es eine weitere Herausforderung zu bewältigen: Die Einführung musste innerhalb kürzester Zeit erfolgen. Da die Gremiensitzungen und Board Meetings etwa alle drei Monate stattfinden, setzte die IT ein Zeitfenster von ein paar Wochen für die Einführung des neuen Tools und die Vorbereitung des nächsten Meetings an.

Die Customer Success Manager von Oodrive reagierten umgehend und so wurde auch diese Herausforderung dank einer hohen Flexibilität und Effizienz mit Leichtigkeit gemeistert. Reginald Cartuyvels berichtet: „Zwischen dem „Go“ gegenüber Oodrive und dem ersten Einsatz von Oodrive Meet vergingen etwa zwei Monate. In diesem Zeitraum haben wir die archivierten Dokumente migriert, die Hauptnutzer des Tools geschult und sichergestellt, dass die Nutzung durch die Endnutzer reibungslos verlaufen kann.“ Die Lösung erforderte zu Beginn einige Anpassungen, aber die Einführung gestaltete sich mühelos: Es waren keine aufwändigen Schulungseinheiten erforderlich und die wenigen Rückfragen von Mitarbeitern wurden von den Hauptnutzern beantwortet.

Heute wird Oodrive Meet von etwa hundert internen und externen Nutzern verwendet und von ein paar Dutzend Administratoren verwaltet. Die erweiterte Zugriffsverwaltung ermöglicht die Zuweisung von Verbindungsprofilen je nach Verwendungszweck. Zudem lassen sich Benutzerkonten im Falle von Änderungen sehr einfach bearbeiten oder löschen.

Auch wenn der Mehrwert einer solchen Lösung nur schwer messbar ist, bleibt kein Zweifel, dass sich die Einführung gelohnt hat. So bekräftigt auch Reginald Cartuyvels: „Die Nutzer äußern nur wenig Probleme bei der täglichen Nutzung von Oodrive Meet. Das ist meiner Meinung nach der beste Beweis für die erfolgreiche Einführung des Tools. Wir denken bereits darüber nach, die Lösung für andere Arten von Meetings einzusetzen.“

“Oodrive Meet ist ein Game Changer. Die Lösung ist benutzerfreundlich – sowohl für die Administratoren als auch für die Endnutzer. Die Rechteverwaltung im Kombination mit der umfassenden Mobilität transformiert die Nutzung und sorgt für unbestreitbar positive Auswirkungen”
Reginald Cartuyvels ,
IT Business Partner, CFE-Gruppe
CFE

Schnelle Einführung und unmittelbarer Einsatz

Nachdem die optimale Lösung gefunden war, galt es eine weitere Herausforderung zu bewältigen: Die Einführung musste innerhalb kürzester Zeit erfolgen. Da die Gremiensitzungen und Board Meetings etwa alle drei Monate stattfinden, setzte die IT ein Zeitfenster von ein paar Wochen für die Einführung des neuen Tools und die Vorbereitung des nächsten Meetings an.

Die Customer Success Manager von Oodrive reagierten umgehend und so wurde auch diese Herausforderung dank einer hohen Flexibilität und Effizienz mit Leichtigkeit gemeistert. Reginald Cartuyvels berichtet: „Zwischen dem „Go“ gegenüber Oodrive und dem ersten Einsatz von Oodrive Meet vergingen etwa zwei Monate. In diesem Zeitraum haben wir die archivierten Dokumente migriert, die Hauptnutzer des Tools geschult und sichergestellt, dass die Nutzung durch die Endnutzer reibungslos verlaufen kann.“ Die Lösung erforderte zu Beginn einige Anpassungen, aber die Einführung gestaltete sich mühelos: Es waren keine aufwändigen Schulungseinheiten erforderlich und die wenigen Rückfragen von Mitarbeitern wurden von den Hauptnutzern beantwortet.

Heute wird Oodrive Meet von etwa hundert internen und externen Nutzern verwendet und von ein paar Dutzend Administratoren verwaltet. Die erweiterte Zugriffsverwaltung ermöglicht die Zuweisung von Verbindungsprofilen je nach Verwendungszweck. Zudem lassen sich Benutzerkonten im Falle von Änderungen sehr einfach bearbeiten oder löschen.

Auch wenn der Mehrwert einer solchen Lösung nur schwer messbar ist, bleibt kein Zweifel, dass sich die Einführung gelohnt hat. So bekräftigt auch Reginald Cartuyvels: „Die Nutzer äußern nur wenig Probleme bei der täglichen Nutzung von Oodrive Meet. Das ist meiner Meinung nach der beste Beweis für die erfolgreiche Einführung des Tools. Wir denken bereits darüber nach, die Lösung für andere Arten von Meetings einzusetzen.“

Oodrive Meet

Einfache Handhabung

Schneller Einstieg für Endnutzer und Administratoren, intuitiv nutzbare Funktionen und einfach einzubindende Abläufe

Sichere Daten

Bereitstellung einer hochsicheren Umgebung mit verschlüsselten Sitzungen und Inhalten, fortschrittlichen Authentifizierungssystemen sowie Hosting der Daten in europäischen Rechenzentren.

Mobiler Zugang

Zugang zum Tool über sämtliche Geräte (Desktop-PC, Smartphone, Tablet) mithilfe einer einfachen Internetverbindung, mobiler Zugriff auf Dokumente.

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