Dans un contexte où la transformation digitale, la menace des cyberattaques et le travail hybride sont désormais des éléments incontournables pour les organisations, plusieurs nouvelles tendances en matière de réunions de gouvernance sont apparues ces dernières années.
Découvrons lesquelles, ainsi que les enjeux et impacts associés à celles-ci.
La généralisation des réunions hybrides
L’une des conséquences de la crise sanitaire a été le développement du travail hybride.
Dans un même élan, cette période délicate a aussi permis l’accélération des réunions de gouvernance hybrides, bénéficiant depuis l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 d’un cadre légal propice à la numérisation de réunions stratégiques (assemblée générale, réunions de gouvernance, comités de rémunération…).
Par ailleurs, la maturité des outils collaboratifs en ligne ainsi que la généralisation du télétravail ont facilité l’apparition de solutions dédiées aux réunions de gouvernance hybrides.
D’un point de vue fonctionnel, des fonctionnalités dites “MVP” (Minimum Viable Product), c’est-à- dire essentielles à la solution, permettent désormais de classifier ces outils.
Par exemple, l’existence d’un outil de visioconférence intégré et chat ultra-sécurisé, d’un outil “multi devices” (connecté – déconnecté) ou encore le niveau de renforcement de la sécurité des accès et de la confidentialité des données, etc.
Le « zéro papier », pour une sécurité accrue
Au-delà des enjeux environnementaux liés à la dématérialisation, la stratégie du « zéro papier » s’impose aussi comme une tendance incontournable.
En effet, le recours à l’impression au format papier constitue une faille de sécurité conséquente pour un grand nombre d’organisations, notamment lorsqu’il s’agit de documents comportant des informations confidentielles en lien avec une réunion de gouvernance.
Sécurisez vos réunions
Gardez le contrôle sur vos informations confidentielles lors de vos réunions stratégiques.
C’est ainsi que les solutions avancées de réunion de gouvernance en ligne se démarquent par des fonctionnalités essentielles de sécurité comme des possibilités d’impression plus restrictives selon le profil de l’utilisateur et du document — attribution des droits de visualisation, d’annotation et d’impression un système de traçabilité des documents — suivi des modifications avec système de notifications, la possibilité d’imprimer avec filigrane ou encore l’augmentation des exigences concernant la sécurisation du stockage des documents et annexes associés aux réunions.
« Au lieu d’imprimer des centaines de feuilles à chaque réunion, Orange Belgium présente la documentation dans un emplacement unique, en ligne et facile d’accès. Cela permet aux membres du Conseil d’administration d’avoir toute la documentation à portée de main, et de la consulter dès qu’ils en ont besoin. » — Jelle Jacquet, Chef adjoint du personnel, Orange Belgique
L’intégration d’outils ouverts aux écosystèmes d’entreprise
L’intégration de solutions de réunion de gouvernance interconnectées avec d’autres applications utilisées dans une organisation est une tendance du modèle SaaS.
En effet, les outils collaboratifs les plus matures sont capables de parfaitement s’intégrer à l’écosystème existant des solutions métiers d’une organisation, via des API ou autres, sans en perturber les processus.
Dans le cas d’outil de réunion de gouvernance, il s’agit, par exemple, de Microsoft Teams pour l’organisation de réunions sécurisées.
De plus, des interfaces cloud peuvent aussi facilement s’intégrer à l’écosystème d’une organisation (accès SSO via le portail interne ou l’intranet de l’entreprise, …).
À noter qu’en matière de cloud, le choix d’applications partenaires souveraines, c’est-à-dire s’inscrivant dans un cadre juridique européen, est une tendance émergente.
Ainsi, plusieurs tendances techniques ou en lien avec la société de manière générale viennent impacter les réunions de gouvernance.
Celles-ci ont un impact direct sur les solutions de réunions de gouvernance en ligne et permettent aux décisionnaires de différencier les plus matures.
