{"id":26952,"date":"2020-04-14T17:40:12","date_gmt":"2020-04-14T15:40:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.oodrive.fr\/?p=26952"},"modified":"2023-08-11T08:22:00","modified_gmt":"2023-08-11T08:22:00","slug":"signature-electronique-comment-faire-passer-cap-entreprise","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oodrive.com\/fr\/blog\/signature-electronique\/avantages-guide\/signature-electronique-comment-faire-passer-cap-entreprise\/","title":{"rendered":"Signature \u00e9lectronique : comment faire passer le cap \u00e0 votre entreprise ?"},"content":{"rendered":"\n

La transformation num\u00e9rique est depuis longtemps consid\u00e9r\u00e9e comme facteur de productivit\u00e9 et de performance, le d\u00e9bat sur cette probl\u00e9matique n\u2019est plus d\u2019actualit\u00e9. Ainsi, l\u2019activit\u00e9 s\u2019est vu boost\u00e9e ou modifi\u00e9e par de nombreux ajouts li\u00e9s \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation. Internet tr\u00e8s haut d\u00e9bit, le t\u00e9l\u00e9travail, la collaboration en ligne, le partage et la synchronisation de fichiers sont des avantages offerts par la digitalisation des processus. N\u00e9anmoins, si tout ceci est presque de l\u2019ordre de l\u2019acquis, la signature papier, h\u00e9ritage du pass\u00e9, reste encore pleinement pr\u00e9sente dans les processus, telle une repr\u00e9sentante de nos anciennes habitudes de travail.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Le successeur de la signature sur papier, m\u00eame adopt\u00e9 par de nombreuses entreprises, reste encore peu r\u00e9pandu.<\/strong> Nous avons entrepris de r\u00e9aliser une \u00e9tude sur les usages de la signature num\u00e9rique aupr\u00e8s de responsables d’entreprises, en partenariat avec OpinionWay, afin de faire un \u00e9tat des lieux de ce proc\u00e9d\u00e9 dans le monde du travail. Les r\u00e9sultats r\u00e9v\u00e8lent une perception extr\u00eamement positive d’une telle solution.<\/p>\n\n\n\n

La proportion de soci\u00e9t\u00e9s \u00e0 avoir franchi le pas de l’e-signature est, en revanche, tr\u00e8s restreinte, le papier \u00e9tant encore largement utilis\u00e9 pour effectuer ce processus. Si la digitalisation est synonyme de performance, un de ses grands repr\u00e9sentants est la signature \u00e9lectronique<\/a>. Comment faire, dans ce cas, pour faire passer le cap \u00e0 votre entreprise ?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

La signature \u00e9lectronique, c\u2019est quoi ?<\/h2>\n\n\n\n

Avant de rentrer dans les d\u00e9tails des bienfaits de la signature \u00e9lectronique, il est important de d\u00e9terminer ce qu\u2019elle est et ce qu\u2019elle permet de faire. Il s\u2019agit d\u2019un proc\u00e9d\u00e9 permettant de donner une valeur l\u00e9gale \u00e0 un document informatique. Il engage le signataire et garantit l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document. Contrairement \u00e0 la signature traditionnelle, le m\u00e9canisme ne laisse pas de trace visuelle mais plut\u00f4t une suite de chiffres, il est donc impossible de le falsifier.<\/p>\n\n\n\n

Afin de cr\u00e9er une signature \u00e9lectronique s\u00e9curis\u00e9e<\/a>, il est n\u00e9cessaire de disposer d\u2019un certificat \u00e9lectronique et d\u2019un outil de signature.<\/strong> Le premier permet d\u2019authentifier le signataire d\u2019un document de mani\u00e8re certaine, il s\u2019agit d\u2019une carte d\u2019identit\u00e9 num\u00e9rique. Il est d\u00e9livr\u00e9 par une autorit\u00e9 de certificatio. Il a pour vocation de s\u00e9curiser les \u00e9changes entre individus et entreprises en apportant la preuve de leur identit\u00e9 en ligne.
L\u2019outil de signature quant \u00e0 lui permet de signer et de faire signer ses clients en leur faisant b\u00e9n\u00e9ficier ainsi d\u2019une exp\u00e9rience utilisateur 100% digital.<\/strong> Aucun besoin pour les signataires de se d\u00e9placer pour signer un engagement.<\/p>\n\n\n\n

La signature \u00e9lectronique prouve donc son efficacit\u00e9 face \u00e0 son pendant plus traditionnel par l\u2019absence de papier et \u00e9galement par la rapidit\u00e9 de traitement. En effet, ici, nul besoin d\u2019imprimer ou d\u2019envoyer par courrier postal un quelconque contrat ou accord.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Une strat\u00e9gie d\u2019entreprise, un projet structurant et structur\u00e9 doivent \u00eatre \u00e0 l\u2019origine de l\u2019adoption de la signature \u00e9lectronique. Comment, dans ce cas, faire passer la vitesse sup\u00e9rieure \u00e0 votre entreprise  ?<\/p>\n\n\n\n

Installer la signature \u00e9lectronique dans votre entreprise : \u00e9tape par \u00e9tape<\/h2>\n\n\n\n

Identifier vos besoins<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Avant de se lancer dans une digitalisation de la signature, il est important d\u2019identifier l\u2019objectif. Il peut \u00eatre de 4 ordres.<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Fluidifier les \u00e9changes internes \u00e0 votre entreprise<\/li>\n\n\n\n
  2. Offrir un service en plus \u00e0 vos clients afin de faciliter les relations avec votre enseigne (\u00e9viter par exemple aux clients de se d\u00e9placer pour donner leur accord par \u00e9crit)<\/li>\n\n\n\n
  3. S\u00e9curiser les \u00e9changes en BtoC ou BtoB afin d\u2019\u00e9viter tout risque de falsification<\/li>\n\n\n\n
  4. B\u00e9n\u00e9ficier du gain en image que cela peut repr\u00e9senter face \u00e0 vos concurrents tributaires de la signature papier<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Communiquer et f\u00e9d\u00e9rer<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Impliquer les utilisateurs dans le processus permet de faire adh\u00e9rer les premiers concern\u00e9s aux bienfaits de l\u2019adoption d\u2019une telle solution. Il est donc important de r\u00e9aliser des communications r\u00e9guli\u00e8res \u00e0 mesure que le projet avance.<\/p>\n\n\n\n

    Faire le point sur la situation actuelle <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    \u00c9laborer le diagnostic de l\u2019existant avec les utilisateurs permet de d\u00e9limiter le projet et, dans un second temps, d\u2019anticiper le budget et les \u00e9tapes de la mise en place. Avec une vue d\u2019ensemble de ces \u00e9l\u00e9ments, il est possible d\u2019opter pour un prestataire en particulier adapt\u00e9 \u00e0 vos imp\u00e9ratifs. (r\u00e9glementaires ou fonctionnels)<\/p>\n\n\n\n

    Cr\u00e9er un vrai projet d\u2019entreprises en impliquant plusieurs directions<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    Afin que l\u2019ensemble des salari\u00e9s de l\u2019entreprise disposent du m\u00eame niveau d\u2019information, il est important de mobiliser une \u00e9quipe repr\u00e9sentante de l\u2019ensemble des directions. De plus, afin que le projet soit consid\u00e9r\u00e9 \u00e0 sa juste valeur, il doit \u00eatre soutenu par au moins l\u2019un des collaborateurs charg\u00e9s de la strat\u00e9gie d’entreprise.<\/p>\n\n\n\n

    Signez vos contrats en ligne <\/p>

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    Anticiper l\u2019impact sur l\u2019exp\u00e9rience utilisateur<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    L\u2019utilisation d’un logiciel de signature \u00e9lectronique<\/a> change drastiquement l\u2019exp\u00e9rience du client sur le site de votre entreprise. Il faut donc veiller \u00e0 ne pas le perdre en chemin \u00e0 cause d\u2019un changement brutal de processus ou d\u2019un parcours perdant de sa clart\u00e9. Il faut communiquer sur le changement qui s’op\u00e8re.
    <\/strong>Une fois l’outil adopt\u00e9, les entreprises n’effectuent pas de retour en arri\u00e8re car les b\u00e9n\u00e9fices en terme de gain de temps et en productivit\u00e9 sont biens pr\u00e9sents et quantifiables.<\/p>\n\n\n\n

    Et pourtant malgr\u00e9 ses atouts seules 8 % des entreprises sont pass\u00e9es \u00e0 la signature full digital<\/h2>\n\n\n\n

    Les processus \u00e9lectroniques qui se d\u00e9mocratisent grandement sont pourtant interrompus par la signature papier toujours pr\u00e9sente dans les comportements en entreprise. On peut l\u2019expliquer par plusieurs facteurs r\u00e9v\u00e9l\u00e9s par notre rapport d’\u00e9tude OpinionWay. Ainsi, 64% des cadres dirigeants interrog\u00e9s d\u00e9clarent que leur soci\u00e9t\u00e9 n\u2019en est pas encore \u00e0 ce stade de digitalisation<\/strong>. On l\u2019explique par une crainte des co\u00fbts suppl\u00e9mentaires qui ne seraient pas directement li\u00e9s au coeur de m\u00e9tier de l’entreprise. La signature \u00e9lectronique appara\u00eet comme un outil efficace et int\u00e9ressant<\/a>, certes, mais dont l’utilisation n’est pas indispensable \u00e0 l’augmentation de la productivit\u00e9.
    Parmi les entreprises non utilisatrices de solution de signature \u00e9lectronique, 39% des interrog\u00e9s pensent que ce n\u2019est tout simplement pas une priorit\u00e9. Pourtant ces m\u00eames professionnels utilisent la signature manuscrite plusieurs fois par semaine pour de la validation interne, pour des contrats de fournisseurs ou encore pour valider des documents de l\u2019administration publique.<\/p>\n\n\n\n

    Parmi les entreprises ayant adopt\u00e9 la signature \u00e9lectronique, 91% d\u2019entre elles en sont satisfaites, ce qui prouve l\u2019efficacit\u00e9 de ce dispositif.<\/strong> On remarque \u00e9galement que les soci\u00e9t\u00e9s qui ont pass\u00e9 le cap l\u2019ont fait pour une raison principale : r\u00e9pondre \u00e0 la r\u00e9glementation qui oblige \u00e0 introduire la signature \u00e9lectronique. (appels d\u2019offres ou pour l\u2019envoi de facture \u00e0 la tr\u00e9sorerie publique)<\/p>\n\n\n\n

    Ce taux de satisfaction chez les utilisateurs s’explique par l’impact ressenti sur des points cl\u00e9s que nous allons vous pr\u00e9senter.<\/p>\n\n\n\n

    Signature \u00e9lectronique : comment faire le point sur le ROI ?<\/h2>\n\n\n\n

    Afin de quantifier les r\u00e9sultats obtenus gr\u00e2ce \u00e0 la l\u2019introduction de la signature \u00e9lectronique dans vos processus, plusieurs crit\u00e8res sont \u00e0 examiner.<\/p>\n\n\n\n

    Productivit\u00e9
    <\/strong>Il s\u2019agit de mesurer le temps gagn\u00e9 par les signataires en interne pour les t\u00e2ches faisant partie de leur c\u0153ur de m\u00e9tier versus le rendement avec la signature papier.<\/p>\n\n\n\n

    Rapidit\u00e9 de traitement
    <\/strong>La     souscription \u00e0 des services en ligne<\/a> est facilit\u00e9e aussi bien pour les clients que pour les salari\u00e9s de votre entreprise. Inutile d\u2019envoyer un accord par courrier postal pour le faire signer. Le temps de traitement pour chaque abonnement est, par cons\u00e9quent, drastiquement r\u00e9duit rendant impossible le retour en arri\u00e8re.<\/p>\n\n\n\n

    S\u00e9curisation des \u00e9changes
    <\/strong>    Les signatures \u00e9lectroniques avanc\u00e9es et qualifi\u00e9es<\/a> <\/strong>(mises en place par le r\u00e8glement eIDAS<\/a> \u00ab electronic IDentification, Authentication and trust Services \u00bb qui est le cadre r\u00e9glementaire r\u00e9gissant l\u2019ensemble des transactions \u00e9lectroniques et l\u2019identit\u00e9 num\u00e9rique en Europe) n\u00e9cessitent l\u2019obtention d\u2019un certificat num\u00e9rique rendant la falsification impossible<\/strong>. La possibilit\u00e9 de litige notamment sur des factures est donc largement r\u00e9duite rendant l\u2019activit\u00e9 de votre entreprise plus rapide et plus s\u00fbre.<\/p>\n\n\n\n

    La digitalisation des entreprises est un processus en cours qui se doit d\u2019\u00eatre acc\u00e9l\u00e9r\u00e9 particuli\u00e8rement en cette p\u00e9riode de crise sanitaire pendant laquelle toute les cartes ont \u00e9t\u00e9 redistribu\u00e9es. La signature \u00e9lectronique avait encore du chemin \u00e0 faire avant que l\u2019activit\u00e9 ne soit boulevers\u00e9e, ce qui n’est plus si \u00e9vident que cela aujourd’hui. Ce changement brutal que nous subissons dans notre mani\u00e8re de travailler n\u2019implique pas seulement de signer mais aussi d\u2019avancer autrement.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    La transformation num\u00e9rique est depuis longtemps consid\u00e9r\u00e9e comme facteur de productivit\u00e9 et de performance, le d\u00e9bat sur cette probl\u00e9matique n\u2019est plus d\u2019actualit\u00e9. Ainsi, l\u2019activit\u00e9 s\u2019est vu boost\u00e9e ou modifi\u00e9e par de nombreux ajouts li\u00e9s \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation. 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