{"id":29082,"date":"2014-10-19T15:56:27","date_gmt":"2014-10-19T13:56:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.www.oodrive.fr\/blog\/?p=4454"},"modified":"2023-09-20T13:49:00","modified_gmt":"2023-09-20T13:49:00","slug":"difference-entre-coffre-fort-electronique-et-archivage-numerique","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oodrive.com\/fr\/blog\/signature-electronique\/signature-securisee\/difference-entre-coffre-fort-electronique-et-archivage-numerique\/","title":{"rendered":"Quelle diff\u00e9rence entre coffre-fort \u00e9lectronique et archivage num\u00e9rique?"},"content":{"rendered":"\n

Depuis plus d\u2019une d\u00e9cennie, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents est une forme tr\u00e8s courante dans l\u2019environnement des entreprises et des administrations.<\/p>\n\n\n\n

Tous les documents sont nativement sous format \u00e9lectronique. Dans la d\u00e9mat\u00e9rialisation, la conservation des documents est plus qu\u2019importante.<\/p>\n\n\n\n

En plus de son cycle de vie (cr\u00e9ation, \u00e9volution, validation, signature, envoi aux destinataires, etc.), le document num\u00e9rique devra aussi conserver sa valeur juridique et son int\u00e9grit\u00e9. Et c\u2019est l\u00e0 l\u2019enjeu de la conservation des documents. On distingue deux types de conservations, coffre-fort \u00e9lectronique et archivage num\u00e9rique, qui se distinguent sur la port\u00e9e et le domaine de l\u2019archivage.<\/p>\n\n\n\n

Archivage num\u00e9rique<\/h2>\n\n\n\n

L\u2019archivage num\u00e9rique ou Syst\u00e8me d\u2019Archivage \u00c9lectronique (SAE) a remplac\u00e9 peu \u00e0 peu le r\u00f4le que tenait le disque dur d\u2019ordinateur personnel ou le serveur dans la conservation de documents<\/a> au sein d\u2019une entreprise.<\/p>\n\n\n\n

La SAE offre plus de garanties pour ce qui est de l\u2019int\u00e9grit\u00e9, de la p\u00e9rennit\u00e9, de la tra\u00e7abilit\u00e9, et de la confidentialit\u00e9 des documents. La SAE peut aussi prouver l\u2019authentification d\u2019un document par rapport \u00e0 l\u2019original. L\u2019archivage num\u00e9rique respecte la norme NF Z42-013 de l\u2019AFNOR.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019archivage \u00e9lectronique pour la sauvegarde des donn\u00e9es importantes<\/h3>\n\n\n\n

L\u2019archivage \u00e9lectronique est incontournable pour sauvegarder les donn\u00e9es<\/a> importantes d\u2019une entreprise. En effet, il est difficile de pr\u00e9voir les sinistres comme l\u2019incendie, le vol, les d\u00e9g\u00e2ts des eaux ou autres d\u00e9faillances \u00e9lectriques auxquels les dossiers sont expos\u00e9s en permanence.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019utilisation des syst\u00e8mes de protection classique est souvent adopt\u00e9e, pourtant les supports physiques comme les bandes DLT et S \u2013 DLT ne sont pas infaillibles.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019archivage \u00e9lectronique : quand simplicit\u00e9 et performance vont de pair<\/h3>\n\n\n\n

L\u2019archivage \u00e9lectronique consiste \u00e0 sauvegarder les documents \u00e9lectroniques sur un support performant et s\u00e9curis\u00e9 afin d\u2019en faciliter l\u2019acc\u00e8s \u00e0 tout moment. <\/p>\n\n\n\n

La dur\u00e9e d\u2019archivage des fichiers peut varier selon les besoins des propri\u00e9taires et les contenus archiv\u00e9s sont souvent fig\u00e9s et ne peuvent \u00eatre modifi\u00e9s que par ces derniers.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019archivage \u00e9lectronique a l\u2019avantage de permettre \u00e0 l\u2019entreprise de poss\u00e9der en permanence une copie de ses fichiers les plus importants en cas de dysfonctionnement de son dispositif de sauvegarde. <\/p>\n\n\n\n

Il faut savoir qu\u2019au regard de la loi, les donn\u00e9es \u00e9lectroniques ont la m\u00eame valeur qu\u2019un support papier ordinaire.<\/p>\n\n\n\n

Le coffre-fort \u00e9lectronique<\/h2>\n\n\n\n

Afin de garantir un espace d\u2019archivage s\u00e9curis\u00e9, la notion de coffre-fort \u00e9lectronique a \u00e9t\u00e9 mise en place et standardis\u00e9e par l\u2019AFNOR au sein de la norme NF Z42-020. <\/p>\n\n\n\n

Par rapport au Syst\u00e8me d\u2019Archivage \u00c9lectronique, le coffre-fort \u00e9lectronique garantit un maximum de fonctionnalit\u00e9s n\u00e9cessaires \u00e0 un espace de stockage.<\/p>\n\n\n\n

Un coffre-fort comme composant de l\u2019archivage permet ainsi de conserver les documents et les \u00ab m\u00e9tadonn\u00e9es \u00bb qui, a posteriori, permettent de faire des recherches sur les documents en question. <\/p>\n\n\n\n

Le coffre-fort \u00e9lectronique garantit l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des documents gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019empreinte num\u00e9rique appos\u00e9e lors du d\u00e9p\u00f4t, la p\u00e9rennit\u00e9 des documents gr\u00e2ce aux contr\u00f4les p\u00e9riodiques et \u00e0 la duplication du stockage, la confidentialit\u00e9 lors des \u00e9changes gr\u00e2ce au cryptage et au contr\u00f4le d\u2019acc\u00e8s, et enfin la tra\u00e7abilit\u00e9 de tous les utilisateurs qui ont acc\u00e9d\u00e9 aux documents.<\/p>\n\n\n\n

En d\u2019autres termes, le coffre-fort \u00e9lectronique est donc une \u00e9volution de l\u2019archivage num\u00e9rique<\/strong> gr\u00e2ce \u00e0 une meilleure garantie tant sur la conservation elle-m\u00eame que sur l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des documents. Ces derni\u00e8res font la plus grande diff\u00e9rence entre un coffre-fort \u00e9lectronique et un simple archivage num\u00e9rique. <\/p>\n\n\n\n

Le coffre-fort \u00e9lectronique garantit un espace d\u2019archivage \u00e0 vocation probatoire. Ce syst\u00e8me d\u2019archivage de donn\u00e9es se repose sur des m\u00e9canismes de s\u00e9curit\u00e9 qui apporte une valeur juridique \u00e0 la conservation des documents d\u2019apr\u00e8s la loi du 12 mars 2000 portant sur le droit de la preuve mat\u00e9rialis\u00e9e par la signature num\u00e9rique.<\/p>\n\n\n\n

Le coffre-fort \u00e9lectronique : l\u2019archivage probatoire<\/h3>\n\n\n\n

Le coffre-fort \u00e9lectronique permet l\u2019archivage des documents gr\u00e2ce au d\u00e9veloppement des technologies de l\u2019information. L\u2019archivage \u00e9lectronique se distingue par la simplicit\u00e9 du stockage, l\u2019accessibilit\u00e9 de l\u2019information, la r\u00e9duction des co\u00fbts et la r\u00e9duction des risques (confidentialit\u00e9, perte et sinistre). <\/p>\n\n\n\n

Le principal int\u00e9r\u00eat de l\u2019archivage est sa fonction de m\u00e9moire mais il s\u2019av\u00e8re aussi utile pour sa fonction de preuve pour se conformer aux exigences l\u00e9gales et r\u00e8glementaires. <\/p>\n\n\n\n

En effet, les l\u00e9gislations imposent aux entreprises un certain nombre d\u2019obligations pour ce qui est de la conservation de leurs documents. Depuis la d\u00e9mocratisation de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents aupr\u00e8s des entreprises et des administrations depuis la fin des ann\u00e9es 1990, des textes ont \u00e9t\u00e9 introduits pour conf\u00e9rer au document d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 la m\u00eame valeur probante qu\u2019un document papier. <\/p>\n\n\n\n

Toutefois, l\u2019appr\u00e9ciation de la valeur probatoire d\u2019une archive \u00e9lectronique revient au Juge et tous les \u00e9l\u00e9ments de preuve pour sa validit\u00e9 doivent \u00eatre r\u00e9unis pour qu\u2019on puisse parler d\u2019archivage \u00e0 valeur probatoire. <\/p>\n\n\n\n

En effet, le d\u00e9positaire doit disposer de preuves num\u00e9riques qui attestent l\u2019archivage l\u00e9gal des documents en cas de litige.<\/p>\n\n\n\n

Les principes fondamentaux de la valeur probatoire<\/h3>\n\n\n\n

Chaque pays a ses propres r\u00e8glementations pour d\u00e9finir les modalit\u00e9s pratiques de l\u2019archivage \u00e9lectronique pour d\u00e9montrer la valeur probatoire d\u2019un document archiv\u00e9 dans un coffre-fort \u00e9lectronique. Mais en g\u00e9n\u00e9ral, il est imp\u00e9ratif de garantir l\u2019authenticit\u00e9, l\u2019accessibilit\u00e9 et l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019authentification d\u2019un document \u00e9lectronique <\/strong>repose sur l\u2019identification de celui qui est \u00e0 l\u2019origine du document. Ainsi, les documents sont authentifi\u00e9s par la signature \u00e9lectronique<\/a> de son cr\u00e9ateur.<\/p>\n\n\n\n

En plus d\u2019identifier le cr\u00e9ateur du document, la signature \u00e9lectronique permet de sceller le document. Toute modification apport\u00e9e au contenu du document apr\u00e8s la signature casse sa validit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019accessibilit\u00e9 du document<\/strong> doit \u00eatre assur\u00e9e pour garantir sa valeur probatoire. En effet, un Juge ne peut valider un document \u00e9lectronique comme preuve si son contenu n\u2019est pas exploitable. <\/p>\n\n\n\n

La lecture d\u2019un contenu \u00e9lectronique n\u00e9cessite l\u2019utilisation d\u2019un logiciel. Et les documents doivent \u00eatre encod\u00e9s dans des formats normalis\u00e9s de l\u2019archivage \u00e9lectronique pour que le Juge puisse exploiter le contenu. <\/p>\n\n\n\n

Ainsi, l\u2019utilisation des formats propri\u00e9taires est d\u00e9conseill\u00e9e pour l\u2019archivage \u00e0 valeur probatoire. Il faut les convertir dans un format universel avant l\u2019apposition de la signature \u00e9lectronique.<\/p>\n\n\n\n

Pour d\u00e9montrer la valeur probatoire d\u2019un document archiv\u00e9 dans un coffre-fort \u00e9lectronique<\/strong>, il faut garantir son int\u00e9grit\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

L\u2019horodatage<\/a> permet de garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 de l\u2019archive. Cette sorte de cachet de poste permet de dater \u00e0 la seconde pr\u00e8s la signature \u00e9lectronique. Apr\u00e8s r\u00e9ception des donn\u00e9es \u00e0 horodater, un certificateur d\u2019horodatage d\u00e9livre un jeton confirme l\u2019existence m\u00eame du document et son ant\u00e9riorit\u00e9 \u00e0 l\u2019horodatage.<\/p>\n\n\n\n

Le syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e0 valeur probatoire propos\u00e9 dans les coffres-forts \u00e9lectroniques doit r\u00e9pondre \u00e0 ces fondements pour garantir la validit\u00e9 d\u2019un document en tant que preuve. <\/p>\n\n\n\n

Et tout au long du cycle de vie de l\u2019archive, de son versement \u00e0 sa destruction, un coffre-fort \u00e9lectronique doit assurer la tra\u00e7abilit\u00e9 des donn\u00e9es dans un cadre r\u00e9glementaire. Cela permet de garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des preuves au cours du temps et leur opposabilit\u00e9 en cas de litige.<\/p>\n\n\n\n

Conservation des documents par un Tiers Archiveur<\/h3>\n\n\n\n

Les utilisateurs peuvent traiter l\u2019archivage \u00e9lectronique en interne ou faire appel \u00e0 un Tiers Archiveur. Ce dernier est un tiers h\u00e9bergeur qui garantit l\u2019application de la Politique d\u2019Archivage \u00c9lectronique. <\/p>\n\n\n\n

Le Tiers Archiveur garantit la confidentialit\u00e9 et l\u2019acc\u00e8s s\u00e9curis\u00e9 aux documents. Lors du processus de conservation \u00e9lectronique des documents, celui-ci fournit aux utilisateurs l\u2019ensemble du syst\u00e8me d\u2019archivage num\u00e9rique tel que la s\u00e9curit\u00e9 (Int\u00e9grit\u00e9, tra\u00e7abilit\u00e9, authenticit\u00e9 et non-r\u00e9pudiation) et la r\u00e8glementation juridique (contenu accessible et saisissable comme preuve dans le cadre d\u2019une proc\u00e9dure l\u00e9gale).<\/p>\n\n\n\n

Coffre-fort \u00e9lectronique: stockage, conservation \u00e9lectronique et r\u00e8gles de gestion<\/h3>\n\n\n\n

Un coffre-fort \u00e9lectronique est un composant de stockage d\u2019un syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique (SAE). Le SAE est pour rappel le processus de conservation de tout type de documents num\u00e9riques \u00e0 des fins administratives ou patrimoniales. <\/p>\n\n\n\n

Le syst\u00e8me permet de faciliter les op\u00e9rations de recherche mais surtout de garantir la s\u00e9curit\u00e9, la s\u00fbret\u00e9, l\u2019int\u00e9grit\u00e9, la p\u00e9rennit\u00e9 et la tra\u00e7abilit\u00e9 des documents une fois archiv\u00e9e. <\/p>\n\n\n\n

Le coffre-fort \u00e9lectronique permet d\u2019archiver des fichiers num\u00e9riques dans un environnement hautement s\u00e9curis\u00e9. Dans un premier temps, ce service \u00e9tait utilis\u00e9 pour stocker des documents importants au sein d\u2019une entreprise et collectivit\u00e9s territoriales. <\/p>\n\n\n\n

Mais son champ d\u2019action s\u2019est vite \u00e9largi aupr\u00e8s des particuliers pour archiver tout sort de documents et fichiers num\u00e9riques \u00e0 l\u2019exemple des documents administratifs, contrats, factures, relev\u00e9s, photos, \u2026<\/p>\n\n\n\n

\u00c9l\u00e9ments fondamentaux dans la gestion des documents \u00e9lectroniques<\/h3>\n\n\n\n

Le coffre-fort \u00e9lectronique est comme pr\u00e9c\u00e9demment annonc\u00e9 un des processus de mise en \u0153uvre d\u2019un archivage \u00e9lectronique. <\/p>\n\n\n\n

Ainsi, le coffre-fort \u00e9lectronique doit permettre la gestion des documents sous diverses param\u00e8tres comme le plan de classement, r\u00e8gles de conservation (dur\u00e9es de conservation), m\u00e9tadonn\u00e9es li\u00e9es au document, disponibilit\u00e9 et communicabilit\u00e9 des documents, authentification des utilisateurs, int\u00e9grit\u00e9 du document, classification des documents, droits et conditions d\u2019acc\u00e8s, tra\u00e7abilit\u00e9 des op\u00e9rations (horodatage), lisibilit\u00e9 des documents, format des documents, destruction des documents ou versement sur une plate-forme d\u2019archivage \u00e9lectronique \u00e0 long terme.<\/p>\n\n\n\n

La r\u00e8gle de gestion des documents \u00e9lectroniques<\/h3>\n\n\n\n

Le stockage des documents dans un coffre-fort \u00e9lectronique n\u00e9cessite l\u2019application de quelques points qui r\u00e9glemente la gestion des documents \u00e9lectroniques : calendrier de conservation, m\u00e9tadonn\u00e9es, formats, nommage des fichiers et des r\u00e9pertoires.<\/p>\n\n\n\n

Le calendrier de  conservation est indispensable pour g\u00e9rer le cycle de vie des documents. Cet outil permet de d\u00e9terminer la dur\u00e9e de conservation et le sort final d\u2019un document. Ce sort final peut se traduire par une destruction ou un versement aux archives d\u00e9finitives. Le calendrier de conservation permet ainsi de lib\u00e9rer de la place dans les espaces de stockage.<\/p>\n\n\n\n

L\u2019\u00e9laboration des m\u00e9tadonn\u00e9es permet de r\u00e9pondre aux besoins li\u00e9s \u00e0 la bonne gestion des documents \u00e9lectroniques \u00e0 long terme. Le \u00ab recueil de m\u00e9tadonn\u00e9es \u00bb est compos\u00e9 de plusieurs m\u00e9tadonn\u00e9es dont certaines sont obligatoires, \u00e0 l\u2019exemple de la dur\u00e9e de conservation et le sort final. D\u2019autres m\u00e9tadonn\u00e9es pourraient \u00eatre ajout\u00e9es en fonction des besoins d\u2019un m\u00e9tier particulier.<\/p>\n\n\n\n

Le format des documents est un point essentiel dans la bonne gestion des documents \u00e9lectroniques \u00e0 moyen et \u00e0 long terme. La conservation des donn\u00e9es doit se faire dans des formats r\u00e9pondant \u00e0 des crit\u00e8res pr\u00e9d\u00e9finis. La liste de formats de fichiers adapt\u00e9s \u00e0 l\u2019archivage \u00e9lectronique \u00e0 moyen et long terme est disponible aupr\u00e8s des Archives d\u2019Etat. En g\u00e9n\u00e9ral, le nombre de formats accept\u00e9s est limit\u00e9 pour garantir la lisibilit\u00e9 des documents sur le long terme notamment pour le format ouvert qui doit \u00eatre accessible \u00e0 tous.<\/p>\n\n\n\n

Le nommage des fichiers et des r\u00e9pertoires permet la mise en place d\u2019un classement qui respecte les arborescences informatiques communes pour assurer le transfert, le partage et la conservation \u00e0 moyen et long terme. Le choix du nom de dossier et de fichier permet d\u2019\u00e9viter l\u2019ouverture d\u2019un document pour savoir de quoi il s\u2019agit.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Depuis plus d\u2019une d\u00e9cennie, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents est une forme tr\u00e8s courante dans l\u2019environnement des entreprises et des administrations. Tous les documents sont nativement sous format \u00e9lectronique. Dans la d\u00e9mat\u00e9rialisation, la conservation des documents est plus qu\u2019importante. 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