{"id":42656,"date":"2017-05-29T08:34:34","date_gmt":"2017-05-29T08:34:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.www.oodrive.fr\/blog\/?p=3697"},"modified":"2023-12-05T14:54:00","modified_gmt":"2023-12-05T14:54:00","slug":"reunion-des-instances-de-gouvernance-les-principales-regles-a-suivre-pour-rediger-votre-proces-verbal","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.oodrive.com\/fr\/blog\/gouvernance\/gestion-reunions\/reunion-des-instances-de-gouvernance-les-principales-regles-a-suivre-pour-rediger-votre-proces-verbal\/","title":{"rendered":"Instances de gouvernance : les principales r\u00e8gles pour r\u00e9diger le proc\u00e8s-verbal de vos r\u00e9unions"},"content":{"rendered":"\n

La r\u00e9daction du proc\u00e8s-verbal est une \u00e9tape \u00e0 ne pas n\u00e9gliger dans le cycle de vie des r\u00e9unions des instances de gouvernance. <\/p>\n\n\n\n

Durant une r\u00e9union d\u2019un conseil d\u2019administration, mais \u00e9galement d\u2019un conseil de surveillance ou d\u2019un comit\u00e9 de direction, de nombreux sujets sont trait\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n

Garder une preuve des sujets d\u00e9battu<\/strong>s, compte tenu de leur complexit\u00e9 et de l\u2019espacement entre les r\u00e9unions, est tr\u00e8s important pour une entreprise. <\/p>\n\n\n\n

Pour ne rien perdre de tous les \u00e9l\u00e9ments \u00e9voqu\u00e9s au cours des d\u00e9bats, les instances de gouvernance r\u00e9digent donc un proc\u00e8s-verbal.<\/p>\n\n\n\n

Selon l\u2019article R 225-22 du code de commerce<\/strong>, les d\u00e9lib\u00e9rations d\u2019un conseil d\u2019administration sont constat\u00e9es par des proc\u00e8s-verbaux \u00e9tablis \u00ab sur un registre sp\u00e9cial tenu au si\u00e8ge social et cot\u00e9 et paraph\u00e9 soit par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal d\u2019instance, soit par le maire de la commune du si\u00e8ge social ou un adjoint <\/em>au maire \u00bb. <\/p>\n\n\n\n

Le proc\u00e8s-verbal est rev\u00eatu de la signature du pr\u00e9sident de s\u00e9ance et d’au moins un administrateur. En cas d’emp\u00eachement du pr\u00e9sident de s\u00e9ance, il est sign\u00e9 par deux administrateurs au moins.<\/p>\n\n\n\n

R\u00e9diger le proc\u00e8s-verbal selon des r\u00e8gles pr\u00e9cises<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Pour \u00eatre valide, certaines mentions s\u2019imposent dans un proc\u00e8s-verbal<\/strong> (date et heure d\u2019ouverture de la s\u00e9ance, lieu de la r\u00e9union, heure de cl\u00f4ture de la s\u00e9ance, arriv\u00e9e ou sortie d\u2019un participant en cours de s\u00e9ance). <\/p>\n\n\n\n

Doivent \u00e9galement y figurer les informations relatives \u00e0 l\u2019ordre du jour, \u00e0 l\u2019approbation du proc\u00e8s-verbal de la r\u00e9union pr\u00e9c\u00e9dente, au contenu des d\u00e9bats et aux d\u00e9cisions prises par le conseil. Mais la l\u00e9gislation impose la pr\u00e9sence d\u2019un certain nombre d\u2019autres \u00e9l\u00e9ments.<\/p>\n\n\n\n

Selon l\u2019article R 225-23 du code de commerce, le proc\u00e8s-verbal de la s\u00e9ance doit indiquer le nom des administrateurs pr\u00e9sents, r\u00e9put\u00e9s pr\u00e9sents au sens de l’article L. 225-37, excus\u00e9s ou absents. <\/p>\n\n\n\n

Le proc\u00e8s-verbal fait \u00e9tat de la pr\u00e9sence ou de l’absence des personnes convoqu\u00e9es \u00e0 la r\u00e9union du conseil d’administration en vertu d’une disposition l\u00e9gale et de la pr\u00e9sence de toute autre personne ayant assist\u00e9 \u00e0 tout ou partie de la r\u00e9union. <\/p>\n\n\n\n

Il fait \u00e9galement \u00e9tat de la survenance \u00e9ventuelle d’un incident technique relatif \u00e0 un moyen de visioconf\u00e9rence ou de t\u00e9l\u00e9communication lorsqu’il a perturb\u00e9 le d\u00e9roulement de la s\u00e9ance.<\/p>\n\n\n\n

Prot\u00e9ger les informations sensibles et confidentielles<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

La question de la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es est aujourd\u2019hui primordiale au sein des entreprises<\/strong>. Et les r\u00e9unions de gouvernance<\/a> traitent de sujets sensibles.<\/p>\n\n\n\n

S\u00e9curisez vos r\u00e9unions<\/p>

Gardez le contr\u00f4le sur vos informations confidentielles lors de vos r\u00e9unions strat\u00e9giques.<\/p><\/div>

\"oodrive
En savoir plus<\/span><\/div><\/div><\/a>\n\n\n\n

Si le pr\u00e9sident d\u00e9clare que tout ou partie des informations communiqu\u00e9es lors de la s\u00e9ance du Conseil sont confidentielles, comme le lui permet l\u2019article L 225-37 du code de commerce, il conviendra d\u2019en faire \u00e9galement mention au proc\u00e8s-verbal. <\/p>\n\n\n\n

Ce m\u00eame article pr\u00e9cise que \u00ab les administrateurs, ainsi que toute personne appel\u00e9e \u00e0 assister aux r\u00e9unions du conseil d\u2019administration, sont tenus \u00e0 la discr\u00e9tion \u00e0 l\u2019\u00e9gard des informations pr\u00e9sentant un caract\u00e8re confidentiel et donn\u00e9es comme telles par le pr\u00e9sident du conseil d\u2019administration<\/em> \u00bb.<\/p>\n\n\n\n

Toutes les solutions cloud n’offrent pas le m\u00eame niveau de s\u00e9curit\u00e9. Cependant, il est possible de b\u00e9n\u00e9ficier de nombreuses mesures de s\u00e9curit\u00e9 en choisissant une offre performante disponible sur le march\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

Ces offres permettent de palier aux risques li\u00e9s au support papier, aux emails, aux r\u00e9seaux et au mat\u00e9riel lui-m\u00eame. <\/p>\n\n\n\n

Les instances de gouvernance<\/a>, et plus largement les associations professionnelles ou les comit\u00e9s de d\u00e9cision amen\u00e9s \u00e0 traiter des donn\u00e9es sensibles, peuvent en tirer profit pour garantir une protection optimale dans les \u00e9changes.<\/p>\n\n\n\n

Proc\u00e8s-verbal : rapporter fid\u00e8lement les d\u00e9clarations de chacun<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Un secr\u00e9taire est g\u00e9n\u00e9ralement d\u00e9sign\u00e9 pour la r\u00e9daction des comptes-rendus. Ce dernier r\u00e9dige \u00e0 partir de ses notes. <\/p>\n\n\n\n

Mais les administrateurs ont \u00e9galement un r\u00f4le cl\u00e9 \u00e0 jouer dans le cycle de vie du proc\u00e8s-verbal. Il est recommand\u00e9 de leur faire relire afin qu\u2019ils puissent le comparer avec leurs propres notes prises durant la r\u00e9union. <\/p>\n\n\n\n

Chacun doit s\u2019assurer que ses d\u00e9clarations ont \u00e9t\u00e9 fid\u00e8lement rapport\u00e9es<\/strong>. Dans le cas contraire, il peut demander une rectification pour que le proc\u00e8s-verbal soit conforme \u00e0 ses positions. <\/p>\n\n\n\n

Les d\u00e9saccords entre les diff\u00e9rents membres du conseil doivent imp\u00e9rativement figurer dans le compte-rendu.<\/p>\n\n\n\n

Faciliter les \u00e9changes gr\u00e2ce au num\u00e9rique<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Il est \u00e9galement indispensable que la soci\u00e9t\u00e9 proc\u00e8de \u00e0 l\u2019archivage des proc\u00e8s-verbaux<\/strong> et de l\u2019ensemble des documents et communications, et les tiennent \u00e0 la disposition des administrateurs  \u00e9ventuellement par des moyens num\u00e9riques, pour la p\u00e9riode o\u00f9 ils ont  \u00e9t\u00e9  membres du conseil. <\/p>\n\n\n\n

Gr\u00e2ce \u00e0 une solution de visioconf\u00e9rence s\u00e9curis\u00e9e <\/a>comme Oodrive Meet, le proc\u00e8s-verbal peut \u00eatre upload\u00e9 facilement dans un endroit d\u00e9di\u00e9 afin que chaque membre puisse le consulter. <\/p>\n\n\n\n

Tous les membres seront notifi\u00e9s d\u00e8s qu\u2019un nouveau compte-rendu aura \u00e9t\u00e9 int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 la plateforme. Un proc\u00e8s-verbal peut \u00eatre modifi\u00e9. <\/p>\n\n\n\n

Dans ce cas, l\u2019organisateur de la r\u00e9union sera en mesure de supprimer le document pour le remplacer par une version \u00e0 jour.<\/p>\n\n\n\n

 <\/span><\/h6>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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