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OXITIA, con sede cerca de Toulouse, se encarga de proyectos de digitalización y ciberseguridad para sus clientes (empresas y comunidades de municipios). La empresa promueve soluciones innovadoras basadas en dos modelos de negocio: suscripciones llave en mano y asistencia a medida. El equipo de expertos internos, formado por cuatro coactores, se ve reforzado por un grupo de socios independientes, todos ellos reconocidos en su campo.
Para los clientes de OXITIA, la capacidad de respuesta y la seguridad son los pilares del éxito de las relaciones comerciales. Las interacciones con los clientes potenciales y clientes existentes deben ser igual de inmediatas, ágiles y seguras. Sin embargo, en un contexto de crisis sanitaria, marcado por la escasez de contacto físico entre las personas, el simple hecho de solicitar la firma de un documento (formulario, mandato, contrato, acuerdo, etc.) se convierte en un reto. Hay que imprimir, enviar por correo, esperar una respuesta que tarda en llegar… El tiempo de recogida de firmas se alarga, los documentos se pierden y el seguimiento de las solicitudes es casi imposible de garantizar. Por no hablar del almacenamiento, que es cuando menos restrictivo (y caro).
En este contexto, OXITIA ha decidido adoptar una herramienta de firma electrónica e implantarla con sus clientes. El objetivo de OXITIA es optimizar los procesos empresariales, ahorrar tiempo, reducir costes y aumentar la seguridad, consolidando a la vez enfoque de RSC de las empresas. Esto es precisamente lo que ofrece Oodrive Sign a sus usuarios.
Al principio, OXITIA desea satisfacer las necesidades de uno de sus clientes, un gestor de patrimonio. Sus procesos de firma son engorrosos: los documentos tienen hasta 30 páginas, cada una de las cuales debe ser rubricada antes de la firma final. El número de documentos por expediente es elevado. Los tiempos de envío y devolución por correo postal son largos, incontrolables y provocan pérdidas. Por último, la gestión del almacenamiento es un reto en sí mismo. El cliente dedica una sala entera a archivar expedientes. Una complejidad que la crisis sanitaria no hace sino aumentar.
Para Benjamin Larroque, eso es el detonante. «Desde nuestro punto de vista, estaba claro que era el momento de pasar a la firma electrónica. Conocíamos la solución antes de que nuestros clientes sintieran la necesidad de aplicarla. En ese momento todo invitaba a una prueba a gran escala».
A nivel interno, no se planteó ninguna objeción, sino todo lo contrario. El equipo se implicó plenamente en aplicar el cambio. Rápidamente se estableció una referencia de herramientas de firma en línea, basada en un pliego de condiciones debidamente cumplimentado. La solución debe ser sencilla de implementar y utilizar, requerir una configuración mínima, ser escalable para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y, por supuesto, ofrecer un marco seguro.
«La elección recayó naturalmente en la solución de Oodrive, ya que respondía a todos nuestros criterios», subraya Benjamin Larroque. «Presentamos las características a nuestro cliente, destacando sus ventajas, sobre todo en términos de facilidad de uso y seguridad. Nos dio el visto bueno enseguida».
Para una empresa de servicios digitales como OXITIA, la solución Oodrive Sign tiene una gran ventaja: se beneficia de un ecosistema rico y completo. Esto garantiza a la vez la conformidad y la seguridad de los datos, la optimización de los procesos empresariales, la movilidad y la colaboración. Al mismo tiempo, la herramienta se caracteriza por una integración rápida y un uso intuitivo, basado en el principio de «arrastrar y soltar», y permite un seguimiento riguroso de las solicitudes.
Los primeros contactos con Oodrive desembocaron rápidamente en una demostración y luego en una propuesta de presupuesto al cliente de OXITIA. Entre la presentación de la solución y el inicio de la producción transcurrieron menos de dos meses. Una implementación extremadamente rápida que permitió satisfacer las necesidades del cliente lo antes posible, bajo la atenta mirada del equipo de Customer Success de Oodrive. Mientras tanto, se organizaron talleres para asegurar que las funcionalidades, y en particular los Smartfields, la pieza central de la herramienta, se entendían correctamente.
La experiencia ha sido positiva y ha dado resultados rápidamente. En tres meses de uso, casi el 50 % de los nuevos contratos se firman a distancia. La mayor parte del equipo ha adoptado la herramienta y la utiliza a diario, con un índice de satisfacción del cliente del 100 %. Al mismo tiempo, se ha lanzado una campaña de retrodocumentación para digitalizar la masa de documentos existentes. Hasta la fecha, ya se ha digitalizado el 20 % de los contratos.
Las ventajas de la herramienta no acaban ahí. Oodrive Sign no solo nos ha permitido digitalizar los procesos, sino también mejorarlos. «Nuestro cliente ha conseguido reducir considerablemente el tiempo dedicado a la edición de documentos. Hay menos, están menos desordenados y se almacenan digitalmente en la solución», afirma Benjamin Larroque. «Gracias al uso de plantillas rellenadas automáticamente, se tarda dos minutos, reloj en mano, en enviar un documento para su firma. En cuanto a las solicitudes en curso, se siguen paso a paso a través de un panel de control muy intuitivo».
Al final, la implantación de la firma electrónica en el cliente de OXITIA permitió aumentar el número de documentos firmados, dar a los equipos una visión global de los intercambios y de su evolución, simplificar los procedimientos… y limitar la huella de carbono de la empresa, en el marco de su enfoque de RSC.
Para Benjamin Larroque, la experiencia es más que concluyente. «Oodrive Sign ha superado nuestras expectativas. Su sencillez de implementación, su rápida curva de aprendizaje para los usuarios finales, su fácil configuración y su modelo de negocio bien pensado, la convierten en una solución imprescindible. Nuestro objetivo, a partir de ahora, es aumentar nuestras competencias en la herramienta para ofrecerla a otros clientes, con el fin de industrializar su uso… y ponerla a disposición del máximo número de personas».
Los primeros contactos con Oodrive desembocaron rápidamente en una demostración y luego en una propuesta de presupuesto al cliente de OXITIA. Entre la presentación de la solución y el inicio de la producción transcurrieron menos de dos meses. Una implementación extremadamente rápida que permitió satisfacer las necesidades del cliente lo antes posible, bajo la atenta mirada del equipo de Customer Success de Oodrive. Mientras tanto, se organizaron talleres para asegurar que las funcionalidades, y en particular los Smartfields, la pieza central de la herramienta, se entendían correctamente.
La experiencia ha sido positiva y ha dado resultados rápidamente. En tres meses de uso, casi el 50 % de los nuevos contratos se firman a distancia. La mayor parte del equipo ha adoptado la herramienta y la utiliza a diario, con un índice de satisfacción del cliente del 100 %. Al mismo tiempo, se ha lanzado una campaña de retrodocumentación para digitalizar la masa de documentos existentes. Hasta la fecha, ya se ha digitalizado el 20 % de los contratos.
Las ventajas de la herramienta no acaban ahí. Oodrive Sign no solo nos ha permitido digitalizar los procesos, sino también mejorarlos. «Nuestro cliente ha conseguido reducir considerablemente el tiempo dedicado a la edición de documentos. Hay menos, están menos desordenados y se almacenan digitalmente en la solución», afirma Benjamin Larroque. «Gracias al uso de plantillas rellenadas automáticamente, se tarda dos minutos, reloj en mano, en enviar un documento para su firma. En cuanto a las solicitudes en curso, se siguen paso a paso a través de un panel de control muy intuitivo».
Al final, la implantación de la firma electrónica en el cliente de OXITIA permitió aumentar el número de documentos firmados, dar a los equipos una visión global de los intercambios y de su evolución, simplificar los procedimientos… y limitar la huella de carbono de la empresa, en el marco de su enfoque de RSC.
Para Benjamin Larroque, la experiencia es más que concluyente. «Oodrive Sign ha superado nuestras expectativas. Su sencillez de implementación, su rápida curva de aprendizaje para los usuarios finales, su fácil configuración y su modelo de negocio bien pensado, la convierten en una solución imprescindible. Nuestro objetivo, a partir de ahora, es aumentar nuestras competencias en la herramienta para ofrecerla a otros clientes, con el fin de industrializar su uso… y ponerla a disposición del máximo número de personas».
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