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Rhoni Group

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Rhoni Group agiliza sus procesos de gestión de contratos laborales con una solución de firma en línea

Con sede en Brignais, en la región francesa del Ródano, Rhoni Group ofrece servicios de gestión de instalaciones adaptados a las necesidades de las empresas, a través de sus distintas sociedades. Sus servicios incluyen principalmente la higiene, el mantenimiento y la limpieza industrial (Rhonis), así como trabajos de construcción secundaria y renovación energética (Rhonibat). La tercera empresa del grupo, Rhon-concept, actúa como contratista general y oficina de diseño.

Desde hace varios años, Rhoni Group ha apostado por una completa digitalización de sus procesos empresariales. El grupo utiliza un sistema integrado (Sage) para la gran mayoría de sus operaciones diarias de contabilidad, facturación, recursos humanos y nóminas. Sin embargo, para completar esta transformación, faltaba un componente esencial: la digitalización de los contratos de trabajo, posible gracias a la solución de firma electrónica Oodrive Sign.

Para Philippe Galera, Director General del Rhoni Group, la implantación de la solución Oodrive Sign ha permitido al grupo perfeccionar su proceso de digitalización en un contexto poscovid donde las reglas han cambiado… para siempre.

Veamos cómo Rhoni Group seleccionó Oodrive Sign y cómo se llevó a cabo implementación de la solución.

“Oodrive Sign es el último paso en nuestro proceso de transformación. La solución se utiliza principalmente en Rhonis, pero tenemos previsto extenderla rápidamente a todo el grupo. Una cosa es cierta, dados los beneficios de esta herramienta, no hay vuelta atrás”
Philippe Galera ,
Director General de Rhoni Group

El dolor de cabeza de la gestión de los contratos de trabajo a distancia

En el sector de la gestión de instalaciones, en el que la actividad se externaliza, la gestión digitalizada de los contratos supone un reto importante. En Rhoni Group, la movilidad es la norma, y la mayor parte de la comunicación se realiza a distancia entre la sede central y los distintos centros, que son numerosos y están dispersos geográficamente (220 en el departamento del Ródano). Los rigurosos procesos administrativos establecidos para garantizar la correcta gestión de los contratos de trabajo hacían perder un valioso tiempo a los recursos humanos. Y como la digitalización ya estaba en marcha para otros documentos administrativos —como los contratos con clientes, los presupuestos, las facturas y las nóminas— tenía sentido incluir los contratos internos en el proceso.

Con este objetivo, Philippe Galera se propuso encontrar una solución de firma electrónica adaptada a las necesidades del grupo. «Solo teníamos un requisito: que la herramienta tuviera un sistema de notificación por SMS. Era necesario poder notificar fácilmente a las personas que no tienen una dirección de correo electrónico o que, por cualquier motivo, no desean comunicarla». Justo cuando comenzaba su evaluación comparativa del software en el mercado, los equipos de Oodrive se pusieron en contacto con él. «Un representante de ventas se puso en contacto conmigo en el momento en que estaba explorando las posibilidades que ofrecían las herramientas del mercado. ¡En el momento justo!».

Oodrive Sign ayuda a agilizar los procesos de firma integrándolos en los flujos de trabajo, al tiempo que garantiza la seguridad de los documentos firmados y el valor probatorio de las firmas (en cumplimiento de la normativa de protección de datos), dentro de una infraestructura fiable y protegida de interferencias externas. La solución optimiza los procesos empresariales, ahorra tiempo con flujos de trabajo específicos del sector y reduce los costes. También es la única solución del mercado que incluye la funcionalidad deseada por Rhoni Group: las notificaciones telefónicas.

Una rápida configuración

El despliegue de la solución Oodrive Sign tuvo lugar en un espacio de tiempo muy corto: en unas pocas semanas en enero de 2022. Philippe Galera recuerda ese momento: «Originalmente, habíamos planeado un despliegue en 2021 durante el periodo poscovid, pero no se hizo por razones organizativas. Por tanto, a principios de 2022 nos enfrentamos al imperativo de poner la solución en producción lo antes posible».

A partir del 14 de enero, el equipo Customer Success Management de Oodrive organiza sesiones para que los usuarios finales se familiaricen con la herramienta, en presencia de Philippe Galera, Géraldine Royer (responsable de RR. HH.) y Jérémy Pierron (responsable de explotación). Uno de los principales retos es conseguir que la solución se adopte y utilice a diario. En este sentido, los usuarios encuentran algunas dificultades durante las primeras pruebas: se necesita un poco de tiempo para acostumbrarse a la interfaz, y los problemas con la configuración hacen que haya que rehacer la disposición de los contratos de trabajo. Afortunadamente, la pedagogía y la capacidad de respuesta del equipo de CSM permiten a los usuarios superar rápidamente la etapa de aprendizaje.

«Cuando se trata de implantar una nueva herramienta, siempre hay obstáculos en el ámbito empresarial», afirma Philippe Galera. «La configuración de los Smartfields [campos que se integran en los documentos y se rellenan automáticamente] llevó más tiempo del esperado. Sin embargo, una vez que la solución se puso en producción y se realizaron los ajustes, el apoyo de Oodrive permitió que la solución se implementara rápidamente. Y hoy, Géraldine [Royer] jura que no podría prescindir de ella».

“A través de Oodrive Sign, nos beneficiamos de una mayor rapidez y seguridad en la gestión electrónica de los contratos de trabajo. Para nosotros, esto representa unos 30 contratos al mes”
Philippe Galera ,
Director General de Rhoni Group

Una rápida configuración

El despliegue de la solución Oodrive Sign tuvo lugar en un espacio de tiempo muy corto: en unas pocas semanas en enero de 2022. Philippe Galera recuerda ese momento: «Originalmente, habíamos planeado un despliegue en 2021 durante el periodo poscovid, pero no se hizo por razones organizativas. Por tanto, a principios de 2022 nos enfrentamos al imperativo de poner la solución en producción lo antes posible».

A partir del 14 de enero, el equipo Customer Success Management de Oodrive organiza sesiones para que los usuarios finales se familiaricen con la herramienta, en presencia de Philippe Galera, Géraldine Royer (responsable de RR. HH.) y Jérémy Pierron (responsable de explotación). Uno de los principales retos es conseguir que la solución se adopte y utilice a diario. En este sentido, los usuarios encuentran algunas dificultades durante las primeras pruebas: se necesita un poco de tiempo para acostumbrarse a la interfaz, y los problemas con la configuración hacen que haya que rehacer la disposición de los contratos de trabajo. Afortunadamente, la pedagogía y la capacidad de respuesta del equipo de CSM permiten a los usuarios superar rápidamente la etapa de aprendizaje.

«Cuando se trata de implantar una nueva herramienta, siempre hay obstáculos en el ámbito empresarial», afirma Philippe Galera. «La configuración de los Smartfields [campos que se integran en los documentos y se rellenan automáticamente] llevó más tiempo del esperado. Sin embargo, una vez que la solución se puso en producción y se realizaron los ajustes, el apoyo de Oodrive permitió que la solución se implementara rápidamente. Y hoy, Géraldine [Royer] jura que no podría prescindir de ella».

Velocidad de flujos

El uso de Oodrive Sign ahorra a los equipos de RR. HH. un tiempo valioso en la gestión de los contratos de trabajo. La solución hace que la contratación sea más rápida y segura.

Conservación de documentos

El acceso a la caja fuerte digital de Oodrive permite archivar los documentos internos en un espacio seguro. Los datos se almacenan en servidores situados en Francia, sujetos a las leyes europeas de protección de datos.

Trazabilidad de las acciones

Todas las acciones realizadas dentro de Oodrive Sign (distribución de documentos, modificaciones, anotaciones, firmas, etc.) quedan registradas y pueden comprobarse posteriormente. Esta trazabilidad proporciona a los equipos de RR. HH. un control total sobre todo el proceso.

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