En un contexto en el que la transformación digital, la protección contra los ciberataques y el trabajo híbrido son ya una necesidad para las organizaciones, en los últimos años han surgido varias tendencias nuevas en las reuniones ejecutivas o de gobierno. Descubramos cuáles son y qué problemas e impactos están asociados a ellas.

El uso generalizado de las reuniones híbridas

Una de las consecuencias de la crisis sanitaria ha sido el desarrollo del trabajo híbrido. Al mismo tiempo, este delicado periodo también ha permitido la aceleración de las reuniones ejecutivas híbridas que, en Francia, cuentan con un marco legal favorable a la digitalización de las reuniones estratégicas (junta general, reuniones ejecutivas, comités de remuneración…), gracias a la Orden n°2020-321 del 25 de marzo de 2020[1].

Además, la madurez de las herramientas de colaboración en línea y el uso generalizado del teletrabajo han facilitado la aparición de soluciones dedicadas a las reuniones ejecutivas híbridas. Desde el punto de vista funcional, las funcionalidades denominadas «MVP» (Producto Mínimo Viable, por sus siglas en inglés), es decir, esenciales para la solución, permiten ahora clasificar tales herramientas. Por ejemplo, existe una herramienta de videoconferencia integrada y un chat ultraseguro, una herramienta «multidispositivo» (conectado – desconectado) o el nivel de refuerzo de la seguridad de acceso y la confidencialidad de los datos, etc.

Sin papel, para una mayor seguridad

Además de las cuestiones medioambientales asociadas a la digitalización, la estrategia del «cero papel» también se está convirtiendo en una tendencia inevitable.

De hecho, el uso de la impresión en papel es una importante vulnerabilidad de seguridad para muchas organizaciones, especialmente cuando se trata de documentos que contienen información confidencial relacionada con una reunión ejecutiva. Así, las soluciones avanzadas de reuniones ejecutivas en línea se distinguen por características de seguridad esenciales, como posibilidades de impresión más restrictivas en función del perfil del usuario y del documento —asignación de derechos de visualización, anotación e impresión—, un sistema de trazabilidad de los documentos —control de cambios con sistema de notificaciones—, la posibilidad de imprimir con una marca de agua o el aumento de los requisitos de almacenamiento seguro de los documentos y anexos asociados a las reuniones.

«En lugar de imprimir cientos de hojas para cada reunión, Orange Belgium presenta la documentación en un único lugar, en línea y de fácil acceso. Esto permite a los miembros del consejo de administración tener toda la documentación al alcance de la mano y consultarla siempre que la necesiten». — Jelle Jacquet, Jefa Adjunta de Personal, Orange Bélgica                   

La integración de las herramientas abiertas con los ecosistemas empresariales

La integración de soluciones de reuniones ejecutivas interconectadas con otras aplicaciones utilizadas en una organización es una tendencia en el modelo SaaS. De hecho, las herramientas de colaboración más maduras son capaces de integrarse sin problemas en el ecosistema de soluciones empresariales de una organización, a través de API o de otro modo, sin interrumpir los procesos. Un ejemplo de herramienta de reuniones ejecutivas sería, por ejemplo, Microsoft Teams para la organización de reuniones seguras.

Además, las interfaces en la nube también pueden integrarse fácilmente en el ecosistema de una organización (acceso SSO a través del portal interno o la intranet de la empresa, etc.). Cabe señalar que, en lo que respecta a la nube, la elección de aplicaciones de socios soberanos, es decir, conformes a un marco jurídico europeo, es una tendencia emergente.

Así, varias tendencias técnicas o, en general, sociales están influyendo en las reuniones de gobierno. Dichas tendencias tienen un impacto directo en las soluciones de reuniones ejecutivas electrónicas y permiten a los responsables de la toma de decisiones distinguir las más maduras.

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[1] https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000041755899/

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