Productividad
Publicado el Jun 08, 2022
Last update 08.06.2022

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Firma electrónica y contratación pública, una guía práctica

La contratación pública es estratégica tanto para las empresas como para las autoridades administrativas, por lo que debe estar sujeta a procesos cada vez más flexibles y seguros. En este sentido, el Gobierno francés ha impuesto progresivamente la digitalización de la contratación pública, que es obligatoria, desde finales de 2018, para todos los contratos públicos superiores a 25 000 euros sin IVA. Tal decisión tiene sus ventajas, sobre todo en cuanto a la simplificación de los procedimientos y la reducción de los costes, pero requiere una solución adecuada cuando se requiere una firma para los documentos digitalizados. ¿Qué dice la ley al respecto? ¿Cómo puedo utilizar una firma electrónica en los documentos compartidos en el contexto de la contratación pública? ¿Y con qué nivel de seguridad? Veámoslo.

¿Qué dice la ley sobre la digitalización de los concursos públicos?

El contrato público en Francia se rige por la Orden de 23 de julio de 2015 como un contrato celebrado «a título oneroso por uno o varios compradores públicos con uno o varios operadores económicos, para satisfacer sus necesidades de obras, suministros o servicios». En esencia, una adjudicación pública reúne a un comprador, público o privado (el Estado, una autoridad local, una institución pública, etc.) y a un operador económico (una empresa, un contratista, un proveedor de servicios, etc.) que participa en un concurso público.

¿Qué contratos públicos se ven afectados por la digitalización?

Cualquier persona física o jurídica tiene derecho a solicitar la adjudicación de un contrato público. Por otra parte, la normativa en Francia prevé la aplicación de procedimientos específicos. En particular se aplicará este procedimiento: todos los contratos públicos de importe igual o superior a 25 000 euros sin IVA deben dar lugar a intercambios de documentos a través de medios digitales. Se trata de los documentos necesarios para la consulta, los documentos relativos a las ofertas y solicitudes, los intercambios con los compradores públicos (solicitudes de información, negociaciones, etc.) y las notificaciones enviadas tras las decisiones (por ejemplo, para informar a un candidato de la aceptación o el rechazo de su propuesta). Todas las operaciones tienen lugar en la plataforma PLACE dedicada a la contratación pública, a través de un perfil de comprador específico de la organización en cuestión.

Por debajo de los 25 000 euros sin IVA, la digitalización no es obligatoria, pero los operadores públicos pueden optar por compartir documentos en línea por razones de simplicidad, fluidez y coste.

Digitalización y uso de la firma electrónica

En aplicación de la obligada digitalización, la ley también prevé el uso de una firma electrónica cuando se requiera para un documento transmitido en línea. Sin embargo, tanto las solicitudes como las ofertas no tienen que ser firmadas a menos que el comprador lo imponga. Por otro lado, la validación de la adjudicación del contrato público debe firmarse: a mano para los documentos impresos, y electrónicamente para los transmitidos por medios digitalizados. En resumen, cuando se requiere la firma, el modo de transmisión determina la forma de firmar.

Veamos ahora qué ocurre cuando se requiere una firma electrónica.

¿Cómo funciona la firma electrónica en la contratación pública?

Desde el momento en que la firma electrónica se hace necesaria para suscribir los documentos compartidos en el marco de un contrato público, a petición del comprador, la ley prevé que la ejecución de dicha firma se lleve a cabo de conformidad con las disposiciones establecidas por la orden francesa de 22 de marzo de 2019.

Veamos lo que dice esta orden, ya que da indicaciones precisas sobre el proceso de firma que debe adoptarse para firmar electrónicamente los documentos relativos a las contrataciones públicas. La ley francesa exige el uso de una firma digital avanzada basada en un certificado cualificado.

Requisitos para firmar electrónicamente los pliegos de contratación pública

Por lo tanto, esta firma debe cumplir dos condiciones:

  • debe cumplir los requisitos del reglamento eIDAS como firma electrónica avanzada,
  • y basarse en un certificado electrónico cualificado que cumpla una norma al menos equivalente al RGS (en Francia, Référentiel Général de Sécurité) y que sea expedido por una autoridad de certificación tras la verificación física de la identidad del solicitante.

Ventajas de la firma digital

La utilización de una firma electrónica cualificada permite asociarla a un firmante concreto, generalmente una persona física que puede o no representar a una persona jurídica.

Para el comprador, es una garantía de confianza y seguridad, ya que la firma avanzada corresponde a uno de los niveles más altos previstos por el reglamento eIDAS. El certificado, que debe obtenerse previamente, vincula de forma única la firma con el firmante, lo identifica de forma incuestionable y garantiza la integridad de los documentos firmados haciendo detectable cualquier modificación posterior. Por último, la utilización de la firma electrónica requiere el uso de un dispositivo de creación de firma elegido por el firmante titular del certificado. Por último, cabe señalar que corresponde al comprador especificar, dentro de su perfil, la elección de utilizar la firma electrónica, los documentos que deben firmarse, así como la indicación del nivel de seguridad requerido (nivel * a *** de acuerdo con el RGS). Estas son las normas para participar en la contratación pública digitalizada.

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