Productividad
Publicado el Ago 21, 2018
Last update 29.03.2022

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Firmar un documento PDF electrónicamente: la guía para entenderlo todo

Se dice que es práctica, intuitiva, a prueba de manipulaciones, irrevocable e incluso respetuosa con el medio ambiente. Poco a poco se va abriendo paso en el paisaje por sus múltiples ventajas. ¿Quién es? Se trata de la firma electrónica. Tan eficaz para pagar facturas y responder a licitaciones como para rubricar documentos en formato PDF, la firma electrónica es cada vez más habitual. Por eso también plantea muchas preguntas.

¿Qué es una firma electrónica?

Esta primera pregunta es esencial, ya que nos permite deshacernos de una idea preconcebida que está bien anclada en nuestra conciencia. No, una firma electrónica no es una versión digitalizada ordinaria de una firma manuscrita. No basta con escanear la firma habitual y copiarla y pegarla en los documentos digitales para darles un valor jurídico incuestionable. Tampoco sirve firmar con un lápiz óptico en una tableta o un smartphone. Se trata de algo un poco más complejo que eso.

Hay que tener en cuenta que el acto de firmar requiere siempre la conjunción de tres elementos:

  • El firmante
  • El documento por firmar
  • La herramienta de la firma

En el caso de una firma manuscrita, todo es muy sencillo: solo se necesita un bolígrafo. ¿Pero cómo rubricar un documento digital,comoun contrato o una carta en formato PDF, con una firma electrónica?

Para firmar digitalmente, se necesita una herramienta de firma. Esta herramienta consiste en un certificado electrónico que contiene la información del firmante (como el nombre y los apellidos, o la organización a la que pertenece) y un motor de firma. De este modo, se recupera la información contenida en el certificado, se adhiere al documento y este se fija. Este proceso permitirá identificar al firmante que ha dado su consentimiento, y dará valor legal a este documento firmado electrónicamente.

La firma electrónica no es necesariamente «visual» como su hermana manuscrita, sino que adopta la forma de una secuencia de caracteres, propia del firmante.

¿Cuál es el valor de una firma electrónica?

Ahora bien, es natural que la firma electrónica plantee dudas. Muchas dudas. Por ejemplo, ¿tiene el mismo valor legal que su equivalente manuscrito? ¿Puede segurizar un documento?

Son preguntas legítimas, y es esencial darles respuestas claras.

La firma electrónica está reconocida y tiene valor legal en todos los Estados miembros de la Unión Europea. El reglamento eIDAS define los requisitos técnicos y permite otorgar a la firma electrónica el mismo valor legal que su equivalente en papel. En particular, es indispensable utilizar una solución de firma electrónica proporcionada por un tercero de confianza como CertEurope, que esté auditado y cumpla con los requisitos definidos por el reglamento europeo eIDAS.

La firma electrónica fuediseñada para reforzar la seguridad de los procesos digitales. Esta solución permite «sellar» el documento para garantizar su integridad. En concreto, una vez que la firma electrónica se estampa en un PDF,se detecta cualquier alteración o corrección, lo que hace que el documento firmado sea inalterable. Cada página, cada línea, cada carácter está protegido para no poner en duda el consentimiento del firmante. Por tanto, un PDF con firma electrónica es aun más seguro que un documento en papel rubricado a mano.

¿Cómo funciona la firma electrónica de un PDF?

Para el firmante, basta con un programa o un dispositivo concreto para estampar una firma electrónica en su PDF. Sin embargo, entre bastidores, se está poniendo en marcha todo un mecanismo criptográfico.

Su herramienta de firma genera una huella digital de varios caracteres, única para el documento, lo que se conoce como «hash». Esta huella se encripta utilizando la clave privada asociada a su certificado digital. A continuación, el documento se envía al destinatario con la clave pública, que se utiliza para descifrar la huella e identificar al firmante. Este proceso también permite al destinatario asegurarse de la integridad del documento.

En cierto modo, es como si su PDF con firma electrónica estuviera escrito en un idioma que solo conocen usted y el destinatario. Este último reconoce inmediatamente que proviene de usted y que no ha sido modificado, pues de lo contrario el contenido dejaría de tener sentido.

¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica?

La firma electrónica para los intercambios profesionales y comerciales es como el aceite de oliva para el cuerpo: solo tiene beneficios.

Se utiliza para todo: confirmar una declaración de impuestos, pagar una letra, confirmar una transferencia bancaria, asegurar un correo electrónico, responder a una licitación, firmar un contrato, una carta o un pedido. Piense en un uso. Sin duda la firma electrónica lo cumple.

También es 100 % legal y segura. Un documento PDF validado por una firma electrónica es inalterable. La propia firma es infalsificable, ya que es única y compleja. Cuando se coloca en un documento, es irrevocable. En definitiva, se trata de la mejor protección posible.

También tiene muchas ventajas. Una firma electrónica en un PDF en lugar de una firma manuscrita reduce el tiempo de procesamiento, aumenta la movilidad y reduce los costes, que se deshacen como la nieve al sol. Además, le permite responder a los retos de la globalización. Tratar con un cliente del otro lado del mundo o participar en una licitación a diez mil kilómetros de distancia es ahora tan fácil como hacer clic con el ratón.

Por último, es respetuosa con el medioambiente. Con la firma electrónica, puede decir adiós al papel y a la tinta, pero también a los cartuchos de impresora. En conclusión, la adopción de la firma electrónica solo presenta ventajas. Por eso sus clientes/proveedores/socios ya han dado el paso. ¿Por qué usted no?

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