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El grupo CFE es un actor importante en el sector industrial belga. Su actividad se divide en cuatro áreas. Sobre estas cuatro áreas, CFE pretende construir el futuro y, al hacerlo, transformar (y mejorar) la vida cotidiana de cientos de miles de personas.
En los últimos 20 años, el grupo ha crecido rápidamente gracias a adquisiciones y fusiones que han contribuido a reforzar su actividad. Para Reginald Cartuyvels, IT Business Partner de CFE, este crecimiento diligente representa un reto importante: la digitalización debe seguir el ritmo y adaptarse a las necesidades del negocio, así como a los retos estratégicos. «Mi trabajo es identificar soluciones informáticas que respondan a necesidades empresariales específicas, con el objetivo de digitalizar y simplificar los procesos empresariales». En este contexto, se propuso encontrar una solución de Board Room (sala de juntas) virtual que sustituyera a una serie de herramientas que ya no se adaptaban a los problemas del grupo. Pretendía organizar reuniones estratégicas con total sencillez, pero también con total seguridad.
«Con Oodrive Meet, los administradores pueden preparar las reuniones de la alta dirección — comités de auditoría, de riesgos o de remuneración, consejos de administración, etc. — en condiciones óptimas de seguridad y confidencialidad, incluso cuando se desplazan», subraya Cartuyvels.
Averigüemos qué necesidades tenía Oodrive Meet para el grupo CFE, y cómo se implantó la solución.
Las reuniones estratégicas conllevan grandes riesgos en materia de confidencialidad y seguridad, a los que las empresas deben responder utilizando las herramientas adecuadas. Durante muchos años, el grupo CFE ha confiado en una solución segura de gestión de documentos -DOCOVA- para los órganos de gobierno, asociada a IBM Notes para el correo y el intercambio de archivos, y a Polycom para las videoconferencias. Sin embargo, tras la migración de los datos a Outlook y Office 365, surgió la cuestión de implementar una nueva herramienta. Según Cartuyvels, «el paso a Office 365 supuso un impulso para buscar una nueva solución que cumpliera nuestras expectativas en términos de usabilidad, accesibilidad móvil, seguridad y coste».
Internamente, todo el mundo está de acuerdo en la necesidad de cambiar. Mientras que algunas miradas se dirigen a las aplicaciones estándar de Microsoft, y otras se fijan en las herramientas ya utilizadas por las empresas hermanas del grupo, el equipo informático propone avanzar hacia una solución totalmente nueva. Resulta que Oodrive Meet es una de las soluciones del mercado que ofrece precisamente las características que el grupo busca: facilidad de uso, accesibilidad desde cualquier tipo de dispositivo, confidencialidad de los intercambios y seguridad de los documentos.
Oodrive Meet ha sido diseñado para simplificar la organización y la planificación de reuniones estratégicas ofreciendo a los administradores un espacio virtual seguro, así como toda una serie de funciones destinadas a optimizar la preparación : asignación y gestión de derechos, envío de invitaciones, recopilación de documentos (que los participantes pueden consultar, modificar o anotar en función de los derechos que tengan), sistema de votación, integración de Microsoft Teams para videoconferencias, etc.
Una vez encontrada la solución adecuada, surge otro reto: la implantación debe realizarse en el menor tiempo posible. Como las reuniones de los comités y del consejo de administración se celebran aproximadamente cada tres meses, el equipo informático tiene unas semanas para configurar la nueva herramienta y preparar la siguiente reunión.
Gracias a la capacidad de respuesta de los Customer Success Managers de Oodrive, el reto se resuelve con flexibilidad y eficacia. Según Cartuyvels: «Pasaron unos dos meses desde que se dio el visto bueno a Oodrive hasta que empezamos a trabajar en Oodrive Meet. Mientras tanto, hemos migrado los documentos archivados, hemos formado a los principales usuarios y hemos garantizado una transición fluida a los usuarios finales». La herramienta requiere cierta personalización inicial, pero su adopción es unánime. No hay que realizar extensas sesiones de formación, y las pocas preguntas que plantea el personal son resueltas por los usuarios clave.
En la actualidad, un centenar de usuarios, tanto internos como externos, utilizan Oodrive Meet y unas decenas de administradores lo gestionan. La amplia gestión de los accesos permite asignar perfiles de acceso en función del uso, y es muy fácil eliminar o modificar una cuenta si esta cambia.
Aunque es difícil medir el impacto de una solución de esta naturaleza, hay señales claras del mismo. Como señala Cartuyvels: «Los usuarios informan de pocos problemas en su uso diario de Oodrive Meet. Esta es, en mi opinión, la mejor prueba del éxito de la herramienta. Tanto es así que estamos pensando en integrar otros tipos de reuniones».
Una vez encontrada la solución adecuada, surge otro reto: la implantación debe realizarse en el menor tiempo posible. Como las reuniones de los comités y del consejo de administración se celebran aproximadamente cada tres meses, el equipo informático tiene unas semanas para configurar la nueva herramienta y preparar la siguiente reunión.
Gracias a la capacidad de respuesta de los Customer Success Managers de Oodrive, el reto se resuelve con flexibilidad y eficacia. Según Cartuyvels: «Pasaron unos dos meses desde que se dio el visto bueno a Oodrive hasta que empezamos a trabajar en Oodrive Meet. Mientras tanto, hemos migrado los documentos archivados, hemos formado a los principales usuarios y hemos garantizado una transición fluida a los usuarios finales». La herramienta requiere cierta personalización inicial, pero su adopción es unánime. No hay que realizar extensas sesiones de formación, y las pocas preguntas que plantea el personal son resueltas por los usuarios clave.
En la actualidad, un centenar de usuarios, tanto internos como externos, utilizan Oodrive Meet y unas decenas de administradores lo gestionan. La amplia gestión de los accesos permite asignar perfiles de acceso en función del uso, y es muy fácil eliminar o modificar una cuenta si esta cambia.
Aunque es difícil medir el impacto de una solución de esta naturaleza, hay señales claras del mismo. Como señala Cartuyvels: «Los usuarios informan de pocos problemas en su uso diario de Oodrive Meet. Esta es, en mi opinión, la mejor prueba del éxito de la herramienta. Tanto es así que estamos pensando en integrar otros tipos de reuniones».
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