La Protección Civil simplifica el acceso a sus documentos para sus 16 000 miembros gracias a Oodrive

16 000

voluntarios equipados

500

delegaciones locales

« Para nuestros equipos, el antes y el después de Oodrive Work es como el día y la noche. La base documental es mucho más accesible e intuitiva, lo que nos permite difundir mejor la información a nivel interno. »

Luigi Buffeteau,

Responsable de sistemas de información, Federación Nacional de Protección Civil

Contexto

La Federación Nacional de Protección Civil cuenta con 32 000 voluntarios repartidos por todo el territorio, organizados en delegaciones locales que intervienen a diario en misiones de rescate, formación y ayuda humanitaria. La sede nacional, compuesta por una treintena de empleados, tiene como misión proporcionar herramientas y soluciones llave en mano para garantizar la seguridad e industrializar estas actividades, con un presupuesto de sistemas de información que depende del mecenazgo y de las colaboraciones.

En este contexto, los equipos de sistemas de información han emprendido una reestructuración progresiva del sistema de información para alcanzar un nivel de madurez compatible con sus retos operativos y normativos, especialmente desde los Juegos Olímpicos.

Un identificador común, enviado por correo electrónico, para documentos confidenciales

Antes de Oodrive Work, la base documental interna se basaba en un NAS (Network Attached Storage) ubicado en la sede central, al que se accedía mediante un identificador único enviado por correo electrónico y una interfaz técnica poco intuitiva. Los voluntarios tenían que buscar los códigos, navegar por un explorador de archivos y seguir varios pasos antes de acceder a los documentos, lo que complicaba la difusión de la información.

Los documentos almacenados son contenidos internos, en su mayor parte confidenciales, que incluyen instrucciones operativas, datos sanitarios y datos de carácter personal, lo que exigía una necesidad explícita de seguridad y control de accesos, sin depender de entornos sujetos a legislaciones extraterritoriales.

« Cada vez que buscamos un socio, lo hacemos primero en Francia y luego en Europa. Ya no implementamos nuevas soluciones fuera de Francia o de Europa. »

Alban Migeot de Baran,

Responsable de Mecenazgo, Federación Nacional de Protección Civil

Un punto de acceso único y seguro a través del portal SSO

La Protección Civil ha integrado la plataforma colaborativa de Oodrive en su portal interno de inicio de sesión único (SSO) para ofrecer a sus 16 000 miembros un acceso sencillo, centralizado y seguro a su base documental, que contiene numerosos archivos, a menudo de carácter sensible. Desde el portal, cada directivo, representante electo o voluntario autorizado abre directamente la interfaz de Oodrive y accede a las fichas de actuación, las instrucciones operativas, los materiales de formación y los documentos administrativos necesarios para el desempeño de sus funciones.

Los empleados de la sede central son los administradores de la plataforma y se encargan de poner a disposición y actualizar los contenidos para todos los servicios.

Los equipos también utilizan los mecanismos de intercambio seguro de Oodrive para la distribución de documentos confidenciales:

Compartir mediante enlace con contraseña
Limitación del número de descargas
Incorporación de una fecha de caducidad

Esta elección se inscribe en la política de soberanía digital de Protección Civil, que da prioridad a las soluciones francesas o europeas para sus nuevos servicios.

Las ventajas de Oodrive Work

Un acceso más sencillo, una mejor difusión de la información

Ya no es necesario buscar un nombre de usuario compartido ni navegar por un explorador de archivos: cada voluntario autorizado accede a la documentación desde el portal que ya utiliza a diario.

Una base documental común, actualizada y segura

La Federación dispone de una base documental completa y actualizada, integrada en su portal, que cumple con los estándares de seguridad exigidos para los documentos confidenciales y sensibles.

Una gestión documental centralizada en la sede

Los empleados de la sede central controlan la actualización de los contenidos y ajustan el nivel de protección de cada documento en función de su carácter sensible, incluidos los datos sanitarios y los datos personales.