Archivage électronique

Signez et archivez vos documents

Conservez vos documents numériques en toute sécurité et garantissez leur intégrité de manière pérenne.

L'archivage légal : un gage d’intégrité dans la conservation de vos documents

Un service d’archivage électronique (SAE) est un système d’information visant à préserver la sécurité (intégrité, disponibilité et confidentialité) et la traçabilité des archives électroniques conservées de manière pérenne. Avec Oodrive Sign et son partenaire Cecurity, vous pouvez signez et archivez vos documents numériques dans un espace sécurisé, qui permet de respecter les délais de conservations imposés par votre profession et la durée d’utilité administrative.

Intégrité : Assurez qu’aucune donnée n’a été modifiée ou dénaturée depuis leur création et leur versement dans le système.
Pérennité : garantissez la disponibilité de vos documents dans le temps en utilisant un format standard.
Traçabilité : Suivez vos documents à travers l’horodatage. Obtenez une preuve de dépôt qui vous garantit que vos données n’ont pas été altérées.

Notre partenaire Cecurity, expert en conformité

Conscient des enjeux réglementaires, Oodrive Sign s’associe à Cecurity qui garantit l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des documents. Cecurity détient les certifications, labels et agrément conformes aux normes (NF Z42-013 et ISO 14641-1) et décrets en vigueur, pour répondre entre autre aux exigences du secteur bancaires, de la santé (HDS) et des professions réglementées.

AFNOR CERTIFICATION

Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques

SIAF

Agrément du service interministériel des Archives de France

ANSSI

Visa de sécurité delivré par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information

FNTC

Délivré au coffre-fort électronique communicant

ACN

Label obtenue logiciel CecurCrypt par France Cyber Security.

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Les délais de conservation et archivage des documents électroniques

Découvrez les exigences liées à la préservation et à l’archivage des documents, afin de garantir une gestion efficace de l’information.

Documents commerciaux

Contrat commercial

5 ANS

Contrat conclu par voie électronique
(à partir de 120 Euro)

10 ANS

Bon de commande, bon de livraison

10 ANS

Document bancaire

5 ANS

Contrat d’acquisition et de cession de biens

30 ANS

Documents
juridiques et sociaux

Statuts d’une société

5 ANS

Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société

5 ANS

Registre et ordres de mouvement
(titres nominatifs, PV d’assemblées et de conseils d’administration…)

5 ANS *

Feuille de présence et pouvoirs

Rapport du gérant ou du conseil d’administration

Rapport du commissaire aux comptes

3 DERNIERS
EXERCICES

* à partir de la fin de leur utilisation

Documents comptables

Facture clients, Facture fournisseurs

10 ANS *

Livre et registre comptable

10 ANS *

Comptes annuels
(bilan, compte de résultat, annexe…)

10 ANS *

* à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Impôt sur le revenu et sur les sociétés

6 ANS

Impôts directs locaux
(taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)

6 ANS

Cotisations foncières des enterprises (CFE) et CVAE

6 ANS

Taxe sur le chiffre d’affaire
(TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)

6 ANS

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Notre équipe se fera un plaisir de vous aider à trouver la solution qui répond parfaitement à vos attentes

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