Gestion dématérialisée des réunions de gouvernance

Q: Quels sont les risques en matière de données de gouvernance ?

Les informations utilisées avant et pendant les réunions de gouvernance sont critiques : données financières et stratégiques, secret des affaires, discussion au sein du comité de gouvernance… Si ces données sont volées, perdues ou altérées, l’avenir de l’organisation peut être menacé.

Passez au tout numérique pour vos conseils d’administration, comités de gouvernance, en toute sécurité

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Gagnez en efficacité et sécurité en digitalisant l’organisation de vos réunions

Avec la solution SaaS Oodrive Meet, les secrétaires de conseil et assistant(e)s de direction assurent efficacement l’organisation des conseils d’administration et autres comités : en présentiel ou en visio, mais surtout sans papier ! Le tout sur une plateforme unique ultra-sécurisée.

Organisez vos réunions en présentiel ou en distanciel : planification, définition de l’ordre du jour, envoi des convocations, relances, notifications de mise à jour
Planifiez à l’avance, réservez les agendas et créez une récurrence dans les agendas des administrateurs, grâce à la fonction « Save the date ».
Ajoutez directement dans la réunion un lien vers les solutions de visioconférence intégrées et sécurisées : l’incontournable Microsoft Teams ou le souverain Tixeo
Sécurisez les échanges : diffusion de la feuille de présence avec signature électronique à valeur probante et publication de votes anonymes ou à main levée

Partagez dans un espace unique l’ensemble de vos documents

Au sein d’ un « board portal » unique, chaque participant peut retrouver facilement les informations dont il a besoin : calendriers de travail, ordres du jour et tous les documents nécessaires à la réunion.

Productivité : Réduisez significativement le temps de préparation de vos réunions
Simplicité et efficacité : Facilitez la collaboration et les échanges entre les membres du conseil d’administration avec une solution cloud intuitive, personnalisée aux couleurs de votre entreprise
Mobilité : Accédez à l’ordre du jour et aux documents sensibles à tout moment, depuis votre ordinateur, portable ou tablette
Sérénité : Evitez le stress des modifications de dernières minutes et alertez en un clic les participants en cas de mise jour
Economies : Supprimez les coûts d’impression et réduisez votre empreinte carbone

Gardez vos discussions confidentielles

Oodrive Meet assure la sécurité de vos réunions de gouvernance et stratégiques, de leur préparation à leur clôture. La confidentialité des travaux du conseil d’administration est assurée de bout en bout sur votre board portal personnalisé.

Protégez les dossiers du conseil avec la solution la plus sécurisée du marché : hébergement souverain, plateforme et solution certifiés SecNumCloud par l’ANSSI auditée tous les 6 mois.
Offrez une sécurité exceptionnelle avec des sessions et contenus chiffrés et une authentification forte à deux facteurs ou biométrique.
Soyez conforme au code de gouvernance avec un accès clair et rapide aux documents des réunions du conseil d’administration.

Paramétrez en toute autonomie les options de sécurité de votre board portal : gestion granulaire des droits d’accès par utilisateur & document, traçabilité des actions, alertes en cas d’anomalies, politique de mot de passe, etc.
Utilisez la solution de visioconférence la plus sécurisée du marché grâce à l’intégration native de Tixeo, unique technologie de visioconférence sécurisée certifiée par l’ANSSI.
Choisissez le mode d’hébergement adapté à vos besoins : cloud public, cloud privé, cloud privé qualifié SecNumCloud.

Seules les personnes qui ont besoin de voir les données confidentielles, devraient pouvoir y accéder. C’est ce que Oodrive Meet rend possible.

Wilfried Laumond,
Head of Cyber Security Risk & Services, Sanofi

Gérez tout le cycle de vos réunions

Avant la réunion :

Collectez, co-éditez et publiez les documents et dossiers
Rédigez l’ordre du jour et publiez la réunion
Envoyez et gérez les invitations
Organisez des votes

Pendant la réunion:

Générez un lien de visioconférence
Publiez une feuille de présence et faites-la signer électroniquement avec Oodrive Sign
Consultez et annotez les documents
Votez anonymement ou à main levée
Prenez des notes de réunion

Arès la réunion :

Partagez le compte-rendu
Accédez aux documents et aux dossiers de la réunion
Analysez les usages

FAQ

Qu'est-ce qu'une salle de réunion virtuelle ?

En savoir plus sur les conférences sécurisées, les environnements de confiance, et plus encore dans notre FAQ.

Une salle de réunion virtuelle est une solution numérique utilisée pour préparer et animer les réunions de gouvernance. Fonctionnant comme une « bulle » indépendante du réseau informatique de l’entreprise, elle assure la confidentialité des discussions et la sécurité des données stockées.

Les informations utilisées avant, pendant et après les réunions de gouvernance sont critiques : données financières et stratégiques, secret des affaires, discussion au sein du comité de gouvernance… Si ces données sont volées, perdues ou altérées, l’avenir de l’organisation peut être menacé.

Oodrive Meet est une « bulle » ultra-sécurisée hébergée en mode SaaS, indépendante du réseau interne de votre entreprise – et même de sa DSI. Seuls les participants dûment autorisés y ont accès : vos données critiques sont donc en sécurité.

Optimisez l’organisation de vos réunions stratégiques

Découvrez comment votre entreprise peut sécuriser les contenus sensibles, sans ralentir vos équipes.

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