Descubra las mejores herramientas de colaboración de su clase que impulsan su lugar de trabajo ágil.
Contenido y colaboración seguros
Reuniones y videollamadas seguras
Firma con confianza, en confianza
Copia de seguridad y recuperación de datos
Integraciones fiables
Servicios especializados
Oodrive est le seul éditeur à proposer des solutions SaaS et qualifiées SecNumCloud
Amplíe su oferta a través de la integración de firmas electrónicas.
Fundada en 2006, Ascencio es una empresa inmobiliaria regulada (SIR público) con sede en Bruselas. Está especializada en la inversión en espacios comerciales, con una cartera híbrida de supermercados y retail parks (parques comerciales en la periferia de las ciudades). Opera principalmente en Bélgica y Francia, y tiene intereses en España. La empresa cuenta con 18 colaboradores, gestiona un centenar de edificios (450 000 m2 de espacio comercial) y genera más de 46 millones de euros en ingresos anuales por alquiler.
Dentro de Ascencio, organizar (y mantener) los comités de gobierno es un reto en sí mismo. Cada año se celebran una treintena de reuniones: consejos de administración, comités de inversión, comités de auditoría y comités de nombramiento y remuneración. Su preparación requiere mucho tiempo debido a los procesos principalmente físicos: codificación manual, impresión de documentos y folletos, y envío a los participantes. Como señala Stéphanie Vanden Broecke, «ya era hora de subirse al carro de la digitalización, y elegimos a Oodrive para que nos apoyara en este proceso».
Una experiencia rica en enseñanzas, al final de la cual Ascencio consiguió ahorrar 15 días de trabajo al año, mejorar sus procesos de organización de los comités de gobierno y reducir drásticamente su dependencia del papel y del correo.
En Ascencio, el tiempo dedicado a la preparación de los comités de gobierno se cuenta en días enteros. Los organizadores deben introducir manualmente el orden del día en Outlook, redactar las invitaciones en formato Word y PDF, imprimir cada uno de los documentos para los participantes (orden del día, poderes, anexos, etc.) y preparar un cuadernillo para enviarlo a los miembros del comité. Finalmente deben editar el acta de la reunión tras la misma.
Este proceso no solo es tedioso, sino también costoso: en tiempo, dinero y riesgo. Cada comité genera una media de 10 documentos, que se envían por correo o DHL, o incluso por mensajería personal si hay una emergencia. Los engorrosos procedimientos hacen que incluso los cambios más pequeños sean extremadamente complejos y requieran mucho tiempo para los equipos. Los documentos sensibles se comparten con los participantes sin capa suplementaria de seguridad, lo que tiende a aumentar los riesgos latentes en términos de confidencialidad.
De hecho, el cambio a una solución digital para organizar las reuniones de gobierno se está convirtiendo en una necesidad.
Para Stéphanie Vanden Broecke, la implantación de la herramienta Oodrive Meet cumple todos estos requisitos. «La solución nos ofrece la flexibilidad que necesitábamos y responde a la organización del trabajo tal y como se ha impuesto desde el inicio de la pandemia. El acceso continuo a los documentos, desde diversos soportes, facilita enormemente el trabajo de los equipos, al tiempo que garantiza una absoluta confidencialidad, un almacenamiento seguro y una entrega sin riesgos».
«La colaboración con Oodrive ha tenido lugar en las mejores condiciones», declara Vanden Broecke. A pesar de algunas objeciones preliminares, sobre todo por parte de los miembros del comité que se mostraban reacios a cambiar sus hábitos, la adaptación a la nueva herramienta fue rápida y sin problemas. «En solo medio día, los empleados recibieron formación sobre la solución».
Con Oodrive Meet, toda la fase de preparación de la reunión puede realizarse desde un único lugar, en unos pocos y sencillos pasos. Codificación de la agenda y de las invitaciones, redacción del orden del día y vinculación de los documentos (garantizando que las últimas versiones estén siempre disponibles), envío de las invitaciones y de los folletos digitales, etc. Por su parte, los participantes pueden consultar y anotar los documentos y seguir el historial de los comités a través del orden del día.
Los resultados no se han hecho esperar. Desde que Oodrive Meet entró en producción, la empresa ha ahorrado…
Al final, la organización de un comité de gobierno le cuesta ahora a Ascencio… cero euros. Por no hablar de los beneficios para el planeta: un resultado alineado con el enfoque de RSC de la empresa.
Por último, más allá de estos beneficios concretos (y de un retorno de la inversión positivo), hay otra dimensión por tener en cuenta: la optimización de los procesos y las ganancias en flexibilidad para los equipos. Stéphanie Vanden Broecke lo atestigua: «Oodrive Meet ha transformado nuestra forma de hacer negocios. Es un gran paso adelante en términos de organización, flexibilidad y seguridad. Lo que es seguro es que no podemos volver atrás».
«La colaboración con Oodrive ha tenido lugar en las mejores condiciones», declara Vanden Broecke. A pesar de algunas objeciones preliminares, sobre todo por parte de los miembros del comité que se mostraban reacios a cambiar sus hábitos, la adaptación a la nueva herramienta fue rápida y sin problemas. «En solo medio día, los empleados recibieron formación sobre la solución».
Con Oodrive Meet, toda la fase de preparación de la reunión puede realizarse desde un único lugar, en unos pocos y sencillos pasos. Codificación de la agenda y de las invitaciones, redacción del orden del día y vinculación de los documentos (garantizando que las últimas versiones estén siempre disponibles), envío de las invitaciones y de los folletos digitales, etc. Por su parte, los participantes pueden consultar y anotar los documentos y seguir el historial de los comités a través del orden del día.
Los resultados no se han hecho esperar. Desde que Oodrive Meet entró en producción, la empresa ha ahorrado…
Al final, la organización de un comité de gobierno le cuesta ahora a Ascencio… cero euros. Por no hablar de los beneficios para el planeta: un resultado alineado con el enfoque de RSC de la empresa.
Por último, más allá de estos beneficios concretos (y de un retorno de la inversión positivo), hay otra dimensión por tener en cuenta: la optimización de los procesos y las ganancias en flexibilidad para los equipos. Stéphanie Vanden Broecke lo atestigua: «Oodrive Meet ha transformado nuestra forma de hacer negocios. Es un gran paso adelante en términos de organización, flexibilidad y seguridad. Lo que es seguro es que no podemos volver atrás».
Rellene el siguiente formulario para obtener su copia gratuita.
Soluciones por sector
Soluciones por departamento
Sobre
Recursos
© Oodrive 2023 - All rights reserved
