Digitalizar sus reuniones de estrategia: un gran reto por superar

En Ascencio, el tiempo dedicado a la preparación de los comités de gobierno se cuenta en días enteros. Los organizadores deben introducir manualmente el orden del día en Outlook, redactar las invitaciones en formato Word y PDF, imprimir cada uno de los documentos para los participantes (orden del día, poderes, anexos, etc.) y preparar un cuadernillo para enviarlo a los miembros del comité. Finalmente deben editar el acta de la reunión tras la misma.

Este proceso no solo es tedioso, sino también costoso: en tiempo, dinero y riesgo. Cada comité genera una media de 10 documentos, que se envían por correo o DHL, o incluso por mensajería personal si hay una emergencia. Los engorrosos procedimientos hacen que incluso los cambios más pequeños sean extremadamente complejos y requieran mucho tiempo para los equipos. Los documentos sensibles se comparten con los participantes sin capa suplementaria de seguridad, lo que tiende a aumentar los riesgos latentes en términos de confidencialidad.

De hecho, el cambio a una solución digital para organizar las reuniones de gobierno se está convirtiendo en una necesidad.

• Para los equipos, el objetivo es simplificar la preparación y distribución de los documentos, reducir el tiempo dedicado a la impresión, confección y envío de folletos, y ganar en flexibilidad —para hacer cambios de última hora, por ejemplo.
• Para los participantes, se trata de centralizar los materiales informativos relativos a las reuniones, acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier dispositivo, y poder consultar un historial de los documentos. Por último, para la RSI, los retos son asegurar el intercambio de datos sensibles y cumplir con el RGPD.

Para Stéphanie Vanden Broecke, la implantación de la herramienta Oodrive Meet cumple todos estos requisitos. «La solución nos ofrece la flexibilidad que necesitábamos y responde a la organización del trabajo tal y como se ha impuesto desde el inicio de la pandemia. El acceso continuo a los documentos, desde diversos soportes, facilita enormemente el trabajo de los equipos, al tiempo que garantiza una absoluta confidencialidad, un almacenamiento seguro y una entrega sin riesgos».