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Réunion de gouvernance

BTP-Immobilier

Comment Ascencio a digitalisé ses instances de gouvernance

collaborateurs

Solution déployée

jours économisés par an

« Oodrive Meet nous a aidés à répondre aux défis de la digitalisation, en optimisant nos processus de convocation et d’organisation des réunions stratégiques. »

Stéphanie Vanden Broecke,

Secretary General & General Counsel chez Ascencio

Fondée en 2006, Ascencio est une Société immobilière réglementée (SIR publique) installée à Bruxelles. Spécialisée dans l’investissement en surfaces commerciales, caractérisée par un portefeuille hybride qui mêle supermarchés et retail parks (des parcs d’activités commerciales situés en périphérie des villes), elle opère essentiellement en Belgique et en France, et détient des intérêts en Espagne. La société compte 18 collaborateurs, gère une centaine d’immeubles (pour 450 000 m² de surfaces commerciales) et génère plus de 46 millions d’euros en revenus locatifs annuels.

Au sein d’Ascencio, l’organisation (et la tenue) des instances de gouvernance représente un défi à part entière. Ce sont près de trente réunions qui se tiennent chaque année : conseils d’administration, comités d’investissement, comités d’audit, et comités de nomination et de rémunération. Leur préparation accapare un temps important, du fait de processus principalement physiques : encodage manuel, impression des documents et des booklets, envoi par courrier aux participants. Comme le souligne Stéphanie Vanden Broecke, « il était grand temps de prendre le train de la digitalisation, et nous avons choisi Oodrive pour nous accompagner dans cette démarche ».

Retour sur une expérience riche en enseignements, à l’issue de laquelle Ascencio est parvenue à économiser 15 journées de travail par an, à améliorer ses processus d’organisation des instances de gouvernance, et à réduire drastiquement sa dépendance au papier et aux envois postaux.

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Digitaliser ses réunions stratégiques : un défi majeur à relever

Chez Ascencio, le temps passé sur la préparation des instances de gouvernance se compte en journées entières. Les organisateurs doivent encoder manuellement l’agenda sur Outlook, établir les convocations sous format Word et PDF, imprimer chaque document à destination des participants (ordre du jour, procurations, annexes…) et confectionner un booklet à transmettre aux membres des comités, enfin ils doivent éditer un procès-verbal de la réunion une fois celle-ci terminée.

Ce processus n’est pas seulement fastidieux, il est aussi coûteux – en temps, en argent, et en matière de risques. Chaque comité génère une moyenne de 10 documents, transmis par courrier postal ou par DHL, voire par transporteur personnel s’il y a urgence. La lourdeur des procédures rend la moindre modification extrêmement complexe et chronophage pour les équipes. Des documents sensibles sont partagés auprès des participants en l’absence d’une surcouche de sécurisation, ce qui tend à augmenter les risques latents en matière de confidentialité.

De fait, le passage à une solution digitale d’organisation des réunions de gouvernance devient une nécessité.

Pour les équipes, l’objectif est de simplifier la préparation et la diffusion des documents, de réduire le temps passé à imprimer, confectionner et envoyer les booklets, et de gagner en flexibilité – pour apporter des modifications de dernière minute, par exemple.
Pour les participants, il s’agit de centraliser les supports d’information relatifs aux réunions, d’y accéder à tout moment, depuis n’importe quel appareil, et de pouvoir consulter un historique des documents. Enfin, pour la RSI, les enjeux portent sur la sécurisation du partage des données sensibles et sur la mise en conformité avec le RGPD.

Pour Stéphanie Vanden Broecke, l’implémentation de l’outil Oodrive Meet a permis de cocher toutes ces cases. « La solution nous offre la flexibilité dont nous avions besoin, et répond à l’organisation du travail telle qu’elle s’est imposée depuis les débuts de la pandémie. L’accès aux documents en permanence, depuis une variété de supports, facilite grandement le travail des équipes, tout en garantissant une confidentialité absolue, un stockage sécurisé, et des envois sans risques. »

« La solution nous offre la flexibilité dont nous avions besoin, et répond à l’organisation du travail telle qu’elle s’est imposée depuis les débuts de la pandémie. »

Stéphanie Vanden Broecke,

Secretary General & General Counsel chez Ascencio

Oodrive Meet, la solution de digitalisation qui comble les besoins organisationnels d’Ascencio

« La collaboration avec Oodrive s’est déroulée dans les meilleures conditions possibles », rapporte Stéphanie. Malgré quelques objections préalables, venues principalement des membres des comités frileux à l’idée de bousculer les habitudes, l’adaptation au nouvel outil est rapide et sans accroc. « En une demi-journée à peine, les collaborateurs ont été formés à la solution ! »

Avec Oodrive Meet, l’ensemble de la phase de préparation des réunions se fait depuis un même endroit, en quelques gestes : encodage de l’agenda et des convocations, rédaction de l’ordre du jour et liaison des documents (en s’assurant d’avoir toujours, à disposition, les dernières versions en date), envoi des convocations et des booklets numériques… De leur côté, les participants peuvent consulter et annoter les documents, et suivre l’historique des comités via l’agenda.

Les résultats ne se font pas attendre. Depuis la mise en production d’Oodrive Meet, l’entreprise a économisé…

des journées de travail (une demi-journée de préparation par réunion, soit 15 journées complètes par an),
sur le temps passé à envoyer les convocations et les booklets,
sur l’impression papier (réduite à zéro),
sur les envois postaux (les documents sont partagés en ligne via l’outil).

Au final, l’organisation d’une instance de gouvernance coûte désormais à Ascencio… zéro euro ! Sans compter les bienfaits pour la planète : un résultat qui s’inscrit dans la démarche RSE de la société.

Enfin, au-delà de ces bénéfices concrets (et d’un ROI positif), il y a une autre dimension à prendre en compte – l’optimisation des processus et le gain en flexibilité pour les équipes. Ce dont témoigne Stéphanie Vanden Broecke : « Oodrive Meet a transformé notre façon de faire. C’est un énorme pas en avant en matière d’organisation, de souplesse et de sécurité. Ce qui est certain, c’est que nous ne pouvons plus revenir en arrière ! »

Les bénéfices d’Oodrive Meet

Facilité d’utilisation

Solution simple d’accès et intuitive : tout se fait en un même endroit. Son emploi limite la manipulation des données sensibles et réduit donc les risques de fuites d’informations.

Optimisation des processus

Simplification de la préparation et de la tenue des réunions stratégiques. Organisation plus sereine pour l’ensemble des parties prenantes (assistant(e)s, participant(e)s et RSI).

Gain en efficacité

Gain en efficacité et en productivité : moins de temps passé à encoder, imprimer, envoyer les documents. Plus de flexibilité pour une collaboration optimale.

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