Digitaliser ses réunions stratégiques : un défi majeur à relever

Chez Ascencio, le temps passé sur la préparation des instances de gouvernance se compte en journées entières. Les organisateurs doivent encoder manuellement l’agenda sur Outlook, établir les convocations sous format Word et PDF, imprimer chaque document à destination des participants (ordre du jour, procurations, annexes…) et confectionner un booklet à transmettre aux membres des comités, enfin ils doivent éditer un procès-verbal de la réunion une fois celle-ci terminée.

Ce processus n’est pas seulement fastidieux, il est aussi coûteux – en temps, en argent, et en matière de risques. Chaque comité génère une moyenne de 10 documents, transmis par courrier postal ou par DHL, voire par transporteur personnel s’il y a urgence. La lourdeur des procédures rend la moindre modification extrêmement complexe et chronophage pour les équipes. Des documents sensibles sont partagés auprès des participants en l’absence d’une surcouche de sécurisation, ce qui tend à augmenter les risques latents en matière de confidentialité.

De fait, le passage à une solution digitale d’organisation des réunions de gouvernance devient une nécessité.

• Pour les équipes, l’objectif est de simplifier la préparation et la diffusion des documents, de réduire le temps passé à imprimer, confectionner et envoyer les booklets, et de gagner en flexibilité – pour apporter des modifications de dernière minute, par exemple.
• Pour les participants, il s’agit de centraliser les supports d’information relatifs aux réunions, d’y accéder à tout moment, depuis n’importe quel appareil, et de pouvoir consulter un historique des documents. Enfin, pour la RSI, les enjeux portent sur la sécurisation du partage des données sensibles et sur la mise en conformité avec le RGPD.

Pour Stéphanie Vanden Broecke, l’implémentation de l’outil Oodrive Meet a permis de cocher toutes ces cases. « La solution nous offre la flexibilité dont nous avions besoin, et répond à l’organisation du travail telle qu’elle s’est imposée depuis les débuts de la pandémie. L’accès aux documents en permanence, depuis une variété de supports, facilite grandement le travail des équipes, tout en garantissant une confidentialité absolue, un stockage sécurisé, et des envois sans risques. »