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Orange Bélgica ahorra tiempo y reduce el estrés gracias a la digitalización de las reuniones de la junta directiva

Orange Bélgica ayuda a más de tres millones de personas a estar conectadas y a comunicarse con innovadores servicios de telecomunicaciones, que van de la telefonía fija y móvil, a la televisión y a internet de banda ancha. Líder del mercado en Bélgica y Luxemburgo, Orange Bélgica es una filial del Grupo Orange, la compañía internacional de telecomunicaciones en la que confían más de 250 millones de clientes en todo el mundo.

Para Jelle Jacquet, directora adjunta de personal de Orange Bélgica, ayudar a las personas a comunicarse es tan importante para los equipos de la empresa como lo es para sus clientes. “Cuando empecé en este puesto, hicimos una pequeña auditoría de oportunidades para ganar en eficiencia”, comenta Jacquet. “Digitalizar el apoyo administrativo en las juntas directivas era una obviedad. Los directivos solían asistir en remoto, debido a la COVID-19, y era complicado enviar paquetes con documentos. Lo vimos como una solución más ecológica y que facilitaba las cosas desde la perspectiva de los asistentes, sin tener que gestionar el control de las versiones de los documentos, sin que se viera comprometida su confidencialidad y, además, sin retrasos.”

Con Oodrive Meet, Jacquet y su equipo distribuyen actas y material altamente confidencial a los miembros de la junta en un instante, lo que permite ahorrar tiempo a los participantes de la reunión y a la plantilla, así como reducir el estrés y el uso de papel.

“Usamos Oodrive Meet en todas nuestras juntas directivas, para que todos los participantes, incluidos los miembros independientes, tengan el mismo acceso rápido y seguro a los documentos confidenciales que necesiten ver.”
Jelle Jacquet ,
directora adjunta de personal en Orange Bélgica

Una solución sencilla y sin estrés

Distribuir documentos antes de las reuniones de directivos es esencial para la gobernanza corporativa, pero gestionar copias impresas confidenciales siempre ha sido todo un reto. Para el Comité de Remuneraciones de Orange Bélgica, los documentos se enviaban por correo electrónico en un archivo adjunto, y paquetes de 30 páginas del mismo material se distribuían el mismo día de la reunión. Sin embargo, enviar copias digitales a servidores externos podía crear problemas de seguridad y no le daba a Orange Bélgica la posibilidad de monitorizar su uso. Además, presentar dos copias de los documentos podía llevar a confusión y a frustración si se hacía algún cambio en los archivos antes de imprimirse.

“Era estresante para los ayudantes ejecutivos imprimir y enviar estos paquetes de documentos”, comenta Jacquet. “Los documentos son altamente confidenciales y no se pueden quedar en una impresora o en un escritorio. Si el papel se atascaba en la impresora, ¿a quién podías llamar para que te ayudara?”.

Con Oodrive Meet, los directivos tienen acceso a una única versión de los documentos con un solo clic, además de disponer de una confidencialidad sin fisuras, garantizada por una infraestructura de alta seguridad y una estricta monitorización de uso. “Si hubiera que hacer un cambio en la documentación después de haberla enviado, podemos enviar ese cambio a todos de una manera muy sencilla”, explica Jacquet. “Es fácil de manejar y todos tienen acceso a la última versión”. En lugar de imprimir cientos de páginas para cada reunión, Orange Bélgica presenta la documentación en una sola ubicación en línea, fácil de acceder. Así, los directivos tienen todo a su alcance y pueden consultar lo que necesiten, cuando lo necesiten.”

“Lo que más me gusta de Oodrive Meet son los comentarios de mi ayudante”, explica Jacquet. “Está encantada con el hecho de no tener que imprimir documentos confidenciales. Se ahorra medio día de trabajo, por no hablar de la tranquilidad que le supone.”

Confianza y fiabilidad

Una herramienta es efectiva solamente cuando se usa, y el problema con las nuevas soluciones es que suelen ser demasiado complicadas y a la gente le cuesta hacerse con ellas. Para empezar a usarla, Jacquet y su ayudante recibieron 30 minutos de formación impartida por un compañero, en la que se les explicó cómo añadir usuarios, adjuntar y gestionar documentos en la plataforma, enviar convocatorias y crear el programa de las reuniones. “La opción de vista previa nos tranquilizaba mucho”, comenta Jacquet.

“Antes de enviar algo, puedes ver tal y como aparecerá cuando se reciba. Cuando envías material confidencial a miembros de la junta directiva, necesitas hacer el control de calidad por adelantado.”

Para Orange Bélgica, aplicar su propio logo ayuda a que la plataforma encaje en el ecosistema de la empresa. “Hacer que parezca un entorno hecho a medida ayuda a generar confianza”, explica Jacquet. “Y la experiencia de usuario es excelente: la plataforma es intuitiva y ordenada. Les genera confianza a los usuarios.”

“Es una cuestión de confianza. La confianza es la que nos ayuda a actuar como un todo.”
Jelle Jacquet ,
directora adjunta de personal en Orange Bélgica

Confianza y fiabilidad

Una herramienta es efectiva solamente cuando se usa, y el problema con las nuevas soluciones es que suelen ser demasiado complicadas y a la gente le cuesta hacerse con ellas. Para empezar a usarla, Jacquet y su ayudante recibieron 30 minutos de formación impartida por un compañero, en la que se les explicó cómo añadir usuarios, adjuntar y gestionar documentos en la plataforma, enviar convocatorias y crear el programa de las reuniones. “La opción de vista previa nos tranquilizaba mucho”, comenta Jacquet.

“Antes de enviar algo, puedes ver tal y como aparecerá cuando se reciba. Cuando envías material confidencial a miembros de la junta directiva, necesitas hacer el control de calidad por adelantado.”

Para Orange Bélgica, aplicar su propio logo ayuda a que la plataforma encaje en el ecosistema de la empresa. “Hacer que parezca un entorno hecho a medida ayuda a generar confianza”, explica Jacquet. “Y la experiencia de usuario es excelente: la plataforma es intuitiva y ordenada. Les genera confianza a los usuarios.”

Colaboración sencilla en documentos confidenciales

Los miembros de la junta directiva abrazaron el cambio inmediatamente. “Los documentos estaban claros, se enviaron en el momento oportuno y los participantes iban bien preparados a la reunión”, comenta Jacquet. “No hubo problemas y los propios directivos dijeron en la reunión que había sido una buena idea utilizar Oodrive Meet.”

Ahora, el equipo está explorando otras funcionalidades de colaboración para preparar documentación con mayor rapidez. Con Oodrive Meet, los equipos pueden editar órdenes del día, cocrear documentos y ver en una única ubicación lo que se ha hecho, lo que se ha compartido y lo que hay que hacer después; es decir, todo lo que necesitan para trabajar rápido en un entorno seguro.

“Es una cuestión de confianza”, dice Jacquet. “Nuestros directivos tienen que poderse fiar de las herramientas para usarlas, yo tengo que confiar en que son seguras y los ayudantes deben fiarse de ellas para poder trabajar con eficacia. Es la confianza la que nos ayuda a actuar como un todo.”

Gestión sencilla de las versiones

Evita confusión y conflictos con modificaciones instantáneas, con una gestión sencilla de los documentos y con notificaciones directas a los usuarios.

Reducción del uso del papel

Acaba con la necesidad de imprimir y triturar cientos de páginas y evita el riesgo que supone para la seguridad el uso de copias impresas.

Ahorro de tiempo de trabajo

Prepara documentación confidencial con rapidez, gracias a herramientas de colaboración y de entrega inmediata.

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