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Réunion de gouvernance

Secteur Public

Orange Belgium économise du temps et du stress avec les conseils d’administration en ligne

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Solution déployée

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« Nous utilisons Oodrive Meet pour tous nos conseils d’administration, afin que chacun, y compris les membres indépendants, ait un accès aussi rapide et sécurisé aux documents confidentiels dont il a besoin. »

Jelle Jacquet,

Chef adjoint du personnel, Orange Belgique

Orange Belgium connecte plus de 3 millions de personnes à travers ses services télécoms innovants : de la téléphonie mobile et fixe, aux offres de services TV, et l’internet haut débit. Leader sur le marché des télécoms en Belgique et au Luxembourg, Orange Belgium est une filiale du groupe Orange, une marque internationale qui compte plus de 250 millions de clients dans le monde.

Pour Jelle Jacquet, Deputy Chief People Officer chez Orange Belgium, aider les gens à communiquer est aussi vital pour les équipes que pour les clients. « Quand j’ai commencé à ce poste, nous avons fait un mini audit des opportunités à gagner en termes d’efficacité », explique Jelle Jacquet. « Digitaliser le support pour les réunions du conseil d’administration était une évidence. Les membres du CA se réunissaient déjà en ligne en raison de la Covid, et l’envoi d’un grand nombre de documents pouvait être compliqué. On y a vu un moyen écologique de simplifier les choses pour eux, sans gestion des versions, ni rupture de confidentialité ou retards.»

Avec Oodrive Meet, Jelle Jacquet et son équipe envoient en un instant des documents de réunion et des comptes-rendus hautement confidentiels aux membres du Conseil d’administration. Du temps gagné du côté des participants et du staff, pour moins de stress et de déchets.

Une solution simple et sans stress

La distribution des documents, en amont des réunions du conseil d’administration, est essentielle pour la gouvernance d’une entreprise, mais la gestion des documents confidentiels imprimés a longtemps été un défi. Pour le Comité de rémunération d’Orange Belgium, les documents étaient envoyés en pièce jointe par e-mail, quelques jours avant les réunions du conseil d’administration, et une liasse de 30 pages de ces mêmes documents était distribuée le jour même. Mais l’envoi de copies numériques vers des serveurs externes posait des problèmes de sécurité, et ne donnait pas à Orange Belgium la possibilité de suivre leur utilisation. De plus, la présentation de deux versions des documents pouvait entraîner de la confusion et des frustrations, si des modifications étaient apportées aux fichiers avant l’impression.

« L’assistante de direction trouvait stressant d’imprimer et d’envoyer ces liasses », poursuit Jelle Jacquet. « Ces documents sont hautement confidentiels, ils ne peuvent pas s’attarder sur une imprimante ou un bureau. Si le papier se coince dans l’imprimante, qui appeler pour le retirer ? ».

En un clic, Oodrive Meet envoie une version unique des documents à chaque membre du conseil d’administration, avec une confidentialité garantie par son infrastructure ultra-sécurisée et un tracking de leur utilisation. « S’il y a un changement dans la documentation après l’avoir envoyée, nous pouvons envoyer la modification à tout le monde d’une manière très simple et claire », explique Jelle Jacquet. «C’est facile à gérer, et tout le monde a accès à la dernière version ». Au lieu d’imprimer des centaines de feuilles à chaque réunion, Orange Belgium présente la documentation dans un emplacement unique, en ligne et facile d’accès, qui permet aux membres du conseil d’administration d’avoir toute la documentation à portée de main, et de la consulter dès qu’ils en ont besoin.

« Ce que je préfère avec Oodrive Meet, c’est le retour de mon assistante », sourit Jelle Jacquet. « Elle est ravie de s’épargner le stress lié à l’impression des documents confidentiels. Elle gagne une demi-journée de travail, sans oublier sa tranquillité d’esprit. »

« Tout est question de confiance. C’est cette confiance qui nous aide à agir comme un seul homme. »

Jelle Jacquet,

Chef adjoint du personnel, Orange Belgique

Confiance et tranquillité

Un outil n’est efficace que si l’on s’en sert, et les nouvelles solutions trop compliquées rencontrent souvent des résistances. Pour se lancer, Jelle Jacquet et son assistante ont été briefées par un collègue. 30 minutes suffisent pour apprendre à ajouter des utilisateurs, joindre et gérer des documents dans la plateforme, envoyer des demandes de réunion et établir un ordre du jour. « L’option de prévisualisation est très rassurante », reconnaît Jelle Jacquet. « Avant d’envoyer quelque chose, vous pouvez voir exactement à quoi ça ressemblera à réception. Lorsque vous envoyez des documents confidentiels aux membres du conseil d’administration, on veut pouvoir effectuer ces contrôles de qualité en amont. »

Customisé aux couleurs de Orange Belgium, Oodrive Meet s’intègre naturellement dans l’écosystème de l’entreprise. « L’environnement donne l’impression d’avoir été fait sur mesure, c’est sécurisant », assure Jelle Jacquet. « Et l’expérience utilisateur est excellente ; la plateforme est explicite, sobre et claire. Cela donne confiance aux utilisateurs. »

Collaborer facilement sur des documents confidentiels

Les membres du conseil d’administration ont tout de suite adopté la solution. « Les documents étaient clairs et envoyés en temps voulu, les participants étaient bien préparés pour la réunion », explique Jelle Jacquet. « Il n’y a pas eu de problème, et pendant la réunion, les membres du conseil d’administration se sont félicités d’être passés sur Oodrive Meet. »

Maintenant l’équipe explore les fonctionnalités de collaboration qui accélèrent la préparation de la documentation. Avec Oodrive Meet, les équipes peuvent modifier les agendas, co-créer des documents, et voir dans un emplacement unique, ce qui a été fait, ce qui a été partagé, et ce qu’il y a à faire ensuite – tout ce dont elles ont besoin pour travailler rapidement dans un environnement sécurisé.

« Tout est une question de confiance », conclut Jelle Jacquet. « Les membres de notre conseil d’administration doivent avoir suffisamment confiance en ces outils pour les utiliser, je dois être sûre qu’ils sont sécurisés, et les assistants doivent pouvoir compter dessus pour travailler efficacement. C’est cette confiance qui nous aide à agir comme un seul homme. »

Simplifie la gestion des versions

Évite conflits et confusion avec les modifications instantanées, simplifie la gestion des documents, et la communication grâce à l’envoi direct des notifications aux utilisateurs.

Réduit les déchets papier

Élimine le besoin d’imprimer et de détruire des centaines de pages, ainsi que les risques de sécurité liés aux copies papier.

Fait gagner du temps

Prépare rapidement les documents confidentiels avec des outils collaboratifs et une livraison instantanée.

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