La signature électronique pour réussir l’onboarding, mais pas que !

L’onboarding des nouveaux collaborateurs est une étape clé pour assurer leur intégration rapide et efficace au sein de l’entreprise.

Cependant, ce processus peut parfois être long et fastidieux, en particulier en ce qui concerne les documents administratifs.

La dématérialisation des processus administratifs et l’utilisation de la signature électronique sont des solutions efficaces pour accélérer l’onboarding des nouveaux collaborateurs et simplifier les interactions entre l’employeur et le salarié.

Utiliser la signature électronique dès le recrutement

Pourquoi la signature électronique est-elle intéressante à ce stade ? Parce qu’elle présente deux avantages indéniables :

  • L’identification sans équivoque du signataire, par le biais d’un processus d’authentification plus ou moins poussé en fonction du niveau de garantie associé à la signature électronique (simple, avancée ou qualifiée) et à la nécessité d’obtenir, au préalable, un certificat électronique.
  • La garantie de l’intégrité du document signé, grâce à un mécanisme qui « scelle » ce dernier à l’instant T de la signature afin d’empêcher toute modification et toute altération ultérieure.

Deux raisons qui expliquent pourquoi la signature à distance jouit d’une valeur probante équivalente à celle de la signature manuscrite et d’une sécurité bien supérieure. De quoi simplifier grandement la procédure d’intégration des nouveaux venus.

Après avoir utilisé la signature électronique pour accélérer votre recrutement, ne vous arrêtez donc pas en si bon chemin !

Signer électroniquement les politiques et procédures internes de l’entreprise

Les politiques et procédures internes de l’entreprise sont importantes pour aider les nouveaux collaborateurs à comprendre les attentes et les règles de l’entreprise.

La signature électronique peut être utilisée pour confirmer que les nouveaux collaborateurs ont bien lu et compris ces politiques et procédures, ce qui permet de réduire les risques de non-conformité.

Optimisez votre productivité

Fluidifiez et facilitez vos échanges avec une signature électronique conforme et sécurisée.

Tout au long de la vie du collaborateur, surtout si votre entreprise est active sur les sujets RH, il y aura des documents, qui nécessiteront son accord. Mise en place du télétravail, changement d’organisme mutuelle, accord sur les primes, avenants…

Ce sont autant d’actions du collaborateur qu’il faut simplifier. La signature électronique est là pour ça.

Favoriser le bien-être au travail du collaborateur

En France, nous avons atteint les 2,7 % de démission au 1er trimestre 2022, soit le taux le plus haut depuis 2008.

Depuis la crise du Covid-19, les démissions se sont faites plus importantes, partout dans le monde. Les remises en question, les changements d’orientation, la quête de « sens » – Trader il décide de partir élever des vaches en Normandie.

Puis est ressorti ce fameux « bien-être » au travail. Comme si avant la crise le bien-être avait été oublié, quelque part dans nos têtes, pour mieux ressurgir !

Le bien-être au travail offre de nombreux avantages pour les employés et les employeurs.

  • Productivité accrue : lorsque les employés se sentent bien dans leur environnement de travail, ils ont tendance à être plus engagés et motivés.
  • Diminution de l’absentéisme et du turnover : les employés qui se sentent bien au travail sont moins susceptibles de prendre des congés maladie ou de chercher un autre emploi.
    • ➡️ Réduction des coûts liés à l’absentéisme et au turnover.
  • Amélioration de l’image de marque de l’entreprise : Les entreprises qui se soucient du bien-être de leurs employés peuvent être perçues de manière plus positive par le public.
    • ➡️Facilite les recrutements (attirer de nouveaux talents)
    • ➡️Facilite le business (renforce les relations clients et prospects)

Chaque action compte en entreprise. De la salle de repos à la signature électronique, chaque outil participe à améliorer le quotidien du collaborateur.

Son travail lui prend déjà un temps considérable il ne peut pas s’attarder sur des procédures de signature papier qui se font en plusieurs étapes (imprimer, signer, scanner, envoyer…) et qui peuvent s’étaler sur plusieurs jours et donc potentiellement ne pas aboutir (après l’impression et la signature on oublie de scanner et d’envoyer…).

Et si tout s’arrête ? L’offboarding.

Quelle que soit la raison, un collaborateur qui quitte une entreprise n’est pas sans conséquence.

Sans parler du coût d’un mauvais recrutement (nouveau recrutement, formation, coup dur pour les équipes en place…), il faut avoir une procédure d’offboarding qui favorisera la rupture en « bons termes ».

Etape finale de la vie du collaborateur, la rupture doit, quelle que soit sa qualification juridique, être, dans la plupart du temps, notifiée, signée, approuvée.

Lorsqu’un collaborateur s’en va, il peut être judicieux de rapidement signer les conditions de départ, pour rassurer toutes les parties prenantes. Un départ est toujours difficile pour plein de raisons et pour toutes les parties. Alléger les formalités administratives est un vrai plus.

Par ailleurs, 85% (Hays) des ex-collaborateurs sont prêts à parler en bien de leur ex-entreprise si leur départ s’est bien passé.
➡️A méditer sérieusement si l’on est présent sur le web. Les bienfaits de la e-réputation ne sont plus à démontrer !

Le cycle de vie du collaborateur est totalement couvert grâce à la signature électronique. Une simplification de l’administratif qui permet de fluidifier les rapports entre l’employé et l’employeur et qui permet de recentrer les équipes RH sur le vrai sujet : l’humain 🙂