Choisir le bon logiciel de signature électronique : nos conseils
La signature électronique est devenue un logiciel incontournable des processus de dématérialisation. L’utilisation de cette solution permet de faciliter les échanges entre les différentes parties prenantes d’un contrat et de bénéficier d’un parcours 100% digitalisé.
Qu'est-ce qu'un logiciel de signature électronique ?
Un logiciel de signature électronique est une solution dédiée à la signature de documents numériques. Il assure la conformité, l’authenticité et l’intégrité des documents signés. Cet outil propose une méthode sécurisée visant à simplifier et accélérer les processus de signature.
La signature électronique offre une approche simple, intuitive et sécurisée pour signer des documents en ligne. C’est une solution complète qui permet de simplifier le processus de signature, améliorer l’efficacité des workflows et garantir la sécurité des transactions électroniques.
Avantages et valeur légale de la
signature électronique
Avantages par rapport à la signature manuscrite
La signature électronique présente de nombreux avantages par rapport à la signature manuscrite. Elle offre une sécurité juridique renforcée grâce à une meilleure traçabilité, une identification fiable du signataire et une garantie de l’intégrité du document.
Conforme au règlement eIDAS, elle permet une reconnaissance légale dans toute l’Union européenne. Sur le plan opérationnel, elle simplifie et accélère les processus de validation, tout en réduisant les risques d’erreurs.
Enfin, elle contribue à la réduction des coûts (papier, envoi, archivage) et de l’empreinte écologique en favorisant la dématérialisation des échanges.
Valeur légale en France et dans l'UE
La signature électronique a une valeur légale en France depuis la loi du 13 mars 2000, aujourd’hui codifiée à l’article 1367 du Code civil. Ce cadre national s’inscrit désormais dans le cadre du règlement européen eIDAS (UE n°910/2014), qui encadre l’usage de la signature électronique dans tous les États membres.
Selon ce règlement, trois niveaux de signature sont reconnus : signature électronique simple, signature électronique avancée et signature électronique qualifiée. Seule la signature QES bénéficie d’une présomption de fiabilité et d’une équivalence légale avec la signature manuscrite dans toute l’UE. Les signatures simples et avancées peuvent être valides, mais leur valeur probante dépendra des preuves apportées en cas de litige.
Le logiciel de signature électronique Oodrive Sign, assure une signature légale et sécurisée et ce, quelle que soit la signature utilisée.
Quels sont les logiciels de signature électronique ?
Le recours à la signature électronique est entré dans les mœurs. Les trois quarts des utilisateurs s’en servent pour traiter des documents internes et externes, en particulier des bons de commande, des contrats, des factures et justificatifs, ainsi que toutes pièces relatives aux marchés publics.
Pour répondre à ces besoins croissants, de nombreuses solutions ont pris place sur le marché. Mais comment choisir son logiciel de signature ? Voici une liste des différents outils qui existent sur le marché :
Oodrive Sign
Notre solution de signature électronique assure la conformité et la sécurité des documents signés en bénéficiant de qualifications et certifications rigoureuses. Parmi celles-ci, on compte la qualification SecNumCloud de l’ANSSI, garantissant une sécurité optimale. Notre solution est également certifiée HDS, une exigence pour l’hébergement et l’infogérance des services impliquant des données de santé personnelles et identifiables. De plus, elle détient les qualifications ISO 27001 et RGS, renforçant son engagement envers la sécurité des données.
Le logiciel de signature électronique Oodrive Sign est spécifiquement conçu pour les entreprises traitant des données sensibles, assurant ainsi la protection et l’intégrité de vos informations tout en s’intégrant facilement à vos applications métiers.
YouSign
L’outil de signature électronique YouSign est adapté aux ETI et aux TPE/PME. Sa principale force réside dans la facilité d’utilisation de sa plateforme. Cependant, il convient de noter que sa gamme de fonctionnalités est limitée et ne répond pas aux besoins spécifiques des grandes entreprises.
UniverSign
Il s’agit d’un logiciel qui se démarque par son modèle de tarification à la signature, où le coût unitaire diminue à mesure que le volume d’achats de signatures augmente. Cette approche offre une grande souplesse, et est particulièrement adaptée aux professionnels ayant des besoins ponctuels.
Signaturit
Il s’agit d’un logiciel de signature électronique espagnol. Il propose une approche centrée sur la sécurisation de l’identité du signataire et la garantie d’intégrité du document. Bien que son interface soit simple d’utilisation, ses fonctionnalités restent concentrées sur les cas d’usage standards, avec une approche moins personnalisable que certains autres acteurs du marché.
Adobe Sign
En tant que l’un des leaders du marché, ce logiciel cible toutes les tailles d’entreprises, bien qu’il accorde une priorité aux grandes entreprises. La solution propose une API permettant une intégration directe avec les applications. Toutefois, il est important de noter que le logiciel est soumis au Cloud Act, étant donné que ses serveurs sont hébergés aux États-Unis.
Docusign
En tant que leader mondial de la signature électronique, cette solution est adaptée à toutes les tailles d’entreprises. L’outil est renommé pour sa flexibilité et sa facilité d’intégration dans de nombreuses applications.
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Comparaison des fonctionnalités de la signature électronique
Grâce à ce comparatif, vous pouvez trouver le logiciel de signature électronique qui correspond aux besoins de votre entreprise : sécurité des données, conformité, usages, personnalisation, exigences en matière d’authentification, politique interne de sécurité et de gouvernance, etc.
Ainsi, en fonction de vos besoins spécifiques sur le niveau de sécurité requis pour vos signatures, la fonctionnalité permettant à de multiples utilisateurs de signer simultanément, ou encore la prise en charge de langues diverses, vous orienterez votre choix vers tel ou tel outil de signature électronique.
Comment choisir le bon logiciel de
signature électronique ?
Avec la diversité des solutions disponibles, choisir un logiciel de signature électronique adapté peut vite devenir complexe. Voici deux axes essentiels pour orienter votre choix.
Conseils pour choisir selon vos besoins
Commencez par définir vos usages : volume de documents à signer, niveau de sécurité requis (simple, avancé, qualifiée), intégration à vos outils existants (CRM, ERP), ou encore la localisation des serveurs (conformité RGPD).
Vérifiez également la conformité au règlement eIDAS si vous opérez en Europe, et privilégiez une solution certifiée. Enfin, comparez l’ergonomie, la flexibilité des workflows et la qualité du support client.
Comment tester un logiciel avant de s'engager ?
La plupart des éditeurs proposent des versions d’essai gratuites ou des démonstrations personnalisées. Profitez-en pour tester le parcours de signature, les options de personnalisation, et la facilité d’intégration avec vos systèmes.
Impliquez les utilisateurs finaux pour évaluer l’intuitivité de l’interface, et vérifiez les modalités de support en cas de besoin. Un bon test permet de valider à la fois l’aspect fonctionnel et l’adéquation avec vos processus internes.
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Sécurité et conformité des solutions de
signature électronique
La sécurité et la légalité d’une signature électronique dépendent d’un cadre normatif strict. En Europe, le règlement eIDAS définit les exigences en matière de signature, tandis que le RGPD encadre le traitement des données personnelles associées au processus de signature.
Niveaux de sécurité selon le règlement eIDAS
En Europe, le règlement eIDAS définit trois niveaux de signature électronique, chacun correspondant à un degré de sécurité différent.
La signature simple convient aux documents à faible enjeu juridique. La signature avancée, plus sécurisée, permet de vérifier l’identité du signataire et de garantir l’intégrité du document. Enfin, la signature qualifiée représente le niveau le plus élevé : elle repose sur un certificat délivré par un prestataire certifié et est reconnue, partout en Europe, comme équivalente à une signature manuscrite.
Conformité RGPD et autres normes
Une solution fiable doit aussi être conforme au RGPD : protection des données personnelles, hébergement sécurisé, et transparence sur leur traitement.
La norme ISO 27001 et le respect des normes sectorielles renforcent encore la fiabilité de l’outil.
Utilisation de la signature électronique
dans différents secteurs
La signature électronique s’impose comme un outil clé pour accélérer les processus, sécuriser les échanges et moderniser la gestion documentaire, quels que soient les secteurs d’activité.
Cas d'usages par secteur
- Ressources humaines : signature de contrats de travail, avenants, et documents administratifs.
- Vente : validation de devis, bons de commande, contrats commerciaux.
- Finance et assurance : signature de documents réglementés, mandats SEPA, souscriptions.
- Secteur public : dématérialisation des procédures administratives et des marchés publics.
- Immobilier : signature de baux, compromis de vente, mandats.
- Juridique : statuts de sociétés, procurations, accords, contrats administratifs.
Facilitation du télétravail et collaboration à distance
La signature électronique est un levier essentiel pour maintenir l’activité à distance. Elle permet aux équipes de signer et faire signer, valider et échanger des documents en toute sécurité, sans contrainte géographique. En télétravail ou en mobilité, les collaborateurs peuvent finaliser des contrats ou valider des décisions sans rupture de processus.
Intégration de la signature électronique dans les processus d'entreprise
Intégrer la signature électronique dans les outils et workflows existants permet aux entreprises de fluidifier leurs échanges et de moderniser leur gestion documentaire.
Amélioration de l'efficacité et de la productivité
La signature électronique réduit les délais de validation, automatise les étapes manuelles et évite les erreurs liées aux processus papier. Résultat : des cycles de décision plus rapides, moins de tâches administratives, et une meilleure collaboration entre services.
Le logiciel de signature électronique s’intègre facilement aux CRM, ERP ou logiciels RH pour un gain de temps immédiat et mesurable.
Logiciel de signature électronique : risques potentiels et atténuation
Comme tout outil numérique, la signature électronique présente certains risques, qu’il est possible de maîtriser grâce à des pratiques adaptées.
Risques liés à l'utilisation de la signature électronique
Les principaux risques incluent l’usurpation d’identité, la falsification de documents ou l’utilisation de solutions non conformes aux normes légales. Une mauvaise gestion des accès ou un manque de traçabilité peuvent aussi compromettre la validité juridique des signatures.
Stratégies pour atténuer les risques
Pour limiter ces risques, il est essentiel d’utiliser des solutions conformes au règlement eIDAS, avec des niveaux de sécurité adaptés (signature avancée ou qualifiée). Il est également recommandé de mettre en place une authentification forte, de former les utilisateurs, et de s’appuyer sur des prestataires certifiés garantissant la traçabilité, l’intégrité des documents et la protection des données.
Logiciel de signature électronique : vos questions
En savoir plus sur les signatures électroniques, la valeur probante et la conformité.
Le logiciel de signature électronique Oodrive Sign est-il gratuit ?
Oodrive Sign est une solution de signature électronique payante qui s’adresse à des professionnels. Toutefois, une offre d’essai gratuit vous est proposée pendant 14 jours. Vous avez également la possibilité de faire une demande de démo directement sur notre site web afin de tester notre outil de signature sécurisé et conforme eIDAS.
Quel est le tarif d’un logiciel de signature électronique ?
Le tarif d’un logiciel de signature électronique dépend du fournisseur, du volume de signatures, des fonctionnalités incluses, des niveaux de signatures, du nombre d’utilisateurs, etc. Les plans tarifaires peuvent être basés sur des abonnements mensuels ou annuels.
La tarification de notre solution Oodrive Sign se fait exclusivement sur devis. Pour obtenir un devis personnalisé en fonction de vos besoins spécifiques, vous pouvez contacter un expert qui sera en mesure de vous fournir des informations détaillées sur les coûts associés à l’utilisation du logiciel.
Dans quels cas peut-on utiliser un logiciel de signature électronique ?
La signature électronique trouve son utilité dans divers contextes pour simplifier et accélérer les processus de signatures. Elle permet de signer à distance différents types de documents : contrats, documents juridiques, compromis de vente, devis, etc. Le logiciel de signature électronique offre la flexibilité de signer en ligne une gamme variée de formats, notamment les fichiers PDF, les documents Word, ou tout autre type de fichier. Cette approche numérique facilite la gestion des transactions et des accords, éliminant ainsi le besoin de signatures manuscrites physiques et permettant une exécution rapide et efficace des engagements contractuels.
Comment faire une signature électronique ?
Pour signer électroniquement un document, il faut utiliser un logiciel de signature électronique (permettant de sceller l’engagement du signataire de manière irrévocable et de garantir l’intégrité du document signé), et s’appuyer sur un certificat électronique fourni par un Tiers de Confiance. Oodrive Sign est donc un logiciel qui vous permet de facilement signer en ligne vos documents, de manière conforme et légale. Pour en savoir plus, découvrez notre page dédiée sur comment faire une signature électronique.
