Productivité
Publié le Juin 08, 2022
Dernière mise à jour 08.06.2022

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Signature électronique et marchés publics : le guide pratique

Pour les entreprises comme pour les autorités administratives, les marchés publics revêtent une dimension stratégique et doivent donc faire l’objet de processus toujours plus souples et sécurisés. Dans cette optique, le gouvernement a progressivement imposé la dématérialisation de la commande publique, obligatoire – depuis fin 2018 – pour l’ensemble des marchés publics supérieurs à 25 000 € HT. Une décision qui apporte son lot d’avantages, notamment en matière de simplicité des procédures et de réduction des coûts, mais qui implique de recourir à une solution adaptée lorsqu’une signature est requise pour les documents digitalisés. Que dit la loi à ce sujet ? Comment apposer une signature électronique sur des documents échangés dans le cadre des marchés publics, et pour quel niveau de sécurité ? C’est ce que nous allons voir.

Dématérialisation des marchés publics : que dit la loi ?

Un marché public est défini par l’ordonnance du 23 juillet 2015 comme un contrat conclu « à titre onéreux par un ou plusieurs acheteurs publics avec un ou plusieurs opérateurs économiques, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services ». En substance, une commande publique réunit donc un acheteur, public ou privé (l’État, une collectivité, un établissement public…) et un opérateur économique (une société, un entrepreneur, un prestataire…) qui participe à un appel d’offres.

Toute personne, physique ou morale, est en droit de se porter candidate à l’attribution d’un marché public. En revanche, la réglementation prévoit l’application de procédures spécifiques, notamment celle-ci : tous les marchés publics dont les montants sont supérieurs ou égaux à 25 000 € hors taxes doivent donner lieu à des échanges de documents par voie dématérialisée. Cela concerne les documents nécessaires à la consultation, les pièces relatives aux offres et aux candidatures, les échanges avec les acheteurs publics (demandes d’informations, négociations, etc.) ainsi que les notifications envoyées suite aux prises de décision (par exemple, pour informer un candidat de l’acceptation ou du rejet de sa proposition). L’ensemble des opérations se déroule sur la plateforme PLACE dédiée aux marchés publics, via un profil acheteur propre à l’organisme concerné.

En deçà de 25 000 € HT, la dématérialisation n’est pas imposée, mais les opérateurs publics peuvent néanmoins choisir de procéder aux échanges en ligne pour une question de simplicité, de fluidité et de coût.

Dématérialisation oblige, la loi prévoit également l’utilisation de la signature électronique lorsque celle-ci est requise pour un document transmis en ligne. Néanmoins, les candidatures comme les offres n’ont pas l’obligation d’être signées, sauf décision imposée en ce sens par l’acheteur. En revanche, la validation de l’attribution du marché public doit, elle, être signée : de façon manuscrite pour les documents imprimés, et de façon électronique pour ceux qui sont transmis par voie dématérialisée. En somme, lorsque la signature est requise, c’est le mode de transmission qui détermine la manière de signer.

Ce que nous allons voir maintenant, c’est ce qu’il se passe lorsqu’une signature électronique est indispensable.

Signature électronique dans le cadre de la commande publique : comment ça marche ?

Dès que la signature électronique devient nécessaire pour signer des documents échangés dans le cadre d’un marché public, à la demande de l’acheteur, la loi dispose que la réalisation de ladite signature doit se faire dans le respect des dispositions prévues par l’arrêté du 22 mars 2019.

Arrêtons-nous un instant sur ce que dit cet arrêté, puisqu’il donne des indications précises quant au processus de signature à adopter pour signer électroniquement les documents relatifs aux commandes publiques. La loi impose, en effet, l’utilisation d’une signature numérique avancée reposant sur un certificat qualifié. Cette signature doit donc remplir deux conditions :

  • elle doit satisfaire aux exigences du règlement eIDAS en tant que signature électronique avancée,
  • et reposer sur un certificat électronique qualifié répondant à une norme au moins équivalente à celle du RGS (Référentiel Général de Sécurité) et délivré par une Autorité de Certification après vérification physique de l’identité du demandeur.

Le recours à une signature électronique qualifiée permet d’associer celle-ci à un signataire spécifique, généralement une personne physique qui peut, ou non, représenter une personne morale.

Pour l’acheteur, c’est un gage de confiance et de sécurité, puisque la signature avancée correspond à l’un des niveaux les plus élevés prévus par le règlement eIDAS. Le certificat, dont l’obtention préalable est obligatoire, lie la signature au signataire de manière univoque, identifie ce dernier de façon indiscutable, et garantit l’intégrité des documents signés en rendant toute modification ultérieure détectable. Enfin, l’utilisation de la signature électronique passe par l’emploi d’un dispositif de création de signature choisi par le signataire titulaire du certificat. Pour finir, notons qu’il revient à l’acheteur de préciser, au sein de son profil, le choix de recourir à la signature électronique, les documents qui doivent être signés, ainsi que l’indication du niveau de sécurité requis (niveau * à *** conforme au RGS). Telles sont les règles à suivre pour participer à des marchés publics dématérialisés.

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