Productivité
Publié le Mai 18, 2022
Dernière mise à jour 18.05.2022

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Cinq conseils pour choisir votre outil de gestion des réunions de gouvernance

Si la pandémie mondiale a considérablement accéléré la transformation digitale des entreprises, elle a également profondément modifié les manières de communiquer et la typologie des échanges au sein de ces organisations. D’après une étude menée par l’Ifop, 51% des réunions se déroulent désormais en ligne. Des chiffres à mettre en parallèle avec la hausse des cyberattaques en 2021 et au premier trimestre 2022. Car aussi étrange que cela puisse paraître, les réunions de gouvernance sont encore le parent pauvre de la sécurité. D’après une étude de Forrester, en Europe, 50% des échanges entre les membres d’une boardroom s’effectuent… Dans le cadre d’une messagerie privée. Bien sélectionner son outil de gestion est donc essentiel pour faciliter, optimiser et sécuriser ce type de réunions. Voici quelques conseils pour ne pas se tromper.

Un outil de gestion qui facilite réellement les échanges et les discussions

Les réunions ont beau se multiplier, faire en sorte qu’elles soient réellement utiles et profitables sur le long terme reste un exercice périlleux. C’est la raison pour laquelle il est important d’être particulièrement attentif à ce que l’outil de gestion de réunion en ligne que vous choisirez facilite réellement les discussions et les échanges, sans pour autant complexifier le quotidien de ceux qui l’utilisent. Un outil intuitif, simple et unique augmentera la pertinence des échanges et permettra à tous de se concentrer sur ce qui compte vraiment. Ainsi, pensez à vérifier que votre solution offre la possibilité de définir un ordre du jour et d’y joindre les documents nécessaires au bon déroulement de la réunion. Il doit également permettre une collaboration rapide et pertinente, par exemple, en permettant d’annoter ces mêmes documents en amont de la réunion. De la même manière, pensez à la gestion des comptes rendus. Rendez à ces documents leur utilité en facilitant leur accès à l’ensemble des parties prenantes.

Vérifiez que la confidentialité des échanges soit respectée

Comme nous l’avons vu, la sécurité et la confidentialité des échanges sont primordiales pour votre entreprise. Ce sujet doit être pris au sérieux, et il est essentiel de vous l’outil que vous choisirez répondent à des exigences fortes. Pour cela, vous pouvez vérifier que les serveurs d’accueil aient reçu une certification de l’ANSSI (l’Agence Nationale pour la Sécurité des Systèmes Informatiques).  De la même manière, l’accès à l’outil de gestion doit répondre aux normes de sécurité les plus strictes : mot de passe unique et compatibilité avec des solutions hardware telles que le FaceID ou le TouchID sont nécessaires. Sachez également que les solutions peuvent s’adapter aux particularités de votre organisation et donc, respecter le règlement interne de votre organisation.

Veillez à accompagner l’organisation des membres de la Board Rom

Trouver un créneau horaire qui convienne à l’ensemble des membres d’une gouvernance peut rapidement ressembler à un parcours du combattant. La moindre disponibilité dans ces emplois du temps déjà chargés est prise d’assaut. Pour faciliter l’envoi des invitations, il est important de choisir un outil de gestion capable d’identifier ces moments opportuns et de les gérer rapidement en cas d’annulation ou de modification.

Par ailleurs, un accès constant et intuitif aux documents des codir, comex et autres conseils d’administration est essentiel pour que chacun de ses membres puisse remplir leurs fonctions efficacement sans perdre de temps. Choisissez un outil qui facilite la gestion des droits de chaque utilisateur mais également celle des documents. C’est le meilleur moyen pour garantir une collaboration fluide et adéquate. Chacun doit être en capacité d’être averti et donc, de recevoir les informations qui le concernent en fonction de son périmètre et de ses responsabilités. Pour cela, un système d’envoi de notifications est indispensable.

Choisissez une solution qui s’intégrera facilement au sein de votre entreprise

Terminé le temps où les solutions se cumulaient et s’additionnaient jusqu’à épuisement des cadres et des collaborateurs. Vos équipes sont habituées à utiliser certains outils, comme Teams ? Facilitez leur la vie en en sélectionnant un qui soit compatible et qui s’intégrera facilement à leur quotidien et à leur organisation. De la même manière, sélectionnez un outil dont l’API vous permettra une intégration fine pour gagner encore en efficacité et en simplicité.

Attirez les dirigeants des prochaines générations

Alors que nous accueillons la nouvelle génération de dirigeants, les salles de conseil sont de plus en plus occupées par les moins de 40 ans. Ces dirigeants sont à l’affût de la technologie et ils sont particulièrement attentifs à l’organisation des structures qu’ils intègrent. Prendre en compte l’ensemble des conseils précédents vous permettra de capter l’attention et de retenir les meilleurs dirigeants de demain.

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