Productivité
Publié le Sep 27, 2014
Dernière mise à jour 27.09.2014

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Quels sont les avantages de la réponse dématérialisée aux appels d’offres ?

La dématérialisation est un moyen qui consiste à effectuer des transactions,  des échanges et des stockages des documents par voie électronique. Les moyens électroniques utilisés pour dématérialiser les documents ne doivent avoir aucun impact sur le contenu et l’authenticité des informations. Un appel d’offres en ligne est devenu courant depuis le 1er janvier 2005. Les PME peuvent envoyer leurs candidatures et offres par voie électronique et les personnes publiques sont dans l’obligation d’accepter une candidature électronique d’après l’Article 56 du Code des Marchés Publics. Et depuis le 1er janvier 2010, les personnes publiques peuvent imposer la réponse électronique. Selon le type de procédure utilisée par les personnes publiques, un appel d’offres en ligne peut être ouvert ou fermé. La réponse des entreprises doit respecter quelques critères suivant deux phases : la « Candidature » et l’« Offre ». La partie « candidature » permet à l’entreprise de se présenter et répondre aux critères de sélection des candidatures. La partie « offre » va permettre à l’entreprise de soumettre son offre à l’acheteur. Ce dernier peut parfois demander aux entreprises l’envoi d’une mémoire technique pour appuyer son offre.

Comment répondre à un appel d’offre en ligne ?

Répondre à un appel d’offre ne s’improvise pas. Il faut un minimum de connaissances et de pratique pour répondre à un marché public car les procédures sont figées. L’appel d’offre, appelé aussi marché public dans le langage des PME, doit être répondu à l’aide des documents contractuels que l’entreprise doit rédiger soigneusement. Appelés généralement « dossier de réponse à l’appel d’offre », ces documents regroupent des déclarations et des attestations comme le Règlement de Consultation (RC), l’acte d’engagement (DC3), les Cahiers des Clauses Particulières (CCP), le Cahier des Clauses Administratives et Financières (CCAP), le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP), le rapport de présentation, le contrat de maintenance mais aussi d’autres informations complémentaires comme le CV, éléments techniques et financiers, plaquette commerciale, etc. Un certain nombre de documents précis est aussi demandé : DC1 (Lettre de candidature et habilitation du mandataire par ses cotraitants), DC2 (Déclaration du candidat), DC3 (L’acte d’engagement), DC4 (Annexe à l’acte d’engagement relative à la présentation d’un sous-traitant ou Acte spécial), NOTI1, NOTI2, etc. L’entreprise doit aussi fournir un certificat électronique de signature dans le cadre d’une réponse à un appel d’offre en ligne pour les marchés publics aux montants supérieurs au seuil de 230 000 euros. Pour les marchés dits « à une procédure adaptée » (MAPA), dont le montant se situe en dessous de 230 000 euros, le recours à la signature électronique des réponses aux offres par voie électronique n’est pas obligatoire.

Réponse à un appel d’offres électronique

D’après l’article 56 du nouveau code des marchés publics, la réponse à un appel d’offres par voie électronique est possible dans le cadre de la dématérialisation des appels d’offres. Et conformément aux dispositions relatives à l’arrêté du 28 août 2006, la réponse dématérialisée aux appels d’offres requiert l’utilisation d’un certificat de signature électronique. Depuis le 1er janvier 2010, conformément à l’arrêté du 12 mars 2007, une réponse dématérialisée aux appels d’offres pouvait exiger par l’entité adjudicatrice. Les pièces nécessaires à la consultation des candidats sont envoyées par le pouvoir adjudicateur dans le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) : le Règlement de la consultation (RC), l’Acte d’engagement, le Cahier des clauses administratives particulières (CCAP), le Cahier des clauses techniques particulières (CCTP), le contrat de maintenance, le questionnaire technique et fonctionnel, et les pièces relatives aux prix. LeDCE comprend ainsi tous les documents que les entreprises doivent connaitre sur l’appel d’offres sur lequel elles vont répondre par voie électronique.

Les avantages offerts par la réponse dématérialisée aux appels d’offres

Les objectifs majeurs de la dématérialisation sont de favoriser l’échange de l’information par voie électronique, rendre les services plus rapides, garantir une meilleure gestion des services et préserver l’environnement. Du côté du pouvoir adjudicateur, les avantages de la dématérialisation sont  la rapidité de la circulation de l’information, l’accès simplifié, l’uniformité des candidatures, la collaboration à la réponse, la diminution des coûts indirects, etc.

Pour ce qui est des avantages offerts par la réponse dématérialisée aux appels d’offres proprement dit, les candidats bénéficient :

  • réduction des échanges de documents
  • suppression des frais de coursiers
  • optimisation de la productivité (réduction des tâches manuelles, confort de la télétransmission, accessibilité des informations à distance, etc.)
  • suppression des frais postaux, de coursiers, de reprographie
  • réduction des risques d’oubli de documents obligatoires, signatures, émargement
  • amélioration de l’image renvoyée aux acheteurs publics

Les outils de réponse électroniques proposent une application qui permet d’éviter les risques d’erreurs administratives sur la procédure de réponse et la gestion de dates de validité. Sur certaines plateformes, le soumissionnaire est appelé directement à intervenir sur une action ciblée grâce à des messages d’alertes.

Les conditions de notification d’un appel d’offre dématérialisé

La notification est une étape de la passation de marché public qui intervient après la signature du contrat entre l’acheteur public et le titulaire du marché l’exécution du marché. Ce n’est qu’après notification que l’exécution commence et que les délais contractuels prennent effet. Dans la procédure d’appel d’offres dématérialisé, le représentant du pouvoir adjudicateur (RPA) signe l’acte d’engagement et procède à la notification après avoir choisi le titulaire du marché alors que dans la procédure du marché négocié, les modalités des offres peuvent être modifiées après des discussions avant que le document soit signé par le RPA.

Point de départ du délai d’exécution

Le marché est notifié au titulaire par l’envoi électronique d’un exemplaire unique certifié conforme du marché que le représentant du pouvoir adjudicateur (RPA) et le titulaire du marché ont dument signé. La notification du marché marque le début du délai d’exécution. En effet, la date de réception de la notification par le titulaire du marché est la date d’entrée en vigueur du contrat et les délais d’exécution sont comptés à partir de cette date. Face à l’importance de la notification dans l’exécution du marché, l’acheteur public demande toujours un accusé de réception pour s’assurer que le titulaire du marché a bien reçu la notification. Toutefois, la date d’entrée en vigueur du contrat peut être postérieure à la date de sa notification si précisée dans les termes du contrat.

Les modalités de la notification

Selon l’Article 81 du Code des marchés publics, l’exécution du marché d’un montant supérieur à 15.000 € HT ne doit pas être réalisée avant la notification du marché. Un marché d’un montant égal ou supérieur à 15.000 € HT ne peut pas faire l’objet d’un commencement d’exécution qu’après notification. Le marché inférieur à ce montant peut par contre être exécuté avant notification.

Pour la passation des marchés selon une procédure formalisée, l’opérateur économique est notifié par une copie du contrat signé par l’autorité compétente et envoyé en recommandé, par remise directe contre récépissé ou par voie électronique avec accusé de réception. L’acheteur public doit impérativement connaitre la date de réception de la notification, car le contrat prend effet à compter de celle-ci. L’envoi électronique de la notification se fait sur le profil d’acheteur.

La notification doit être faite le plus tôt possible après la signature entre l’acheteur public et le titulaire du marché, car ce dernier doit attendre la réception de la notification avant l’exécution du contrat. Le non-respect de ce processus ne confère pas de base juridique sur les prestations exécutées qui dans la foulée pourrait entrainer un refus de paiement.

Sélection du titulaire du marché public

La notification du contrat au titulaire implique le commencement d’exécution du contrat. Avant d’aboutir à ces deux dernières étapes de la passation du marché public et d’appel d’offres, l’acheteur public doit choisir avant tout le titulaire du contrat après examen des offres et informer les autres candidats du rejet de leur offre. Vient ensuite la délibération pour autoriser la signature du contrat, la transmission de la délibération au contrôle de légalité et la signature du contrat.

 

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