La digitalisation des entreprises est en marche… et ce mouvement s’accompagne d’incontournables évolutions réglementaires. La facturation électronique en fait partie, elle est d’ailleurs déjà obligatoire pour l’ensemble des professionnels qui travaillent avec certains marchés. En effet depuis le 1er janvier 2020, les entités qui traitent avec le secteur public sont tenues de transmettre leurs factures au format digital, via une plateforme dédiée (Chorus Pro), et d’employer pour cela une signature numérique. Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur les obligations relatives à la facture électronique, et sur les avantages que les sociétés – surtout les TPE et PME – peuvent en retirer.

Facturation électronique : quelles obligations (actuelles et futures) imposées aux entreprises ?

C’est quoi une facture électronique ?

Une facture électronique n’est pas qu’un simple copier-coller de sa version papier, même si les mentions qui doivent nécessairement y apparaître sont les mêmes !

En réalité, la facturation électronique désigne l’ensemble du processus visant à éditer, transmettre et recevoir une facture exclusivement de manière dématérialisée. Cette facture contient un minimum de données sous forme structurée, ce qui permet de la différencier du format PDF ordinaire (conformément au Code général des impôts, art. 289 bis).

L’obligation de facturer électroniquement ses clients

À ce jour, l’obligation faite aux entreprises d’adresser leurs factures au format électronique est conditionnée au type de marché. En effet, seules les prestations réalisées pour des entreprises du secteur public nécessitent l’émission de factures numériques, transmises via Chorus Pro. Cette obligation s’applique depuis 2020 à toutes les sociétés privées.

Néanmoins, le législateur prévoit l’extension progressive de la facture électronique à l’ensemble des marchés. La loi de finances rectificative pour 2022 (à travers son article 26) rend obligatoire la facturation dématérialisée pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France, suivant un calendrier qui tient compte de la taille des sociétés :

  • À compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
  • À compter du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
  • À compter du 1er janvier 2026 pour les PME, les TPE et les microentreprises.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

La volonté du gouvernement d’imposer la facture électronique dans les échanges commerciaux est motivée par un certain nombre d’avantages. Quels sont-ils ?

Ce que change la facture électronique pour les entreprises

Pour l’ensemble des sociétés, la réforme de la facturation vise à :

  • alléger la charge administrative, de manière à gagner en productivité et à renforcer la compétitivité ;
  • renforcer la lutte contre la fraude, afin de favoriser un écosystème concurrentiel plus loyal ;
  • simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA (via un pré-remplissage des déclarations) ;
  • améliorer la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel, avec des factures hébergées sur des clouds sécurisés, qui garantissent l’identité de l’émetteur et l’intégrité du document ;
  • réduire les coûts (selon BVA/Markess, la facture électronique permet de gagner jusqu’à 75 % sur le coût d’émission – à lire ici).

Les bénéfices concrets de la facturation dématérialisée pour les TPE et les PME

Les TPE, les PME et les microentreprises représentent 99,9 % du paysage entrepreneurial français. Le passage à la facture électronique revêt des avantages propres à cet écosystème, particulièrement exposé à la fraude, aux retards de paiement et aux risques cyber.

Ainsi, au-delà des avantages cités plus haut (et d’un gain global de plus de 4,5 milliards d’euros par an, selon l’évaluation de la loi de finances rectificative), la facturation numérique offre trois garanties majeures aux TPE et aux PME :

  • La conformité avec la réglementation – mentions à intégrer dans les factures et horodatage permettant de certifier l’intégrité des documents.
  • Un contrôle accru sur les délais de traitement et de paiement, pour une gestion optimisée de la trésorerie.
  • Une traçabilité incontestable qui, en cas de litige, équilibre la charge de la preuve – notamment à travers la signature électronique.

Le rôle de la signature électronique dans la sécurisation des factures dématérialisées

Au sein des TPE et des PME, la facture électronique soulève néanmoins des inquiétudes relatives à la sécurité des procédés. Comment garantir l’intégrité d’une facture dématérialisée ? Pour la société réceptrice, comment s’assurer de l’identité de l’émetteur ?

Il est important de comprendre que la conformité d’une facture électronique repose sur trois prérequis :

  • la lisibilité (elle doit être compréhensible par tous),
  • l’intégrité des données (pas de modification possible du document),
  • et l’identité de l’émetteur (via une authentification sécurisée).

Cette triple nécessité implique de recourir à la signature électronique pour émettre des factures au format numérique. Or, il existe une forme de signature spécifiquement adaptée à la facturation électronique : le certificat personne morale, ou « cachet serveur », que l’on peut assimiler à un tampon électronique puisqu’il contient toutes les informations standards à faire figurer sur une facture.

C’est ce que propose Oodrive Sign aux TPE et aux PME grâce à une nouvelle fonctionnalité : un cachet serveur conforme au premier niveau du référentiel général de sécurité (RGS*) et au règlement eIDAS, permettant de signer simultanément de gros volumes de factures en ligne, et de garantir à la fois l’identité de l’émetteur, l’intégrité du document, et l’heure/la date de création de la facture.

A noter que cette fonctionnalité n’est disponible qu’en mode API et nécessite son intégration dans un logiciel tiers complémentaire disponible auprès des éditeurs de logiciels indépendants (ISV) partenaires d’Oodrive.

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