L’AFD adopte Oodrive Work comme solution de partage sécurisée pour ses équipes

agents utilisateurs

Solution déployée

+100

utilisateurs externes

« J’utilise Oodrive Work pour partager tous les types de documents que nous sommes amenés à collecter dans le cadre d’audits avec les commissaires aux comptes. »

Sonia,

en charge du suivi des audits SI

Contribuant à la mise en œuvre de la politique de partenariats internationaux de la France, l’Agence française de développement (AFD) finance et accompagne des projets de développement durable dans 160 pays, pour réduire les inégalités et préserver les biens communs (climat, biodiversité, santé mondiale…).

Cette institution financière publique née en 1941 évolue dans un environnement contraint à la fois par les réglementations des acteurs financiers et bancaires (soumis à l’ACPR), celles des acteurs publics (RGPD, code de la commande publique…), mais également par la grande diversité de ses réalités opérationnelles, notamment à l’international.

Identifier et déployer une solution modulable et accessible permettant aux collaborateurs de partager des informations de nature sensible avec différentes parties prenantes était un pari audacieux, d’autant plus dans un contexte de forte croissance.

Un partage sécurisé, à la demande

En 2016, l’AFD choisit de proposer la solution Oodrive Work à ses agents en tant qu’offre de service, pilotée par la DSI. Les collaborateurs qui en expriment le besoin peuvent alors bénéficier d’un espace Oodrive Work dédié sur lequel ils sont autonomes – tout en conservant le support de la DSI en cas de besoin.

La solution est rapidement adoptée, et remplace avantageusement les innombrables échanges d’e-mails ainsi que d’autres solutions de partage de fichiers parfois volumineux.

Facilité, sécurité et traçabilité

Les cas d’usages sont aussi nombreux que variés :

gestion de projet impliquant des partenaires à distance,
échanges avec des cabinets d’avocats,
organisation de due diligences
ou encore de partage de documents confidentiels dans un cadre réglementaire (conformité RGPD).

Ce qui est apprécié ? La facilité d’utilisation, la sécurité et la traçabilité. « Dans la mise en place d’un projet particulier, les documents confidentiels traités ne pouvaient transiter par des canaux non sécurisés. La DSI nous a proposé cette solution qui convenait parfaitement à nos critères de sécurité. »

« J’avais une problématique de partage de documents dans le cadre d’un projet où le délai imparti était court, avec une équipe de prestataires en full remote situés à 1000 km de Paris. La DSI nous a proposé cette solution. »

Adrien,

Chef de projet

« Oodrive Work est plus pratique et moins encombrant pour la boîte de réception que l’envoi des documents par e-mail », explique Pauline, en charge du département juridique institutionnel. « Les documents sont déjà classés par arborescence, ce qui facilite le travail pour les clients. Cela permet aussi de donner accès à d’autres personnes en interne, au lieu de devoir transférer les informations par email. »

La facilité de prise en main et l’accessibilité aux informations favorisent la coordination entre les acteurs, souvent multiples. « Le partage est transparent et sans discussions supplémentaires. La gestion fine des droits est également un facteur clé : je donne parfois accès à mon espace Oodrive à des consultants et des avocats, principalement pour consultation ou téléchargement de documents uniquement. »

« J’apprécie la facilité d’utilisation, la traçabilité, le contrôle sur les accès et les types d’accès, la possibilité de copier des arborescences complètes en drag and drop. » précise Julie, département de la transformation interne.

Aujourd’hui, une quarantaine d’espaces sont ainsi gérés en autonomie par 60 agents de l’AFD, et plus d’une centaine d’utilisateurs externes ont pu bénéficier de ce service dans des contextes variés.

Les bénéfices d’Oodrive Work

Facilité d’utilisation et gain de temps

L’interface intuitive et l’organisation par arborescence des documents permettent aux collaborateurs de l’AFD de gérer facilement leurs fichiers sans encombrer leurs boîtes de réception, simplifiant ainsi la collaboration.

Sécurité renforcée et
conformité

Solution validée par la DSI, offrant traçabilité complète, gestion fine des accès et protection des données sensibles, tout en garantissant la conformité aux exigences réglementaires, notamment RGPD.

Autonomie et collaboration simplifiée

Oodrive Work offre une gestion autonome des espaces et un partage d’informations fluide, facilitant la coordination entre partenaires, avocats, auditeurs et consultants pour une communication plus efficace.