Plateforme collaborative : un levier essentiel pour booster la productivité d’équipe

Les environnements de travail se sont profondément transformés en l’espace de quelques années. Les entités – publiques comme privées – travaillent désormais de manière décloisonnée et ouverte vers l’extérieur. Les collaborateurs exigent quant à eux une grande flexibilité, permettant de s’affranchir des contraintes horaires et géographiques. À cela s’ajoutent des cybermenaces de plus en plus présentes, qui mettent la sécurité des données au premier plan.

Il est donc désormais nécessaire de se doter d’outils collaboratifs afin de concilier le besoin de flexibilité avec les exigences de productivité et de sécurité de données. L’utilisation d’une plateforme collaborative permet justement de répondre à l’ensemble de ces enjeux. Cet article passe en revue le fonctionnement d’une plateforme collaborative, les avantages à en utiliser une et les critères pour bien choisir un tel outil.

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

Une plateforme collaborative est un outil numérique destiné à fluidifier le travail en équipe et la communication, à la fois entre collaborateurs d’une même entité, mais aussi avec des parties prenantes externes.

Souvent disponible en mode SaaS, une plateforme collaborative est accessible depuis n’importe quel lieu et à tout moment. Les utilisateurs (collaborateurs, partenaires, prestataires, etc.) peuvent travailler de manière synchrone ou asynchrone, en s’affranchissant des barrières géographiques et temporelles.

Plateforme de collaboration, réseau social d’entreprise, digital workplace : quelles différences ?

Une « plateforme collaborative » / « plateforme de collaboration » peut parfois être confondue avec un « réseau social d’entreprise » ou une « digital workplace ». Toutes ces expressions recouvrent pourtant des réalités différentes.

• Une plateforme de collaboration vise principalement à faciliter le travail entre plusieurs parties prenantes. Elle est utilisée pour partager de l’information et gérer des projets en commun.

• Le réseau social d’entreprise se concentre davantage sur la dynamisation de la communication interne et le développement de l’engagement collaborateur. Son objectif premier n’est pas de faciliter le travail par projets.

• Une digital workplace est une solution plus complète, qui réunit l’ensemble de ces fonctionnalités sur une seule plateforme. Elle intègre à la fois le travail collaboratif, la communication interne, la gestion de projet et la gestion des connaissances.

À l’ère du travail hybride et décloisonné, les plateformes collaboratives sont désormais massivement utilisées pour maintenir la continuité des activités professionnelles. Elles se révèlent particulièrement adaptées aux organisations dont les entités sont réparties sur plusieurs sites, celles qui entretiennent de nombreux échanges avec l’extérieur et celles, bien sûr, qui pratiquent régulièrement le télétravail.

Quelles sont les fonctionnalités d’une plateforme collaborative ?

Les plateformes collaboratives offrent un ensemble de fonctionnalités conçues pour faciliter le travail d’équipe, favoriser la communication et le partage d’informations. Ces outils permettent de centraliser les échanges et les ressources au sein d’un environnement sécurisé, accessible tant aux collaborateurs internes qu’aux partenaires externes.

Espaces de travail structurés

Les plateformes collaboratives permettent d’organiser des espaces de travail (publics ou privés) destinés à centraliser les ressources, à faciliter les échanges et à créer des environnements propices à la collaboration entre équipes (en interne, mais aussi avec l’externe). L’objectif est de regrouper par exemple au sein d’un emplacement unique l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’avancement d’un projet.

Certains espaces sont visibles par tous, d’autres sont visibles uniquement par les membres autorisés. Cette flexibilité permet de s’adapter aux différents niveaux de sensibilité des projets.

Partage de fichiers et gestion documentaire

Les plateformes collaboratives répondent aux différents besoins en matière de partage de fichiers.

• Éditer et coéditer en ligne : travailler à plusieurs de manière simultanée sur des documents de travail.
• Partager des fichiers de manière sécurisée : diffuser des fichiers via email, via des liens sécurisés ou des dossiers partagés (sans limite de format ou de taille).
• Définir des droits d’utilisation : paramétrer finement les actions possibles sur les documents (dépôt, consultation, téléchargement, édition).
• Gérer les versions : suivre les modifications et conserver l’historique des documents.
• Tracer les activités : programmer des rapports d’activité pour rester informé des actions effectuées par les utilisateurs.

Communication et gestion des interactions

Les plateformes de travail collaboratif intègrent des outils de communication destinés à favoriser des échanges directs entre les utilisateurs : messagerie instantanée, mentions et notifications (pour attirer l’attention de certaines personnes et les alerter sur des actions à réaliser), commentaires et feedbacks, etc.

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Gestion de projet et de tâches

Les plateformes collaboratives intègrent également des fonctionnalités de gestion de projet. L’objectif : favoriser une gestion transparente et efficace des projets, permettant à chaque personne impliquée de comprendre clairement ses responsabilités et ses délais.

• Planifier et organiser le travail : définir les tâches, les échéances et les responsabilités.
• Visualiser l’avancement : suivre la progression des projets via différentes vues.
• Prioriser les activités : hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur échéance.
• Partager les responsabilités : attribuer des rôles.
• Valider les documents : créer des circuits de validation.

Sécurité et conformité, les piliers d’une collaboration sécurisée

Au-delà des fonctionnalités dédiées à la collaboration, ces plateformes doivent intégrer différents mécanismes de sécurité.

• Gestion fine des droits d’accès : contrôler précisément qui peut voir, modifier ou partager chaque ressource.
• Traçabilité des actions : enregistrer l’historique des modifications et accès aux documents sensibles.
• Signature électronique intégrée : permettre la validation formelle de documents avec valeur probante.
• Protection des données : garantir l’intégrité et la confidentialité des informations partagées.
• Conformité réglementaire : assurer le respect des normes et directives en vigueur (RGPD, règlement eIDAS, NIS2, etc.).

Ces dispositifs de sécurité sont particulièrement importants pour les organisations manipulant des données sensibles, telles que les administrations, les établissements de santé ou encore les entités soumises à des obligations réglementaires strictes.

Les plateformes collaboratives proposent généralement différents types d’outils et de fonctionnalités. Les plus fréquents sont les suivants :     Stockage, partage et co-édition de documents, Messagerie instantanée, Intégration avec la messagerie professionnelle, Visioconférence et audioconférence, Groupes de travail, Gestion de projet, Planification de tâches, Annuaire.

Quels sont les avantages d’une plateforme collaborative ?

Les plateformes collaboratives apportent de nombreux bénéfices aux organisations qui les déploient.

Centralisation et accessibilité de l’information

L’environnement professionnel actuel est caractérisé par une surabondance d’informations. Les plateformes collaboratives jouent un rôle essentiel pour contenir ce flot d’informations, en centralisant l’ensemble des données, documents et échanges au sein d’un espace de travail. Les informations sont mieux structurées, tout en étant facilement accessibles.

Amélioration de la productivité et optimisation des ressources

L’un des avantages majeurs de la plateforme collaborative réside dans sa capacité à augmenter la productivité des équipes. Les collaborateurs réduisent le temps passé à la recherche d’informations, et peuvent ainsi se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. La communication en temps réel facilite la résolution des problèmes, et les outils de gestion de projet intégrés optimisent l’allocation des ressources et le suivi des délais. Ces gains d’efficacité contribuent à une amélioration de la productivité.

Grâce à des outils de gestion de projet et de tâches, les équipes peuvent mieux organiser leur travail et réduire les confusions concernant les objectifs ou les responsabilités de chacun. Cette clarification des rôles et des attentes contribue directement à la réussite des projets.

Facilitation du travail à distance grâce à la collaboration en ligne

Les plateformes collaboratives jouent un rôle essentiel dans le travail à distance et l’organisation du travail hybride. Elles maintiennent le lien entre des collaborateurs dispersés géographiquement, permettant aux équipes de rester productives et connectées, peu importe leur lieu de travail (bureau, domicile, co-working, etc.).

Renforcement de la sécurité des données et des échanges

Toutes les structures, et particulièrement celles appelées à manipuler des données sensibles, intègrent désormais des préoccupations en matière de sécurité. L’utilisation d’une plateforme collaborative constitue une réponse concrète à cet enjeu, puisque les données sont centralisées au sein d’un environnement protégé, avec un contrôle fin des droits d’accès et une traçabilité des actions réalisées sur les fichiers.

Comment choisir une suite collaborative ?

Voici différents éléments à prendre en compte pour choisir une suite collaborative.

Définir ses besoins

Si toutes les organisations ont désormais besoin d’outils de collaboration en ligne, certaines peuvent en revanche avoir des cas d’usage spécifiques (collaboration externe, gestion de contenus sensibles, etc.), des exigences en matière d’hébergement ou d’intégration avec les outils existants (suite bureautique déjà utilisée, CRM, ERP, applications métiers, etc.). Étudier l’ensemble de ces besoins est une étape indispensable.

Prendre en compte la sécurité des données

Certaines plateformes collaboratives présentent des garanties particulières en matière de protection des données : certification ISO 27001, qualification SecNumCloud de l’ANSSI, approche Security-By-Design, etc.

La localisation de l’hébergement est également un critère essentiel à prendre en compte. Les suites collaboratives souveraines, hébergées en France, assurent une totale confidentialité des données, qui se retrouvent ainsi protégées contre les lois extraterritoriales.

S’attacher à l’ergonomie de la plateforme

L’adoption d’une plateforme collaborative dépend également en grande partie de sa facilité d’utilisation et de prise en main. Une interface intuitive, des fonctionnalités simples et complètes favorisent l’appropriation de ce genre d’outil par les collaborateurs.