Productivité
Publié le Juil 06, 2022
Dernière mise à jour 06.07.2022

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Améliorez votre processus d’onboarding grâce à la signature électronique !

La signature électronique s’installe progressivement dans les organisations, en raison de ses multiples avantages : gain de temps, réduction des coûts, sécurité accrue par rapport à la signature manuscrite… Mais l’on oublie trop souvent de préciser que c’est également un outil d’onboarding très puissant. À la fois parce que la signature à distance simplifie les formalités associées au processus de recrutement, puis d’intégration, et parce qu’elle véhicule une bonne image de l’entreprise – de quoi renforcer sa marque employeur. Focus sur l’onboarding et sur les bénéfices d’une solution de signature électronique pour intégrer vos nouveaux talents plus efficacement !

L’onboarding, une procédure essentielle en entreprise

Comment intégrer les nouveaux collaborateurs ? La question est d’importance. Le processus d’intégration est, en effet, un préalable essentiel pour qu’un employé tout juste recruté puisse prendre ses marques, pour qu’il soit formé avec efficacité aux outils maison, mais aussi pour qu’il appréhende au mieux l’organisation de l’entreprise, son fonctionnement, et ses valeurs.

C’est quoi, l’onboarding ?

Ce processus, c’est ce qu’on appelle « l’onboarding » : l’embarquement des nouveaux employés dans l’avion-entreprise. Une étape déterminante qui démarre pendant le recrutement, à compter de la signature d’une promesse d’embauche, et qui court jusqu’à ce que le nouvel arrivé se sente parfaitement à l’aise dans son environnement de travail – sur le plan matériel, opérationnel et, bien sûr, humain. Une période parfois longue qui nécessite de créer (et de maintenir) du lien, d’accompagner, de soutenir et d’impliquer les salariés novices.

Pourquoi l’intégration des collaborateurs est-elle si importante ?

Ce parcours a l’avantage d’aider les collaborateurs à s’intégrer et à prendre leurs marques, et de réduire drastiquement le risque de départ impromptu. C’est aussi une manière de booster l’efficacité, de favoriser la performance dès la prise de poste, en réduisant au maximum la courbe d’apprentissage en vertu d’une prise en charge bien pensée.

Il est donc plus que souhaitable d’assurer à vos nouveaux collaborateurs un embarquement réussi… Et, sur ce point, la signature électronique constitue un levier de réussite majeur !

Identification et intégrité : deux bonnes raisons d’adopter la signature électronique

L’onboarding est forcément synonyme de paperasse, de formalités administratives et de documents (innombrables) à signer. Des obligations qui commencent avec le processus de recrutement, et qui se poursuivent tout au long de l’engagement des collaborateurs, bien au-delà de la période d’intégration.

Pourquoi la signature électronique est-elle intéressante à ce stade ? Parce qu’elle présente deux avantages susceptibles de faire pencher la balance de son côté :

  • L’identification sans équivoque du signataire, par le biais d’un processus d’authentification plus ou moins poussé en fonction du niveau de garantie associé à la signature (simple, avancée ou qualifiée) et à la nécessité d’obtenir, au préalable, un certificat électronique.
  • La garantie de l’intégrité du document signé, grâce à un mécanisme qui « scelle » ce dernier à l’instant T de la signature afin d’empêcher toute modification et toute altération ultérieures.

Deux raisons qui expliquent pourquoi la signature à distance jouit d’une valeur probante équivalente à celle de la signature manuscrite – et d’une sécurité bien supérieure. De quoi simplifier grandement la procédure d’intégration des nouveaux venus.

De l’intégration réussie au renforcement de la marque employeur : comment la signature à distance optimise vos processus d’entreprise

La simplification des démarches associées à l’intégration des nouveaux collaborateurs est, en effet, l’un des bénéfices majeurs apportés par la signature électronique. Grâce au socle de sécurité décrit plus haut, vous avez la possibilité d’émettre et de faire signer une promesse d’embauche et/ou un contrat de travail en ligne en toute sérénité. Pas besoin de faire venir le candidat sur place pour une banale signature. Plus de temps perdu à imprimer, envoyer par courrier, scanner, archiver… et mille autres tâches fastidieuses autant que chronophages.

Ces formalités sont accomplies en un clin d’œil, tout comme l’ensemble des signatures indispensables à une prise de poste : accord de confidentialité, documents relatifs à la prévention des risques professionnels, attestation de remise du matériel, contrat de mutuelle et prévoyance, charte informatique, annexe au contrat pour le télétravail, etc. Tout ce qu’il faut pour assurer aux nouveaux collaborateurs un démarrage réussi (et confortable) au sein de l’entreprise.

Des bienfaits qui dépassent (de loin) l’onboarding

Mais l’intérêt d’un outil de signature à distance ne se limite pas à la phase d’intégration : les avantages de cette solution se font sentir tout au long de la période d’engagement des collaborateurs, puisque vous pouvez faire signer tout type de document interne par ce biais.

Pour les ressources humaines, c’est un gain de temps bienvenu. Une solution comme Oodrive Sign embarque une fonctionnalité de création de modèles prédéfinis à remplir automatiquement avec des informations personnalisées (grâce aux « Smartfields »), propose d’envoyer des rappels aux signataires et de suivre le processus de signature en temps réel, etc.

Plus globalement, la signature électronique contribue à améliorer l’expérience des collaborateurs au jour le jour (prise en main aisée de l’outil, accès depuis n’importe où à l’aide d’une simple connexion web…) et à renforcer l’image de l’entreprise – sa marque employeur. Une manière, donc, de montrer un visage innovant et plus attractif, de se différencier des autres organisations, et d’attirer l’attention de nouveaux talents à recruter. Un cercle vertueux rendu possible par la seule signature à distance !

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