Les structures hiérarchiques et les stratégies d’organisation du travail ne sont pas immuables. L’essor fulgurant des nouvelles technologies et des suites collaboratives a par exemple permis d’accompagner une transformation profonde en matière d’organisation du travail.
Le modèle hiérarchique traditionnel semble avoir fait son temps, et les organisations privilégient désormais des structures horizontales permettant de partager l’information et de mutualiser les compétences.
C’est dans ce contexte qu’a émergé le travail collaboratif, au point de devenir un modèle d’organisation du travail incontournable, privilégiant la communication, la coordination et la transversalité. Le travail collaboratif s’appuie sur l’utilisation d’outils de collaboration en ligne, destinés à fluidifier et sécuriser les échanges. Pourquoi et comment encourager et sécuriser le travail collaboratif ? C’est tout l’enjeu de cet article.
Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
Le travail collaboratif est un modèle d’organisation du travail qui se caractérise par deux aspects principaux :
- Une structure organisationnelle qui s’affranchit du modèle hiérarchique traditionnel, fait tomber les silos, privilégie la communication ouverte, la transversalité et le partage fluide de l’information, notamment grâce à la collaboration en ligne.
- Une stratégie d’organisation visant à développer l’intelligence collective afin d’atteindre des objectifs communs. Elle s’appuie pour cela sur la mutualisation des compétences, le partage des connaissances et la promotion de la responsabilité partagée plutôt qu’individuelle.
Cette nouvelle manière d’organiser le travail s’est particulièrement développée grâce à l’adoption de plateformes et solutions collaboratives, au point de faire de la « digital workplace » un nouveau standard en matière d’environnement de travail. Au-delà des outils numériques, l’avènement du travail collaboratif représente un changement profond dans la stratégie, la culture et le fonctionnement d’une organisation.
Quels sont les avantages du travail collaboratif ?
En prenant le contre-pied des modèles traditionnels, le travail collaboratif est source de nombreux bénéfices.
Productivité accrue
En mutualisant les compétences et en mettant en commun les connaissances des différentes équipes, le travail collaboratif est de nature à optimiser la productivité. Les informations étant centralisées au sein d’une plateforme collaborative, elles sont faciles d’accès. Les équipes peuvent mener leurs projets de manière plus efficace et prendre de meilleures décisions, y compris lorsqu’elles sont décentralisées.
La collaboration sécurisée
Partagez, modifiez et annotez vos contenus sensibles dans un environnement de confiance.
Agilité renforcée
À l’inverse des modèles d’organisation du travail reposant sur des structures hiérarchiques et rigides, le travail collaboratif favorise l’agilité. Il transforme ainsi en profondeur la capacité d’une entreprise à réagir et à s’adapter aux différents changements auxquels elle se retrouve confrontée. Les niveaux de validation étant moins nombreux et les structures plus souples, les équipes sont en mesure de proposer et mettre en œuvre des solutions plus rapidement. Cette réactivité et cette agilité sont particulièrement précieuses dans le contexte actuel, caractérisé par des successions de crises.
Innovation et créativité stimulées
En décloisonnant les équipes et en favorisant les échanges transversaux, le travail collaboratif crée un environnement de travail propice à l’éclosion de l’innovation et de la créativité. Les projets et les problématiques se nourrissent d’une diversité de points de vue et d’expériences. De nouvelles idées et des solutions plus créatives peuvent émerger plus facilement dans un tel environnement.
Engagement collaborateur amélioré
Le travail collaboratif est également source de motivation et d’engagement. Avec des piliers comme le partage d’informations, la transversalité et l’agilité, il répond aux attentes des collaborateurs en matière de transparence et d’implication dans les décisions.
Sécurité des données et collaboration sécurisée
Un environnement de travail collaboratif bien pensé intègre des dispositifs de sécurité robustes permettant de protéger les données de l’entreprise. Alors que les collaborateurs pouvaient être amenés à travailler en silos dans certains modèles organisationnels, chacun utilisant des outils différents, le travail collaboratif favorise l’utilisation d’outils communs, interconnectés et sécurisés.
Comment optimiser le travail collaboratif ?
Développer efficacement le travail collaboratif repose sur différents piliers.
S’affranchir de l’organisation hiérarchique traditionnelle
Les modèles hiérarchiques traditionnels ne sont plus adaptés aux formes de travail collaboratif. Les organisations plus horizontales, qui valorisent la transversalité, s’y prêtent bien mieux.
L’évolution du management est également l’une des conditions indispensables au développement du travail collaboratif. Les managers ont tout intérêt à sortir d’une posture de contrôle pour endosser un rôle d’animateur, encourageant l’autonomie de chacun. Les processus de décision doivent également être simplifiés (plus fluides, moins longs).
Se doter d’outils de collaboration sécurisés
À l’ère du travail hybride et de la collaboration transversale, la mise en place d’un environnement numérique sécurisé est une condition non négociable au développement du travail collaboratif. Les entreprises doivent pour cela se doter d’outils collaboratifs (digital workplace) garantissant la sécurité et la confidentialité des données échangées. Il est essentiel que le partage de fichiers sensibles et les réunions stratégiques se tiennent au sein d’un environnement sécurisé, créant ainsi une véritable « bulle de confiance ».
Les impératifs de collaboration en ligne et de sécurité des données sont tout à fait compatibles, à condition d’opter pour des suites collaboratives intégrant les mesures de sécurité essentielles, sans sacrifier l’expérience utilisateur. Cette question de la sécurité est d’autant plus cruciale que les collaborateurs peuvent être amenés à échanger avec de nombreux interlocuteurs externes à leur organisation.
Mettre en place une communication transparente
La fluidité et la qualité des échanges sont au cœur d’une collaboration efficace. La stratégie de communication doit combiner différents canaux, tout en favorisant les échanges et le partage d’information informels. La variété des outils collaboratifs actuels (intranet, chat, visioconférence sécurisée, etc.) répond tout à fait à ce besoin.
3 éléments à retenir sur le travail collaboratif
- Le travail collaboratif est un modèle d’organisation du travail reposant sur des piliers comme la transversalité et la communication. Il privilégie la mutualisation des compétences et le partage d’informations pour atteindre des objectifs communs plutôt qu’individuels.
- Particulièrement populaire et propulsé par l’utilisation croissante de plateformes collaboratives, ce modèle d’organisation du travail est source de productivité, d’innovation, d’engagement et d’agilité.
- Mettre en place un environnement de travail collaboratif réellement efficace implique de faire évoluer ses pratiques, notamment de transformer en profondeur son modèle organisationnel, de favoriser concrètement la communication et de se doter d’outils de travail sécurisés.
