Collaboration en ligne : 4 facteurs de développement en entreprise

11 conseils clés pour une dématérialisation réussie de vos réunions de gouvernance

#Productivité 23.02.2016 3min

Confidentialité, sécurité et efficacité sont les principales problématiques mises en exergue par les instances de gouvernance :

Préserver la confidentialité des échanges

Les Comités de Direction, Conseils d’Administration et de Surveillance constituent des instances clés au sein d’une entreprise. On y échange des informations déterminantes, qui influent tant sur les axes de développement de la société que sur les équipes : définition de la stratégie commerciale ou marketing, prise de décisions financières ou organisationnelles, suivi des investissements, gestion des crises, etc.

Favoriser les communications

Au-delà d’une problématique évidente de confidentialité, l’engagement des collaborateurs est également un défi majeur pour les dirigeants et administrateurs d’entreprise : ils doivent ainsi créer un cadre propice à des débats fructueux et permettre à tous les collaborateurs d’intervenir, malgré les agendas chargés ou la distance géographique. Or, sans dispositif de communications unifiées, cette démarche peut générer une grande perte de temps et de performance : attente entre deux réunions, transfert de mails et documents d’un terminal à l’autre, transports, etc.

Comment, alors, choisir un système adapté à cette nouvelle organisation ?  Comment accompagner l’Entreprise dans ses transformations numériques? Quelles sont les étapes à respecter et les critères essentiels à prendre en compte ?

Voici 11 conseils pour vous guider :

  1. Choisissez une solution dédiée

Il existe aujourd’hui d’excellentes solu­tions de partage généralistes adaptées aux professionnels. Mais en optant pour une solution spécialisée dans l’organisa­tion de réunions, vous vous assurez de bénéficier des outils les plus adaptés pour gagner en efficacité.

  1. Gardez le contrôle des accès

Optez pour un logiciel qui offre une authentification forte.

  1. Veillez au chiffrement des données

Pour une sécurité optimale, les données doivent être chiffrées à l’aide d’un algo­rithme puissant, à tout moment de leur cycle de vie, aussi bien lors du stockage que lors des transferts. Si vos impératifs de confidentialité l’exigent, vous devez pouvoir recourir à un HSM (Hardware Security Module).

  1. Optez pour une solution indépendante du réseau de l’entreprise

En choisissant une solution en mode SaaS, vous pourrez placer vos données les plus critiques et sensibles sur des serveurs totalement indépendants du réseau interne de l’entreprise, garantissant ainsi une confidentialité optimale.

  1. Centralisez vos documents

Optez pour une solution qui vous permet de réunir l’ensemble des documents associés à chaque réunion au sein d’un même espace protégé. Vous éviterez ainsi des échanges peu sécu­risés par e-mail ou courrier et limiterez le risque de perte ou de vol de données confidentielles.

  1. Assurez-vous de l’intégrité  des documents

Les documents ne doivent pas être alté­rés lorsqu’ils sont stockés au sein du logi­ciel, afin de conserver la même valeur légale que des documents papier. La solution choisie doit donc intégrer des fonctionnalités permettant une traça­bilité optimale des accès et des actions effectuées sur l’interface.

  1. Encouragez et facili­tez les échanges

Au-delà des documents eux-mêmes, votre solution dédiée à l’organisation de réunions doit permettre à chaque participant de disposer d’outils pour échanger : chat, module de vote, etc. Ces outils doivent être intuitifs pour une prise en main rapide et sans contrainte.

  1. Simplifiez le travail de préparation

Annoter des documents, les consulter hors connexion, autant de fonctionna­lités qui permettent de préparer plus facilement les réunions des Comités de Direction, des Conseils d’Administration ou de Surveillance, y compris en situa­tion de mobilité.

  1. Optez pour une sécurité mobile optimale

Vérifiez que la solution choisie offre des options de sécurité mobile adaptées aux risques spécifiques de ces périphériques : code de sécurité au lancement de l’application, effacement à distance en cas de perte ou de vol de la tablette, etc.

  1. Protégez-vous grâce au cadre législatif européen

Choisissez un prestataire qui n’est pas soumis au Freedom Act améri­cain (anciennement « Patriot Act ») et qui héberge vos données en Europe. Vous bénéficierez ainsi des meilleures garanties en matière de protection des données.

  1. Vérifiez la fiabilité de votre prestataire

Est-il présent sur le marché depuis longtemps ? Possède-t-il des équipes structurées ? Est-il titulaire de certifications qui prouvent son engagement en faveur de la sécurité ? Les centres d’hébergement où il conserve vos données offrent-ils des garanties suffisantes quant à leur protection ?