Quels sont les avantages de la signature numérique pour les services juridiques ?

Avec la démocratisation de la signature électronique, les professions réglementées du droit voient leurs processus bouleversés : on parle de « Juridique 4.0 ». La signature électronique représente pourtant une réelle opportunité d’accélération et de fluidification. Explications.

Selon une enquête sur l’évolution des usages de la signature électronique en France, réalisée en janvier 2021 par YouGov, des entreprises avaient déjà adopté une solution de signature électronique depuis le début de la crise sanitaire. Parmi elles, 49 % l’utilisaient pour parapher des documents réalisés dans le cadre de ventes et 41 % pour des documents liés aux ressources humaines.

Quels sont les bénéfices de la signature électronique pour un service juridique ?

L’utilisation de la signature électronique au sein d’un service juridique ­— que ce soit pour une entreprise, pour un cabinet d’avocat ou autre — présente de nombreux avantages.

La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite en France et en Europe depuis le 13 mars 2000. En septembre 2017, un décret vient préciser que seule la signature électronique qualifiée est l’équivalent d’une signature manuscrite.(décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017) Dans le cadre de la commande publique, une signature électronique avancée répond à ces conditions.

La pratique, de mieux en mieux encadrée et sécurisée, est également gérée au niveau européen. La réglementation eIDAS (Electronic identification and trust services) est une réglementation européenne. Elle encadre et uniformise l’utilisation de la signature électronique par les services juridiques, de toutes les entités amenées à les utiliser.

L’eIDAS divise la signature digitale en 4 niveaux de sécurité.

  • Les signatures électroniques de niveau 1 : elles concernent les documents légaux que les signataires n’ont aucun intérêt à nier l’existence. On parle ici, des contrats d’assurance de santé ou d’habitation voire d’automobile. La sécurité est assurée par un service de double vérification (SMS avec un code, etc.)
  • Les signatures électroniques de niveau 2 : elles concernent les tractations impliquant un plus grand nombre de personnes, comme un courtier mandaté par le client. Plus de parties forcent à plus de contrôle. Ainsi, pour un contrat d’assurance, de prévoyance ou d’épargne, il faut confirmer son identité avec une photocopie de ses papiers légaux (passeport, carte d’identité, etc.)
  • Les signatures électroniques de niveau 3 : ici s’appliquent les mêmes règles que pour les signatures électroniques de niveau 2, à la seule différence que dans ce cas, le client signe un certificat qualifié.
  • Les signatures électroniques de niveau 4 : il s’agit du niveau de sécurité le plus élevé. La souscription à un contrat, peu importe lequel, est contrôlée puisque les données sont plus sensibles. On contrôle davantage l’identité des parties impliquées. La signature électronique de niveau 4 implique également la création d’un certificat durable de signature. L’idéal pour les professions réglementées.

Une réglementation européenne claire sur le sujet n’est pas le seul avantage à la signature électronique pour les services juridiques. En effet, cela permet de prouver l’intégrité d’un document, grâce à l’horodatage et l’identification du signataire. En d’autres termes, il est impossible de falsifier un document, d’expliquer qu’il a été modifié après la signature et que les champs remplis ont été altérés.

Enfin, la signature électronique présente un autre intérêt non négligeable pour le service juridique, celui de gagner du temps. Plutôt que de planifier une rencontre, d’envoyer les documents, d’attendre les retours signés, etc. Les avocats procèdent bien plus rapidement et de façon dématérialisée. Cela permet d’avoir un retour en quelques minutes/heures, et surtout une traçabilité.

La signature électronique : pour quel(s) document(s) juridiques ?

Mais pour quels types de documents juridiques la signature électronique est-elle adaptée ? À vrai dire : à peu près tous. En effet, il est possible de capitaliser sur cet outil, pour :

  • Ses contrats commerciaux : que l’on parle de contrat fournisseur, de contrat de vente ou de contrat de sous-traitance, la signature électronique est idéale pour les professions réglementées afin de faire avancer les affaires.
  • Les ressources humaines : le service RH ou recrutement peut utiliser la signature électronique pour échanger avec les nouveaux arrivants et les faire signer en amont les promesses d’embauches ou les contrats de travail. La signature numérique a une vraie valeur juridique !
  • Vie des sociétés : qu’il s’agisse de PV, de PV d’assemblée générale et d’autres documents impactant la vie sociale et citoyenne, les mairies, les centres d’impôts et les préfectures peuvent utiliser les signatures électroniques.
  • Opérations de croissance externe : le service juridique d’une banque ou d’un acteur externe peut utiliser la signature électronique pour les accords d’achats d’actions, pour les accords de vente de ces mêmes actions, facilitant la vie économique et l’investissement.

On remarque que la signature électronique, aujourd’hui, s’utilise sur tous les types de supports, à condition que les besoins spécifiques liés à la sécurité des données (client, entreprise, tiers) soient respectés.

Comment réussir la mise en œuvre d’un processus de signature électronique dans son service juridique ?

Mettre en place un processus de signature électronique au sein du service juridique de son entreprise, notamment lorsqu’on évolue au sein d’une profession réglementée, est assez simple.

La première étape consiste à mettre sur pied une « contrathèque ». Ce lieu facilement accessible centralise l’ensemble des types de contrats dématérialisés avec lesquels votre entreprise a pour habitude de travailler.

Ces documents, prenons ici l’exemple de devis, contrats de vente, factures, etc. pourront ensuite être envoyés à votre clientèle, vos partenaires en vue d’être clôturés à l’aide d’une signature électronique. Les contrats, signés et renvoyés, doivent ensuite rejoindre votre banque de données centralisées, permettant à vos équipes d’en suivre l’évolution.

Concernant une facture électronique, les services de comptabilité pourront savoir quelles sont les factures payées, les factures impayées, les factures relancées ou en phase de recouvrement. L’objectif est de faciliter le suivi de l’évolution du contrat afin de s’assurer que l’ensemble des échéances imposées et des objectifs fixés soient respectés.