La commande publique connaît depuis plusieurs années un processus ambitieux de dématérialisation.
L’objectif : apporter davantage de fluidité et de sécurité dans les procédures de passation des marchés publics, autant pour les acteurs publics que pour les opérateurs économiques.
Les procédures relatives au déroulement des marchés publics sont balisées et doivent respecter différentes étapes.
Quels éléments doivent figurer dans un marché public ? Depuis la préparation du marché et du cahier des charges jusqu’à la signature de l’acte d’engagement, quelles sont les grandes étapes à connaître pour lancer efficacement un marché public ? Quelles sont les obligations et les opportunités en matière de dématérialisation des marchés publics ? Oodrive fait le point.
Qu’est-ce qu’un marché public ?
Un marché public est avant tout un contrat dont les règles sont encadrées par une procédure spécifique.
Les marchés publics sont lancés par les structures publiques, principalement les services de l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics et les entreprises publiques.
La procédure donne lieu à la signature d’un contrat entre l’acheteur public et l’opérateur économique (l’entreprise) retenu à l’issue de la consultation.
Les règles de la commande publique sont régies par le Code des marchés publics.
La procédure n’est pas la même en fonction des montants engagés (« seuils ») et du type de commande (travaux, fournitures ou services).
Il existe différents types de procédures :
- Marché sans publicité ni mise en concurrence préalables (en cas d’urgence, par exemple)
- Marché à procédure adaptée (Mapa)
- Procédures formalisées : appel d’offres (ouvert ou restreint), procédure avec négociation, dialogue compétitif
Les obligations ne sont pas les mêmes en fonction du type de procédure, mais il reste malgré tout un élément commun à tous les marchés publics : l’acheteur public doit pouvoir communiquer de manière fluide et sécurisée avec les entreprises candidates.
Étape 1 : Définir le projet et les besoins
Cette première étape vise à décrire précisément la nature et l’étendue des besoins.
Elle est particulièrement importante, car elle permettra aux entreprises de bien comprendre l’objet de la consultation et d’y répondre de manière pertinente.
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Cette définition des besoins permet également à l’acheteur public d’estimer de manière précise le montant du marché public et donc de déterminer la procédure applicable en fonction du seuil.
Étape 2 : Rédiger les documents de la consultation
L’acheteur public doit ensuite rédiger l’ensemble des documents nécessaires au déroulement de la consultation (« dossier de consultation des entreprises » ou « DCE ») :
- Avis d’appel public à la concurrence
- Règlement de consultation
- Documents financiers
- Cahier des clauses administratives générales (CCAG)
- Cahier des clauses techniques générales (CCTG)
- Cahier des clauses particulières (CCP)
- Acte d’engagement : signé une fois le marché attribué, il fixe les engagements réciproques entre l’acheteur public et l’entreprise retenue.
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Les entreprises candidates sont particulièrement attentives à certains éléments : présentation du contexte, déroulement de la consultation, possibilité ou non de négocier, budget, critères de sélection des candidats et pondération des notes, calendrier, etc.
Toutes ces informations leur permettent de mieux comprendre le contexte dans lequel est lancé le marché public et donc de mieux structurer leur offre.
Étape 3 : Diffuser le dossier de consultation des entreprises
Quelles sont les obligations en matière de dématérialisation ?
Une fois le dossier de consultation finalisé, l’acheteur public doit le diffuser afin de le porter à la connaissance des opérateurs économiques (appelés « soumissionnaires »).
Dans le cadre de la démarche de dématérialisation des marchés publics, les acheteurs publics sont encouragés à diffuser les documents de la consultation sur une plateforme de dématérialisation (et à réceptionner les candidatures par ce même canal).
Cette dématérialisation est une obligation pour les marchés publics dont le montant est supérieur ou égal à 40 000 € HT.
Les acteurs publics doivent dans ce cas utiliser une plateforme de dématérialisation appelée « profil d’acheteur ».
Cette plateforme leur permet de mettre les documents de la consultation à la disposition des entreprises par voie électronique et de réceptionner de la même manière les offres présentées par les entreprises.
La dématérialisation concerne :
- Les documents nécessaires au déroulement de la consultation,
- Les pièces relatives aux offres et aux candidatures (documents à remplir par les entreprises),
- Les échanges entre l’acheteur public et les entreprises candidates (demandes d’informations, négociations, par exemple),
- Les notifications envoyées aux entreprises candidates (pour informer les candidats de l’acceptation ou du rejet de leur offre, par exemple).
À noter : si la dématérialisation des échanges n’est pas obligatoire pour les marchés dont le montant est inférieur à 40 000 € HT, les acheteurs publics peuvent tout à fait la mettre en place pour simplifier et fluidifier les échanges avec les soumissionnaires.
Que propose Oodrive pour dématérialiser les procédures de commande publique ?
La solution de collaboration Oodrive Work permet aux acteurs publics de fluidifier et sécuriser leurs échanges dans le cadre de leurs procédures de marchés publics.
Oodrive Work offre la possibilité de :
- Mettre le dossier de consultation à disposition des soumissionnaires de façon sécurisée et de faciliter son téléchargement,
- Ouvrir un espace d’échanges sécurisé entre la direction des achats et les différents soumissionnaires,
- Faciliter et sécuriser l’envoi des dossiers de réponse par les entreprises candidates,
- Horodater l’activité dans l’espace d’échanges (téléchargement du dossier de consultation, dépôt des réponses).
Étape finale : Signer le marché public
Après avoir reçu et étudié les différentes candidatures, l’acheteur public doit choisir l’offre économiquement la plus avantageuse, en s’appuyant sur les critères fixés dans le dossier de consultation.
Une fois son choix arrêté, l’acheteur public et l’entreprise retenue doivent signer un acte d’engagement.
Afin de faire gagner du temps aux deux parties et de sécuriser la signature, il est possible d’avoir recours à une solution de signature électronique pour signer l’acte d’engagement.
Le recours à la signature électronique n’est pas obligatoire. Il revient à l’acheteur public de préciser dans le dossier de consultation s’il exige ou non la signature électronique.
Si c’est le cas, il doit forcément s’agir d’un de ces deux types de signature :
- Signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié et répondant aux exigences du règlement eIDAS
- Signature électronique qualifiée
Oodrive Sign, solution de signature électronique à valeur probante, est utilisée par des acteurs publics pour signer l’acte d’engagement dans le cadre de leurs consultations publiques.
En plus de réduire les délais d’attribution des marchés publics, son utilisation garantit l’intégrité et l’authenticité des documents.
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Les 3 points à retenir pour lancer efficacement un marché public :
- Formuler précisément son projet et ses besoins permet aux entreprises de répondre de manière pertinente à la consultation.
- Diffuser de manière dématérialisée le dossier de consultation fluidifie les échanges avec les entreprises candidates.
- Opter pour la signature électronique de l’acte d’engagement sécurise le processus de passation d’un marché public jusqu’à son étape finale.
