Ajoutez de la flexibilité dans vos process de signature avec le parapheur électronique

Le paraphe en bas de page des contrats signés est présent dans notre culture depuis bon nombre d’années.

Avec la transformation digitale des entreprises, nombreux sont les acteurs qui dématérialisent et digitalisent leur activité. Mais quelle est véritablement la valeur juridique du paraphe ?

La signature électronique s’installe à son tour dans notre quotidien. Qu’advient-il du célèbre paraphe dans un contexte où de plus en plus d’entreprises optent pour la signature digitale de leurs documents ? Ont-ils toujours leur place dans nos contrats ?

De l’utilité de parapher un contrat papier : définition

D’après sa définition juridique, le « paraphe » est :

un signe manuscrit, consistant le plus souvent dans l’apposition la signature partielle (initiales des nom et prénoms) des personnes parties à un contrat qu’elles apposent au bas de chacune des pages. Le paraphe a deux fonctions, la première est d’assurer que chacun des signataires ne s’est pas contenté de signer la dernière page mais qu’il a lu l’acte en entier, la seconde est d’éviter l’ajout ou la destruction des pages intermédiaires après la signature de l’acte.

À l’ère des contrats papiers, on est d’accord que le paraphe sert à prouver que le signataire a eu accès et a lu toutes les pages du documents. De plus, le paraphe rend le contrat immuable.

La fin du papier, place à la signature électronique

La signature électronique quant à elle, permet de faire signer de façon digitale à valeur légale et probante tous types de documents. Par le biais de la signature électronique, on signe un document intégralement en une seule fois.

En donnant son consentement pour un contrat, le signataire valide le moindre espace, la moindre virgule du document.

Ainsi, une fois le contrat signé par toutes les parties, les certificats contenus dans le document permettent de figer ce dernier.

Votre signature électronique

Fluidifiez et facilitez vos échanges avec une signature électronique conforme et sécurisée.

En effet, toute modification post-signature d’un contrat signé électroniquement fait alors perdre au document sa valeur juridique. Il n’est donc pas possible de modifier un contrat qu’on aura signé électroniquement.

L’inscription d’un paraphe en bas de page a-t-elle toujours une valeur juridique ?

Avec le procédé de la signature électronique, on peut donc affirmer que la valeur juridique du paraphe est obsolète. Cependant, nos habitudes persistent et le paraphe semble encore rassurer les entreprises et les clients.

Le logiciel de signature électronique, Oodrive Sign, intègre un parapheur électronique. Cette option apporte à notre offre de confiance numérique, une brique fonctionnelle de gestion des process de signature.

Mais qu’entend-on par parapheur électronique ? Quels sont les bénéfices pour les administrations et les entreprises qui choisissent ce type de solution ?

Le parapheur électronique au sens de l’arrêté du 22 mars 2019 (relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique) est un outil disposant de fonctions autorisant, au moins, le regroupement de documents à valider ou signer, la signature d’un même document par plusieurs signataires, sans en altérer l’intégrité, que l’utilisation soit locale ou en ligne.

Le texte précise que chaque signature doit pouvoir être vérifiée indépendamment des autres.

Gain de temps et meilleure traçabilité des documents

En d’autres termes, le parapheur électronique est un outil collaboratif qui permet, à un voire plusieurs processus métier, de soumettre des documents à validation et à la signature des personnes définies dans le cycle de vie des documents en question.

Les bénéfices de ce type de solution sont clairs : gain de temps de traitement des documents (automatisation du processus de soumission du document et de son retour) mais également traçabilité et meilleur suivi des documents.

La collaboration sécurisée

Partagez, modifiez et annotez vos contenus sensibles dans un environnement sécurisé.

Initialement, le parapheur était utilisé dans le secteur public. Le but était de mutualiser les documents à signer entre les services de l’administration.

Cela a permis de mettre fin à la traditionnelle séance quotidienne de signature à la chaine.

Avec le parapheur électronique, un élu peut signer à n’importe quel moment de la journée, entre deux rendez-vous, à distance tout en permettant à d’autres membres de son équipe de suivre le cycle de vie des documents.

Selon des circuits prédéfinis et basés sur l’organigramme, le document circule de façon totalement dématérialisée et est visé ou signé électroniquement par des utilisateurs désignés.

Chaque action est enregistrée et tracée. Il est possible de savoir précisément à chaque instant où se trouve le document dans le circuit de validation, par qui il a été vu ou signé et par qui il doit encore être validé ou signé.

Aujourd’hui, le parapheur n’est pas plébiscité uniquement dans les administrations. Cet outil s’adapte à des utilisations très différentes, que ce soit au sein des administrations (télétransmission de documents au contrôle de légalité, envoi de mandats de paiement au Trésor Public, etc) ou des entreprises (gestion du courrier entrant et sortant, gestion des documents internes, liquidation de la facture, etc).

Répondre aux exigences métier de chacun

Notre parapheur électronique s’appuie sur une infrastructure à clés publiques (PKI). Un utilisateur, un participant ou un signataire peut ainsi disposer d’un certificat électronique, pour consulter, valider ou signer les documents inclus dans le parapheur.

Les actions telles que le dépôt, la modification, le visa, la signature ou l’envoi de documents sont enregistrées, ce qui garantit la traçabilité et la valeur probatoire.

Oodrive Sign offre donc une meilleure flexibilité dans les processus de signature afin de répondre aux exigences métiers de tous ses clients.

Une nouvelle brique fonctionnelle grâce au parapheur électronique

Oodrive déploie des services d’identification électronique et de confiance numérique, conformes aux exigences techniques élaborées par l’ANSSI, au RGS (opérateur de certification RGS***) ainsi qu’au règlement européen eIDAS.