Productivité
Publié le Oct 10, 2014
Dernière mise à jour 10.10.2014

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Qu’est-ce que la synchronisation de fichiers ? Quels impacts pour le travail collaboratif et la mobilité ?

Au sein d’une entreprise qui utilise plus d’un PC, d’une tablette, d’un smartphone ou d’un quelconque autre appareil portable, il est possible de vouloir disposer des mêmes données sur chaque machine. Evidemment, ce partage de contenus exige que toute modification réalisée sur un fichier soit visible sur les autres appareils. Pour assurer ce transfert de fichiers qui permet de retrouver toutes les modifications apportées aux données sur différents types d’appareils à partir du disque dur d’un ordinateur de bureau ou d’un ordinateur personnel, il est tout simplement recommandé d’opter pour un logiciel de synchronisation de fichiers.

Qu’est-ce que la synchronisation de fichiers ?

La synchronisation se présente comme un processus qui permet de faire correspondre, c’est-à-dire conserver à l’identique, les contenus de deux ou plusieurs emplacements de stockage. Ainsi, lorsqu’un utilisateur ajoute, supprime ou modifie des données sur un fichier depuis un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, une tablette ou encore un smartphone, tous ces ajouts, suppressions et modifications seront directement répercutés sur les autres  supports gérés par le logiciel de synchronisation.

Concrètement, supposons qu’il y a deux endroits A et B, la synchronisation des données veut que les modifications, les ajouts ou les suppressions effectués à l’endroit A soient reportées à l’endroit B suivant un processus défini. Ainsi, si deux utilisateurs consultent chacun les données synchronisées, ils pourront avoir les mêmes informations.

En fait, la synchronisation des données est une combinaison d’un copier-coller et d’un téléchargement qui est effectué automatiquement par un programme.

Synchronisation unidirectionnelle et bidirectionnelle

En informatique, la synchronisation peut être unidirectionnelle ou bidirectionnelle. La différence réside dans le sens où la duplication des données se fait.

Lors d’une synchronisation unidirectionnelle, la duplication des mises à jour effectuées se fait dans un sens unique c’est-à-dire les modifications réalisées sur l’endroit A sont transcrites à l’endroit B mais celles effectuées à l’endroit B n’affectent pas les données enregistrées à l’endroit A.

Par contre, lors d’une synchronisation bidirectionnelle, la transcription des modifications se fait dans les deux sens c’est-à-dire peu importe l’endroit ou la modification est effectuée, elle sera toujours reproduite vers l’autre endroit.

Mais quoi qu’il en soit, la synchronisation des données est toujours effectuée avec une infrastructure réseaux et un programme de synchronisation. Ce qui permet de placer les emplacements de stockage à des endroits éloignés et d’avoir les mêmes données sur chacun de ces endroits.

Les protocoles de transport utilisés en synchronisation de fichiers

Les protocoles de transports utilisés lors de la synchronisation de fichiers assurent l’automatisation du téléchargement ainsi que du copier-coller. Ces protocoles sont installés entre les différents supports de stockage qui peuvent être présents dans les périphériques afin de permettre la copie et le transfert des fichiers.

Ces fichiers se présentent généralement sous différents formats dont des images, des vidéos ou des sons ou encore des fichiers informatifs. Quant aux périphériques, ils peuvent être un lecteur multimédia relié au réseau Internet par Wi-Fi ou ethernet.

Comment maintenir vos informations synchronisées?

Les outils de synchronisation de fichiers figurent aujourd’hui parmi les moyens les plus efficaces et les plus fiables pour créer, de partager mais aussi de modifier des fichiers de travail et ce, depuis et vers différents emplacements. Ainsi, de nombreuses sociétés se tournent vers ces applications web et mobiles de synchronisation mais aussi de Cloud Computing qui leur permettent de sauvegarder leurs données dans des conditions optimales.

Quels processus utiliser pour la synchronisation des informations ?

Pour assurer la synchronisation des informations entre des supports différents, le moyen le plus fiable mais aussi le plus efficace est de faire appel aux services de prestataires de services spécialisés.

En effet, pour les entreprises soucieuses de travailler sur la version la plus récente de leurs fichiers depuis n’importe quel emplacement, les outils de synchronisation leur sont de grande utilité. Grâce à ces outils dédiés au travail collaboratif, tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent travailler, modifier mais aussi sauvegarder depuis leur PC fixe ou leur appareil mobile un même dossier.

En quoi consiste le principe du Cloud Computing ?

Traduit littéralement par informatique dans les nuages, le Cloud Computing se présente comme l’utilisation de serveurs distants pour l’externalisation de données. Permettant aux entreprises de stocker mais aussi de sauvegarder leurs données à distance, le Cloud Computing offre la possibilité de synchroniser les fichiers sur de nombreux appareils mais aussi de les partager entre les collaborateurs.

Accessibles  partout et en tout moment, les services ou les applications informatiques et sur Internet proposés par les opérateurs en Cloud Computing permettent de profiter d’un gain de temps considérable tandis que les logiciels en ligne sont automatiquement et régulièrement mis à jour par l’éditeur qui assure la sécurisation des données.

De plus, le Cloud Computing peut également être considéré comme une solution économique car les services en ligne proposés par les opérateurs peuvent être ajustés selon les besoins des clients.

Comment la synchronisation de fichiers améliore-t-elle la productivité ?

Dans une entreprise, il est parfois important que plusieurs utilisateurs différents puissent accéder aux mêmes informations pour faciliter la prise de décision ou pour améliorer la productivité de l’entreprise. Et la synchronisation des données répond à ce besoin.

Par ailleurs, elle offre aussi à l’entreprise une sauvegarde des données puisque, de principe, les données d’un utilisateur sont dupliquées sur un autre emplacement de stockage pour qu’il puisse les consulter sur un autre point d’accès de l’entreprise.

En outre, dans un projet qui nécessite l’intervention de plusieurs groupes, la mise à jour en temps réel des données sur les différents emplacements de stockage améliorerait la productivité et permet au chef de projet de voir l’évolution du projet ainsi la prise de décision est rapide et réaliste.

La synchronisation de fichierss offre une grande mobilité. En effet, avec cette technique, disposer d’un PC pour consulter ces données n’est plus une obligation. Avec les téléphones ou un autre périphérique portable, comme les PDA, il est par exemple possible de consulter tous ses fichiers professionnels.

 

Du côté de la direction informatique

Auprès de chaque entreprise, les services responsables de la gestion informatique doivent toujours assurer le contrôle total de chaque donnée pouvant être consultée, modifiée ou partagée aux collaborateurs. De nombreux critères à personnaliser et qui permettent d’offrir un maximum de sécurisation aux données.

La localisation des données doit également être suivie par le service informatique qui opte également pour un enregistrement automatiquement des éventuels changements sur les serveurs de l’entreprise.

Synchronisez vos données en temps réel

Deux solutions peuvent être adoptées pour synchroniser les données en temps réel : les applications web et les logiciels de synchronisation ou application de bureau.

Généralement, les applications web permettant de synchroniser les données sont incluses dans les services de synchronisation des Cloud. Ces applications font correspondre les données se trouvant sur le Cloud avec ceux des équipements connectés à Internet quand des modifications des données partagées y sont sauvegardées. Les modifications apportées sur un fichier dans un dossier sont automatiquement enregistrées et les mises à jour sur les autres équipements sont également faites. L’accès aux données partagées sur le Cloud peut se faire même avec un téléphone mobile et diverses applications se chargeront de les lire sur le Web.

Quant aux applications de bureau, il suffit d’installer le logiciel qui synchronisera les fichiers en local ou sur un autre réseau privé. Ces logiciels ne sont pas tous payants, il y en a qui sont distribués sous licence « Shareware et Freeware ». En général, ces logiciels permettent de garder plusieurs versions des fichiers remplacés, de définir un emploi du temps pour la synchronisation de fichiers, de compresser ou d’encrypter les fichiers. Mais ils offrent aussi la possibilité de synchroniser les données avec les disques durs externes, les serveurs et le site FTP.

 

Partage de fichiers sécurisé

A part l’accessibilité et la mobilité, la synchronisation de fichiers permet de contrôler le partage de données sensibles et de prévenir la perte des données grâce à un mot de passe sécurisé. Si un utilisateur autorisé a modifié un document depuis son terminal, le document sera automatiquement synchronisé sur le cloud. La synchronisation favorise ainsi le partage de fichiers entre collaborateurs et par conséquent, la productivité de l’entreprise.

Limites de la synchronisation des données

Par contre, si le but est de permettre aux utilisateurs d’accéder en même temps aux mêmes données, la synchronisation des données n’est pas la bonne technique à utiliser. En effet, lorsqu’un fichier est modifié par un utilisateur à un point d’accès, les autres utilisateurs sont bloqués et ne peuvent pas l’utiliser car cela produirait un conflit lors de la synchronisation.

Pour permettre l’utilisation des données simultanément, le mieux est d’opter pour une technologie « client/serveur ».

 

10 raisons de choisir une solution de synchronisation et de partage de fichiers hébergée en France

En adoptant une solution de synchronisation ou de partage de fichiers, toutes vos données sont stockées dans des serveurs distants situés dans un datacenter, un centre d’hébergement hautement sécurisé. Libre à vous de choisir un datacenter implanté en France ou à l’étranger. Cependant, nous vous donnons 10 bonnes raisons de conserver vos données dans l’Hexagone.

  1. Respect de la législation en vigueur

En optant pour un datacenter français, vous vous assurez de ne pas aller à l’encontre des normes européennes relatives au transfert des données.

  1. Des données protégées par la loi

La loi européenne est très stricte en matière de confidentialité des données. Les données personnelles ne peuvent pas être transférées hors de l’UE sans l’autorisation de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), ni la signature d’un contrat de transfert.

  1. Eviter d’être soumis au Patriot Act américain

La Patriot Act est une loi anti-terroriste américaine adoptée peu après les attentats de 2001. Elle autorise les agences gouvernementales à accéder aux données d’une personne suspectée de terrorisme à son insu, ce qui met en péril les informations à caractère confidentiel.

  1. Proximité

La proximité permet de se rendre physiquement au centre d’hébergement pour connaître le site où sont hébergées vos données.

  1. Une meilleure transparence

La proximité offre une plus grande transparence, car vous pouvez vérifier par vous-même les dispositifs mis en place par le prestataire pour protéger vos données.

  1. Un climat de confiance

En collaborant avec un prestataire français, il est plus facile d’instaurer un climat de confiance, une condition essentielle à votre tranquillité.

  1. Une meilleure disponibilité

Décalage horaire, jours fériés : en hébergeant vos données à l’étranger, la réactivité de votre prestataire est généralement plus longue.

  1. Se concentrer sur son cœur de métier

En sachant que vous respectez la législation en vigueur et que votre interlocuteur se trouve près de vous, vous pouvez vous concentrer davantage sur votre cœur de métier.

  1. Création d’un réseau de proximité

En choisissant un datacenter français, vous devenez acteur de l’économie locale. Vous pouvez tisser des liens plus facilement à niveau local (ou régional) et ainsi étendre votre réseau.

  1. Sceau « Made in France », gage de qualité

Quel que soit le secteur d’activité, le « Made in France » est un gage de qualité et une valeur sûre qui s’exporte très bien.

 

Logiciel de synchronisation de fichiers, ce qu’il faut prendre en compte

En milieu professionnel, il est souvent nécessaire de se partager des données entre collaborateurs. Il est également possible de vouloir accéder à ces données à l’extérieur de l’entreprise et d’utiliser tous les fichiers de l’enseigne en tous lieux.

Avec l’avancée des technologies informatiques, les logiciels de synchronisation de fichiers permettent aujourd’hui de partager les dossiers d’une entreprise entre un ordinateur de bureau et des appareils mobiles comme les smartphones, les tablettes ou encore les ordinateurs portables. En effet, le processus de synchronisation permet aux collaborateurs de travailler, de modifier ou de sauvegarder sur un même dossier depuis leur PC et de sauvegarder la version la plus récente des fichiers enregistrés.

Devant les nombreuses solutions de synchronisation proposées par différents prestataires, il est tout de même conseillé d’être attentif à quelques critères afin de bien choisir le logiciel qui corresponde aux besoins des utilisateurs.

Vérifier la sécurité et la confidentialité des données

Les fuites d’informations peuvent représenter de réels dangers pour une entreprise. Au moment de choisir un logiciel de synchronisation de fichiers, il est donc nécessaire de bien vérifier les systèmes de sécurité ainsi que l’engagement du prestataire sur la confidentialité des données. A cet effet, il est recommandé de vérifier les technologies utilisées par le prestataire en termes de sécurité de stockage, de sécurité de transfert, de sécurité de partage, de réversibilité mais aussi d’horodatage.

La situation géographique où sont implantés les serveurs du service doit également être vérifiée sachant qu’en France, les droits d’utilisateurs sont garantis par des réglementations légales alors qu’aux Etats-Unis, le « Parriot Act » peut exiger le fournisseur à transmettre les données d’une entreprise aux autorités.

Opter pour une capacité de stockage adéquate

En termes de capacité de stockage, les fournisseurs de logiciels de synchronisation mettent souvent à la disposition de leurs clients de nombreuses offres dont généralement un petit volume de stockage gratuit et d’autres volumes payants proposés souvent sur la base d’un abonnement annuel. Il est donc conseillé de bien définir les besoins de l’enseigne pour choisir la meilleure offre qui pourrait lui convenir.

Toutefois, comme les besoins d’une entreprise peuvent évoluer avec le temps, les opérateurs peuvent proposer des forfaits avec une plus grande capacité de stockage et à des tarifs concurrentiels.

Interface et accessibilité

Bien que pratiquement tous les logiciels de synchronisation ne nécessitent aucune maintenance technique, les utilisateurs doivent également être certains de pouvoir consulter et modifier les fichiers en toute facilité. Le choix d’un logiciel qui propose une interface dédiée et d’une grande simplicité d’utilisation est donc recommandé. A cet effet, il suffit de faire un petit tour sur les sites comparateurs de ces logiciels ou alors sur les forums de discussions où le sujet peut être abordé pour avoir des idées sur la qualité de l’interface et du mode d’utilisation de chaque logiciel.

Selon les besoins des clients, certains logiciels de synchronisation peuvent proposer des applications mobiles téléchargeables sur différents supports et systèmes d’exploitation. Android, iOS, BlackBerry, Windows Phone, … à chaque plateforme peut convenir un logiciel de synchronisation.

 

Mise en place de la synchronisation de fichier dans le cadre d’une stratégie cloud

Depuis quelques, le Cloud Cumputing est considéré comme une alternative particulièrement appréciée pour son côté pratique en matière de sauvegarde de fichiers.  Ne nécessitant qu’une simple connexion Internet pour transférer les dossiers dans un serveur dédié, le Cloud permet de profiter de nombreux avantages tels que la sécurité des données, leur authenticité ou encore leur intégrité.

Par ailleurs, pratiquement tous les prestataires de services de sauvegarde de fichiers en ligne proposent dans leur offre la synchronisation de fichier. En effet, le principe de la synchronisation repose sur l’opportunité de pouvoir disposer en temps réel des mêmes fichiers ou répertoires avec les dernières modifications effectuées sur la source sur d’autres supports à partir du code de l’utilisateur.

Avantages de la synchronisation de fichiers dans une stratégie Cloud

Il est vrai qu’une stratégie Cloud est considérée comme une solution qui permette de mettre en un lieu sûr et sécurisé un grand volume de fichiers. Particulièrement appréciée par les PME ainsi que les grandes firmes afin d’assurer la continuité de leurs affaires en cas de panne technique, d’incendie ou de vol, les services proposés par les prestataires spécialisés dans le Cloud permettent d’éviter les pertes financières ou encore les pertes de temps qui auraient été allouées à la remise en place des données stratégiques.

Pour permettre à ces entreprises de profiter encore pleinement de leurs données, la synchronisation de fichiers se présente comme un service complémentaire particulièrement apprécié par les firmes où certains collaborateurs peuvent être amenés à de fréquents déplacements et doivent en tout temps et partout avoir accès aux dernières versions des fichiers de l’entreprise.

En effet, avec la synchronisation de fichiers, il est possible de pouvoir disposer des mêmes fichiers depuis n’importe quel appareil avec connexion Internet et de choisir de classer certains dans des répertoires privés ou sur des emplacements ouverts au grand public.

Permettant ainsi de sauvegarder les fichiers à distance mais aussi de les synchroniser entre plusieurs ordinateurs, smartphones et/ou tablettes, ces services proposés par des prestataires spécialisés dans le Cloud s’effectuent automatiquement et en toute transparence.

 

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