À retenir : les 8 grands avantages de la signature électronique
1. Gain de temps et de productivité. La signature électronique permet de signer un contrat en quelques heures au lieu de plusieurs jours, libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Sécurité des données et conformité. La signature électronique repose sur des processus sécurisés. La conformité, l’authenticité et l’intégrité des documents signés sont garanties.
3. Accessibilité. Utilisable à tout moment et depuis n’importe quel lieu, la signature électronique affranchit les signataires des contraintes géographiques et temporelles.
4. Qualité de l’expérience utilisateur. La signature électronique se caractérise par une grande facilité d’utilisation, avec un suivi en temps réel du statut des documents.
5. Réduction des coûts. La signature électronique élimine les dépenses liées à l’impression, aux fournitures de bureau, à l’affranchissement postal et au stockage physique des documents.
6. Fiabilité et traçabilité. Chaque signature génère un dossier de preuve. Les documents sont automatiquement sauvegardés.
7. Automatisation et fluidité des processus métiers. La signature électronique s’intègre dans une stratégie de dématérialisation permettant d’automatiser les processus de bout en bout.
8. Compétitivité et modernisation. L’adoption de la signature électronique est un marqueur de modernisation. Elle améliore l’image de marque et répond aux besoins actuels de fluidité, rapidité et sécurité.
D’après un rapport produit par Oodrive et OpinionWay sur le sujet de la signature électronique publié en 2024, 83 % des dirigeants considèrent le gain de temps comme le premier bénéfice lié à cette pratique, mais il est loin d’être le seul. Sécurité des données, gain de temps ou encore productivité renforcée pourraient également être cités. Quels sont les différents avantages de la signature électronique ? Oodrive, éditeur d’une solution de signature électronique souveraine et sécurisée, liste les 8 principaux avantages de cette pratique.
1. Gain de temps et de productivité
La signature électronique change la donne en matière de productivité. Ne nécessitant ni impression ni envoi postal, elle permet de signer ou faire signer un contrat en seulement quelques minutes, sans avoir besoin de se déplacer physiquement. Les personnes impliquées dans le processus de signature peuvent alors se consacrer à d’autres tâches.
2. Sécurité des données et conformité
Sécurité et conformité sont considérées comme des piliers de la signature électronique, qui repose sur des processus robustes, garantissant l’authenticité des signataires et l’intégrité des documents. Une fois signés via une signature électronique, les documents ne peuvent plus être modifiés.
La France et l’Union européenne ont établi un cadre juridique solide en matière de signature électronique. Les articles 1366 et 1367 du Code civil accordent à la signature électronique la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Le règlement européen eIDAS en définit les règles d’usage, ainsi que la reconnaissance légale. Cette conformité est cruciale pour l’adoption de la signature électronique par les organisations.
3. Accessibilité
Utilisable à tout moment et depuis n’importe quel lieu, la signature numérique est une pratique particulièrement accessible. Elle nécessite simplement une connexion internet et un appareil connecté (smartphone, tablette ou ordinateur). Certaines solutions de signature électronique fonctionnent même en mode « hors ligne ». Cette accessibilité affranchit les signataires des contraintes temporelles et géographiques. La signature de contrat en ligne est possible à tout moment, y compris en situation de mobilité.
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La crise du Covid-19 a mis en lumière l’intérêt de la signature électronique pour assurer la continuité des activités, en particulier dans le secteur public.
4. Qualité de l’expérience utilisateur
La signature électronique se caractérise par une grande facilité d’utilisation. Elle ne nécessite aucune compétence technique particulière, les différentes étapes de signature numérique étant intuitives et fluides.
Les logiciels de signature électronique permettent de suivre en temps réel le statut des documents (non lu, signé, en cours de validation). Les utilisateurs bénéficient ainsi d’une transparence totale sur le processus. Cette simplicité contribue d’ailleurs à générer une grande satisfaction chez les utilisateurs, qui ne peuvent tout simplement plus envisager de retour en arrière après avoir commencé à utiliser la signature électronique.
5. Réduction des coûts
La réduction des coûts constitue également l’un des grands avantages de l’utilisation de la signature électronique. Ces économies proviennent de la suppression des coûts liés à l’impression (papier, encre, maintenance des imprimantes), aux fournitures de bureau, à l’affranchissement postal et au stockage physique des documents. La gestion documentaire papier nécessite des espaces de rangement, du mobilier et des fournitures spécifiques, dont les coûts ne sont pas neutres.
6. Fiabilité et traçabilité de la signature électronique
Chaque signature de document au format électronique engendre la création d’un dossier de preuve. Celui-ci contient toutes les informations nécessaires pour démontrer l’authenticité et l’intégrité des documents. L’horodatage garantit la date et l’heure exactes de la signature.
Une fois signés, les documents sont automatiquement sauvegardés et archivés au format électronique. Cet archivage électronique élimine les risques de perte. La fiabilité et la traçabilité des documents sont considérablement renforcées par rapport aux processus papier.
7. Automatisation et fluidité des processus métiers
L’adoption de la signature électronique s’intègre bien souvent dans une stratégie globale de dématérialisation et de digitalisation, permettant d’automatiser et de fluidifier les processus métiers. Le recours à des API permet d’interfacer la signature électronique avec les logiciels existants de l’entreprise (SIRH, CRM, etc.), de l’intégrer de manière transparente et sans friction avec les workflows déjà en place. Cette interconnexion permet d’automatiser les processus de bout en bout, depuis la création des documents jusqu’à leur archivage.
D’après le rapport produit par Oodrive et OpinionWay relatif à la signature électronique, 76 % des organisations constatent même une simplification de leurs processus après adoption.
La signature électronique s’adapte aux enjeux du public comme du privé, aux spécificités sectorielles. Différents niveaux de signature sont possibles en fonction des besoins métiers et de la sensibilité des données : la signature simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée.
8. Compétitivité et modernisation
L’adoption de la signature électronique tend à devenir un marqueur de modernisation et de compétitivité pour les entreprises, à tel point que son usage s’accélère. Parce qu’elle permet de répondre aux besoins de fluidité, de rapidité et de sécurité qu’exigent aujourd’hui les clients, fournisseurs et partenaires, la signature électronique voit son usage s’intensifier, au point de créer un effet d’entraînement.
Cette modernisation améliore l’image de marque et la réputation des organisations qui s’en saisissent, aussi bien dans les secteurs public que privé. Elle constitue une réponse simple et concrète aux enjeux d’innovation et d’amélioration continue.
La signature électronique n’est plus une option. Elle est appelée à devenir, dès 2025, un véritable standard.
