Entreprise européenne de défense, MBDA a adopté la solution de signature électronique Oodrive dans le contexte de la pandémie de Covid-19.
L’entreprise a progressivement déployé la solution au sein de différents départements à commencer par les Ressources Humaines et les Achats.
Un choix qui lui a permis d’amener davantage de fluidité et de sécurité dans ses différents processus de signature, au-delà de la dématérialisation.
MBDA est une entreprise leader dans le domaine des missiles, regroupant environ 14 000 collaborateurs répartis en France, au Royaume-Uni, en Italie, en Allemagne et en Espagne. Son objectif principal est de garantir la souveraineté et la liberté des nations en fournissant des solutions sécurisées dédiées. MBDA utilisait déjà la solution Oodrive Work pour le stockage et le partage de ses fichiers sensibles.
Le projet de mise en place d’une solution de signature électronique permettant de signer des documents de manière sécurisée et efficace, déjà en réflexion, s’est accéléré dans le contexte de la crise sanitaire.
La solution recherchée devait pouvoir garantir la sécurité et la souveraineté des données, être conforme aux normes européennes et éliminer les pratiques à risque (une signature apposée au format image sur un document, par exemple).
Une solution de signature électronique qui s’adapte à différents cas d’usage
Le projet a débuté par un recueil de besoins auprès des différents métiers. Une étape qui a permis d’identifier des cas d’usage ainsi que les secteurs d’activité intéressés par la solution.
Le choix de MBDA s’est porté sur la solution Oodrive Sign pour les raisons suivantes :
- Conformité à la réglementation eIDAS pour garantir l’intégrité, l’authenticité et la valeur juridique des documents.
- Confidentialité : utilisation de la notion de périmètre pour segmenter les accès entre les différents départements.
- Personnalisation de la solution afin de coller aux processus métiers avec des signatures électroniques et des workflows permettant de réduire le délai de signature.
- Sécurité : solution de signature électronique européenne sur un hébergement qualifié SecNumCloud pour ne pas dépendre d’une solution américaine soumise au Cloud Act et autres lois extraterritoriales.
Le processus de déploiement de la solution pour les différents cas d’usage a été validé par les responsables de la sécurité de MBDA.
La signature électronique : votre nouvel allié
Fluidifiez et facilitez vos échanges avec une signature électronique conforme et sécurisée
Initialement déployée auprès des Ressources humaines, l’utilisation de la signature électronique s’est ensuite étendue à d’autres services.
Ressources humaines
Le service des Ressources humaines utilise la signature électronique, principalement pour les contrats de travail.
Les équipes Oodrive ont fait preuve d’une grande réactivité dans la mise en place des API Oodrive Sign en lien avec Workday permettant ainsi une automatisation du processus pour gérer la refonte de la convention de la métallurgie.
Plus de 1500 documents, comprenant des avenants au contrat de travail pour certains salariés, ont été signés électroniquement.
Service Achat et Supply Chain
Une vingtaine de personnes, localisées sur différents sites en France, utilisent la signature électronique pour des processus liés aux achats et à la chaîne d’approvisionnement.
Santé Sécurité Environnement (SSE)
Plus de 200 personnes, notamment les donneurs d’ordre, initient des plans de prévention pour les sous-traitants.
La signature électronique facilite ce processus important dans le domaine de la santé, de la sécurité et de l’environnement.
Florian Deshayes, Project Manager Collaboration Solutions chez MBDA : « L’intégration de la signature électronique Oodrive Sign au sein des différents services montre bien la facilité avec laquelle l’outil a pu être déployé. Son adoption rapide a permis à MBDA d’optimiser des processus, d’automatiser des tâches, d’améliorer l’efficacité globale des différents métiers et usagers, tout en étant conforme aux normes de sécurité et de réglementation en vigueur. »
L’adoption de la solution par les différents métiers et la conduite du changement qu’elle implique ont été facilitées par :
- Une préparation minutieuse, comprenant la définition des besoins, la collecte des retours des métiers,
- L’implication des métiers dans le processus pour assurer une adoption rapide et une utilisation effective de la solution.
- Un déploiement initial de la solution pour des cas d’usage simples,
- Un élargissement progressif du champ d’application à d’autres services et cas d’usage.
Quels sont les bénéfices de la mise en place de la signature électrique chez MBDA ?
Gain de temps et efficacité
L’adoption de la solution Oodrive Sign a permis de réduire considérablement les délais de signature :
- Réduction d’une semaine du processus de signature des contrats de travail,
- Gain de 2 à 3 semaines pour la signature d’accords de confidentialité du côté du procurement et de la supply chain.
Le tableau de bord Oodrive Sign offre également une vision en temps réel sur l’avancement des différents workflows de signature.
Il permet de suivre les processus de manière plus efficace, d’identifier les éventuels retards et de relancer les collaborateurs internes et externes si besoin.
Modernisation de l’image de l’entreprise
La dématérialisation des processus, notamment pour les contrats de travail et l’onboarding de nouveaux collaborateurs, modernise l’image de MBDA.
Les collaborateurs peuvent par exemple signer électroniquement leur contrat de travail en quelques clics.
Sécurité et conformité aux normes européennes
La solution de signature électronique Oodrive Sign est hébergée en France sur un cloud souverain qualifié SecNumCloud.
Oodrive est l’unique éditeur SaaS à détenir cette qualification décernée par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information), qui garantit le plus haut niveau de sécurité pour les données.
La solution est également conforme aux réglementations européennes en vigueur telles que eIDAS 2.0 et RGPD.
Confidentialité au sein de l’organisation
L’accent est mis sur la confidentialité, avec la volonté de cloisonner l’usage entre les différents départements et d’ajuster la définition des rôles utilisateur.
Signature électronique : concilier sécurité, souveraineté et solution agile
Découvrez le témoignage de Florian Deshayes, Project Manager des solutions de collaboration de MBDA.
Les bénéfices clés de oodrive Sign pour MBDA
- Gain de temps de 7 jours pour la signature d’un contrat de travail, de 2 à 3 semaines pour la signature d’accord de confidentialité.
- Visibilité en temps réel sur l’état d’avancement de la signature.
- Dématérialisation : moins de documents stockés sur les serveurs, moins de documents papier.
- Sécurité / conformité aux exigences de sécurité IT liées à l’industrie.
