La transformation numérique a touché tous les secteurs d’activité, et l’immobilier ne fait pas exception. Parmi les outils phares de cette digitalisation, la signature électronique s’impose comme une solution incontournable pour simplifier, accélérer et sécuriser les processus de signature de documents.
Lors d’un webinar, le Groupe Tisserin a expliqué comment l’intégration de la solution Oodrive Sign à leurs processus internes a permis d’améliorer leur efficacité opérationnelle, tout en répondant aux exigences de sécurité et de conformité réglementaires.
Pourquoi mettre en place une solution de signature électronique ?
Avec une présence nationale et une diversification de ses activités à travers plusieurs filiales (Nacarat, Tisserin Promotion, Tisserin Habitat, Tisserin Maison Individuelle et Immo de France Hauts-de-France), le groupe doit gérer un nombre considérable de documents nécessitant une signature. Ces documents incluent, entre autres, des baux, des contrats de vente, des accords juridiques et des contrats de travail.
La signature électronique : votre nouvel allié
Fluidifiez et facilitez vos échanges avec une signature électronique conforme et sécurisée.
Pour la filiale Tisserin Habitat par exemple (bailleur social – première filiale du groupe à avoir intégré la solution Oodrive Sign), cela représente une gestion de plus de 6 500 logements et environ 800 signatures de baux par an.
Avant la mise en place de la solution Oodrive Sign, la gestion de ces signatures se faisait de façon traditionnelle, avec une signature physique, impliquant entre autres :
- Des déplacements fréquents et étendus des chargés de commercialisation (pour faire signer les contrats),
- Une consommation excessive de papier (chaque contrat – environ 75 pages – étant imprimé avec ses annexes en plusieurs exemplaires),
- Et un suivi laborieux des processus de signature.
« Il fallait mettre en place un moyen plus sécurisé, plus moderne, plus automatique et plus rapide pour les collaborateurs et pour les clients. » Damien Lewkow – Chef de projet au sein de la DSI – Groupe Tisserin filiale Habitat
L’évolution vers une solution de signature électronique a donc été décidé pour répondre aux exigences croissantes en matière de rapidité, de sécurité et de conformité, tout en réduisant l’empreinte environnementale du groupe.
L’intégration de cette solution devait également répondre à une contrainte technique majeure : la compatibilité avec l’ERP* déjà en place au sein du Groupe Tisserin (PIH, Aareon pour la filiale Tisserin Habitat).
« On recherchait une solution qui puisse être déployée facilement sur les autres filiales du groupe. » Damien Lewkow – Chef de projet au sein de la DSI – Groupe Tisserin filiale Habitat
Choix et mise en place de la solution de signature électronique Oodrive Sign
Le besoin de recourir à une solution de signature électronique est venu des différentes équipes de la filiale Tisserin Habitat, consciente des avantages d’une telle solution.
« La volonté d’un outil unique s’est faite naturellement par le bouche à oreille entre les services. » Damien Lewkow – Chef de projet au sein de la DSI – Groupe Tisserin filiale Habitat
Une phase d’audit a suivi la formulation du besoin, pour qualifier et quantifier les documents concernés puis évaluer le nombre d’équipes concernées.
Plusieurs solutions ont ensuite été évaluées et le choix d’Oodrive s’est imposé pour plusieurs raisons :
- La compatibilité avec les différents ERP du Groupe Tisserin, (PIH, Aareon chez Tisserin Habitat),
- La possibilité de déployer facilement la solution de signature électronique Oodrive Sign à toutes les filiales du groupe,
- L’assurance de la conformité réglementaire et sécuritaire offerte par Oodrive Sign (eIDAS, RGPD…)
Le Groupe Tisserin a alors lancé le projet de mise en place de la solution Oodrive Sign sur sa filiale Habitat, avec un objectif clair : remplacer progressivement la signature manuscrite par une signature électronique qualifiée, sécurisée et souveraine, adaptée aux besoins spécifiques de leurs activités.
L’intégration globale d’Oodrive Sign s’est déroulée de manière fluide et rapide, avec une mise en production achevée en 2 mois, dont seulement 3 jours pour l’intégration de l’API. Comment ? Grâce à une collaboration tripartite efficace entre le Groupe Tisserin, les équipes Oodrive et l’éditeur logiciel de l’ERP.
« A partir du moment où nous avions l’API, tout s’est fait très rapidement, en 3 jours. » Damien Lewkow – Chef de projet au sein de la DSI – Groupe Tisserin filiale Habitat
Oodrive Sign x Groupe Tisserin : résultats et bénéfices
Les principaux bénéfices observés après le déploiement d’Oodrive Sign au sein du Groupe Tisserin sont :
- Le gain de temps est indéniablement le plus important : « Aujourd’hui, 95% des documents sont signés à distance », souligne Damien Lewkow.
- La simplification des processus : Avant Oodrive Sign, la gestion des documents à signer était complexe et manuelle, impliquant souvent une saisie redondante d’informations et un suivi laborieux. Désormais, les documents sont générés automatiquement à partir des données de l’ERP, envoyés pour signature via l’API.
- La clarification du processus de suivi, qui se fait en temps réel grâce aux données remontées : bonne réception, taux d’ouverture, état : non signé, signé ou en signature, relances manuelles ou automatiques, annulation de signature de contrat, etc.
- La réduction des coûts : Cette dématérialisation des processus a permis de réduire significativement les déplacements des collaborateurs, avec un impact direct sur leur confort de travail et une diminution notable des coûts liés à la flotte automobile et à la consommation de papier.
- La productivité : En plus de la réduction des coûts directs, la digitalisation des signatures a permis aux collaborateurs impactés de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
- Enfin, la sécurisation des données et des documents : La solution de signature électronique Oodrive Sign offre une conformité totale avec les réglementations eIDAS et RGPD et répond au plus haut niveau d’exigences de sécurité informatique.
L’utilisation transversale de la solution de signature électronique Oodrive Sign est aussi un constat de réussite au sein du Groupe Tisserin :
- Ressources humaines : signature des contrats de travail, contrats mutuelle, avenants, etc.
- Juridique : comptes rendus juridiques, PV d’assemblée générale, comptes rendus CSE, etc.
- Filière Promotion Immobilière : baux, avenants, contrats, marchés à bon de travaux, etc.
Concrètement, cette automatisation a permis au Groupe Tisserin de passer de 2 000 documents signés par an à plus de 5 000, avec un objectif de 10 000 signatures annuelles à mesure que la solution Oodrive Sign sera déployée dans toutes les filiales.
Signature électronique : simplifiez et sécurisez vos processus métiers
Retrouvez l’intégralité du webinar avec le Groupe Tisserin.
Ces profits observés au sein du Groupe confortent les résultats de l’ étude 2024 sur la signature électronique réalisée par Opinion Way, où le Top 3 des bénéfices de la signature électronique est :
- Le gain de temps – 83%
- La simplification des processus – 76%
- La sécurisation des donnés – 45%
Après ces premiers résultats satisfaisants, la solution Oodrive Sign va être étendue à toutes les filiales du groupe. La création de modèles (templates de contrats et d’avenants) qui se rempliront automatiquement depuis l’API est également prévue ainsi que la formation de nouveaux collaborateurs. Enfin, de nouveaux cas d’usage sont en réflexion, pour continuer de tirer parti de cette digitalisation réussie.
*ERP : Enterprise Resource Planning – Logiciel employé par les entreprises pour superviser l’ensemble de leurs opérations quotidiennes, comme la comptabilité, les achats, la gestion de projets, les risques et la conformité, ainsi que les activités liées à la supply chain.
