La « signature pour ordre » sera-t-elle bientôt reléguée au rang des anciennes pratiques de signature ? La digitalisation accélérée des processus est en train de modifier en profondeur les protocoles de signature de documents, aussi bien au sein des entreprises que des structures publiques.
La signature électronique jouit par exemple d’une popularité croissante en raison de sa simplicité d’usage, de sa valeur probante et de la sécurité qu’elle procure au processus de signature.
Comment fonctionne la signature pour ordre ? Quelle est sa valeur juridique ? Comment sécuriser davantage le processus de signature avec la signature électronique ?
Qu’est-ce que la signature pour ordre ?
Signature pour ordre : définition
La signature « pour ordre » est une pratique permettant de faire signer un document par une personne différente de celle censée signer le document en question.
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La personne désignée pour signer un document pour ordre doit avoir reçu l’ordre et l’autorisation de le faire.
Qui peut utiliser la signature pour ordre ?
La signature en PO est utilisée à la fois dans le secteur public et privé, pour tous types de documents, notamment la signature de contrats ou de documents comptables. Elle permet à une personne de faire signer ses documents par un assistant ou un collaborateur, par exemple.
Comment signer pour ordre ?
La personne autorisée à signer en lieu et place de l’autre personne l’ayant désignée doit écrire à la main la mention P.O., P/O ou encore PO sur le document, au niveau de l’emplacement prévu pour la signature.
Cette mention doit être suivie de ses propres nom, prénom et signature. Elle indique bien que la signature a été réalisée pour le compte d’une autre personne.
Quelle est la valeur juridique de la signature pour ordre ?
Une signature PO engage la responsabilité de la personne ayant donné l’ordre de signer le document, et non la personne qui signe pour ordre. Il ne s’agit pas d’une délégation de pouvoir.
La valeur juridique de la signature PO est considéré comme faible. Il n’existe effectivement pas de preuve permettant d’authentifier l’ordre donné, sauf dans le cas où une délégation de signature a été rédigée par le signataire.
La délégation de signature doit mentionner :
- L’identité du délégataire, c’est-à-dire ses nom et prénom,
- La date à laquelle prend fin la délégation de signature,
- Le type de documents que le délégataire est autorisé à signer (exemples : signature d’un certain type de contrats, bons de commande et factures d’un certain montant, etc.).
La rédaction d’une délégation de signature évite les risques de contestations et les litiges, mais n’a pas autant de valeur juridique qu’une procuration.
Quelle est la différence entre signature pour ordre et signature par procuration ?
Ces deux types de signature peuvent être utilisés lorsqu’une personne devant signer un document permet à une autre personne de signer le document à sa place.
Malgré tout, la signature pour ordre et la signature par procuration ne sont pas équivalentes et n’ont pas la même valeur juridique.
La signature par procuration (ou signature PP) dispose d’un cadre juridique. Elle confère à une personne le pouvoir légal de signer à la place de quelqu’un d’autre. Une délégation de signature doit être établie. Elle sert de preuve.
La signature électronique, un procédé plus fiable que la signature PO
La signature PO, une valeur juridique insuffisante
Très pratique et bien développée au sein des entreprises comme des administrations, la signature pour ordre peut cependant être limitée.
La portée juridique de la signature pour ordre n’étant pas suffisante dans certaines situations, un nouveau type de signature s’y substitue progressivement : la signature électronique.
Signer en ligne avec la signature électronique : un procédé fiable et sécurisé
La signature électronique présente de bien meilleures garanties que la signature pour ordre, tant au niveau juridique que sur le plan de la sécurité. Elle est tout indiquée pour la signature de contrats et autres documents sensibles.
Oodrive Sign est une solution de signature électronique sécurisée, à pleine valeur juridique et légale, qui simplifie et sécurise les flux de travail.
Grâce à la signature en ligne, le signataire peut signer à distance, de manière simple et sécurisée. Il reçoit un e-mail contenant un lien vers le document à signer. Après avoir cliqué sur le lien, ouvert et lu le document, il le signe en ligne.
Les points clés à retenir sur la signature pour ordre
- La signature pour ordre est utilisée lorsqu’une personne autorise une autre personne à signer des documents à sa place.
- La signature PO n’est pas l’équivalent d’une signature par procuration.
- La valeur juridique de la signature en PO n’est pas toujours satisfaisante.
- La signature électronique constitue une alternative fiable et sécurisée à la signature pour ordre. Elle permet de signer à distance des documents et se présente donc comme une solution tout indiquée pour signer des documents lorsque le signataire ne peut être présent physiquement.
