Les entreprises et administrations françaises génèrent chaque année 2,5 milliards de factures. Et de plus en plus sous format électronique.
Aujourd’hui, la question de l’archivage de toutes ces factures se pose, qu’elles soient électroniques ou non. Et si le papier reste encore majoritaire dans les entreprises, les règles concernant leur conservation se sont assouplies.
Depuis mars 2017, les entreprises ont la possibilité de convertir leurs factures papier au format électronique et de les conserver ainsi pendant le délai fiscal de 6 ans.
C’est la durée pendant laquelle l’administration fiscale peut contrôler les livres, les registres, les documents comptables et les pièces justificatives des opérations réalisées par une entreprise.
Auparavant, même si elle avait été scannée, chaque facture papier devait être conservée, également pendant 6 ans minimum, sous sa forme d’origine.
Les modalités de conservation des factures électroniques sont un peu différentes. Elles doivent aussi être conservées 6 ans par l’entreprise émettrice et l’entreprise destinataire.
Mais la conservation se fait sur un support électronique pendant au moins 3 ans (délai de reprise) et sur tout support au choix de l’entreprise durant les 3 années suivantes.
Garantir une reproduction à l’identique
D’après l’arrêté du 22 mars 2017, le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le texte fixe des règles précises.
Par exemple, les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Et les dispositifs de traitement de l’image sont interdits. L’arrêté précise également qu’en cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
La question de l’archivage de toutes ces factures est essentielle pour toutes les entreprises. Et d’après l’arrêté de mars 2017, les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
Garantir l’intégrité des documents
Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé doit être conservé sous format PDF afin de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. En prime, chaque document est assorti :
- D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel RGS*
- D’une empreinte numérique
- D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel RGS*
- Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.
Pour finir, l’arrêté fixant les modalités de numérisation des factures papier impose que chaque fichier soit horodaté, « au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées ».
Oodrive propose des solutions permettant de garantir la sécurité d’un processus de dématérialisation et de lui conférer une valeur probante. Contrôle des accès en ligne, traçabilité des échanges, intégrité des documents, autant de garanties apportées par le certificat électronique, la signature électronique, l’horodatage et l’archivage légal.
