Réglementation
Publié le Oct 05, 2014
Dernière mise à jour 05.10.2014

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Comment dématérialiser une lettre d’invitation à présenter une offre ?

La dématérialisation, un moteur du système économique français

D’après l’Union européenne, les marchés publics représentent environ 2 000 milliards d’euros par an dans l’UE, dont 100 et 144 milliards d’euros en France, soit 10 % du PIB français. En à peine 10 ans, la dématérialisation des marchés publics est devenue un enjeu essentiel des acteurs économiques qui, conscients de son importance, se concertent régulièrement et publient des guides d’information. Le décret adopté le 1er octobre 2012 constitue un pas en avant décisif. Il autorise les candidats à choisir leurs signatures et leurs certificats électroniques, ce qui leur octroie une plus grande liberté d’action sans compromettre la sécurité. Les plates-formes en ligne sont de plus en plus nombreuses et certaines grandes villes (Paris, Lyon, Marseille) possèdent leur propre site. La dématérialisation est une procédure qui permet à l’administration de transformer en fichier électronique la publication, l’accès au DCE et la réception des candidatures. Réciproquement, les entreprises sont amenées à déposer leurs candidatures sous forme de dossier électronique certifié par une signature électronique. La mise en ligne d’un Avis d’Appel Public à la Concurrence (AAPC) peut se faire sur le site officiel de l’administration ou sur le site du Bulletin officiel d’annonces des marchés publics (BOAMP). Les appels d’offres relatifs aux marchés publics peuvent aussi se faire via le Journal officiel de l’union européenne (JOUE) et/ou via l’Office des publications de l’Union européenne. L’entreprise intéressée publie le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) dès que l’AAPC est mis en ligne par l’administration. Le DCE doit être accessible pour faciliter les échanges d’informations entre le dépositaire et le candidat. Néanmoins, la dématérialisation de certains pièces du dossier n’est pas obligatoire, notamment les plans. C’est aussi le cas pour le marché à procédure adaptée (MAPA) inférieur à 90.000€.

Les modalités de la dématérialisation de la procédure

La dématérialisation de l’ensemble de la procédure implique le mode de transmission électronique pour l’ensemble de la consultation. Ainsi, les documents de consultation mis à disposition des candidats sont fournis par l’acheteur et présentés sous format électronique. Pour les candidats qui souhaitent recevoir les documents de consultation sur support papier et autres supports physiques, ils doivent faire la demande lors du dépôt des documents : offre (procédure ouverte) ou candidature (procédure restreinte). Les candidats doivent aussi en faire la demande s’ils souhaitent adresser leurs plis sur support papier dans le cas où le règlement de la consultation le permet. Pour ce qui est de la transmission des documents protégés par le secret, elle doit se faire séparément par voie papier.

Télétransmission du dossier de la consultation et transmission papier de candidature et offre

Les documents de consultation sont proposés sous format électronique par l’acheteur et les candidats qui souhaitent les recevoir sur support papier doivent faire la demande lors du dépôt de leur offre ou de leur candidature. Les documents de la consultation peuvent être téléchargés librement par les candidats ayant renseigné au préalable le nom de l’organisme et l’adresse pour être sûr de recevoir une accusé de réception. Les documents protégés par le secret doivent être transmis séparément par voie papier.

Transmission papier du dossier de la consultation et télétransmission de candidature et offre

Dans ce dernier type de dématérialisation des procédures d’achat, l’acheteur publie le dossier de la consultation sur support papier mais les candidats peuvent toujours les recevoir par voie électronique. En effet, le mode de transmission électronique est proposé par l’acheteur pour la réception des plis. Comme pour le précédent cas de transmission, les candidats doivent faire la demande auprès de l’acheteur, à l’adresse mentionnée dans l’avis, s’ils souhaitent adresser leurs plis sur support papier. La demande doit se faire lors du dépôt de leur offre ou de leur candidature. Les documents protégés par le secret doivent être transmis séparément, par voie papier. Et les candidats peuvent toujours recevoir les modalités de signature et de transmission électronique des plis avec une liste exhaustive des formats autorisés. L’acheteur doit mentionner en cas d’utilisation d’un antivirus avant la réception les plis.

 

Le profil acheteur

Lors d’une procédure de marché restreinte, l’acheteur public choisit les entreprises auxquelles il souhaite présenter une offre. Les candidatures des autres entreprises non habilitées à participer à la procédure sont rejetées. Le pouvoir adjudicateur informe les entreprises sélectionnées par une lettre d’invitation à présenter une offre appelée « Lettre de consultation ». La Lettre de consultation doit par ailleurs respecter quelques règles spécifiques de dématérialisation, notamment sur le contenu et le format. Les candidats retenus et ayant transmis une candidature par voie électronique reçoivent une lettre d’invitation à présenter une offre dématérialisée

On appelle « profil acheteur » l’ensemble des moyens informatiques mis en place pour faciliter la passation dématérialisée des marchés publics. Il s’agit d’une place de marché virtuelle sur laquelle le pouvoir adjudicateur publie son appel d’offres et où les candidats potentiels soumettent leur candidature. Cette plate-forme centralisée propose aux différents acteurs les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures. Elle permet par exemple à l’acheteur public de publier en ligne des avis de publicité et des dossiers de consultation des entreprises (DCE), et aux entreprises intéressées d’envoyer leur offre de manière ultra sécurisée. Le profil d’acheteur doit aussi faciliter l’échange d’informations entre la collectivité publique et les opérateurs économiques. Selon le montant du marché, l’acheteur peut utiliser la messagerie électronique comme outil de dématérialisation.

En cas de dossier incomplet ou d’invalidité de la signature électronique, le dossier de candidature à un marché public sera irrecevable. Toutes les offres, qu’elles soient présentées sur un support physique ou par voie électronique, doivent être ouvertes lors de la même réunion par une personne habilitée. Au regard de l’article 79 du Code des marchés publics, le pouvoir adjudicateur est tenu de rédiger un rapport détaillé sur les procédures d’attribution.

La lettre d’invitation à présenter une offre

Seuls les candidats sélectionnés sont invités par une lettre d’invitation. La Lettre de consultation ne concerne que l’appel d’offres restreint, les procédures négociées, la procédure de dialogue compétitif et la procédure du concours restreint. Et seuls les candidats retenus et ayant transmis une candidature par voie électronique reçoivent une lettre d’invitation électronique. Un email leur est envoyé à l’adresse mentionnée sur le profil d’acheteur lors de la candidature. L’email doit comprendre la lettre elle-même et l’adresse des documents à télécharger.

La sélection des candidats

Le pouvoir adjudicateur choisit les candidats suivant deux examens sélectifs :

  • Dossier complet et candidature légitime

Les entreprises doivent faire acte de candidature. Elles doivent transmettre dans le temps imparti un dossier complet comprenant toutes les pièces attendues par le pouvoir adjudicateur. Ces pièces ont pour objectif de justifier de leur légitimité à déposer une candidature en répondant aux exigences techniques, financières et professionnelles.

  • Garanties techniques, financières et professionnelles

Pour être sélectionnés, les candidats doivent justifier de leur crédibilité financière, des compétences professionnelles et garantir des moyens suffisants. Ils doivent apporter la preuve de leur capacité à répondre aux exigences déterminées dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans le règlement de consultation.

Les candidats doivent ainsi prouver qu’ils répondent au profil recherché dans l’Avis d’appel à la concurrence ou dans le règlement de consultation. Et ce n’est qu’après ces deux examens que les candidats sélectionnés reçoivent une « Lettre de consultation » qui leur permettent de soumettre une offre au pouvoir adjudicateur.

Contenu et format de la lettre d’invitation

Après consultation des dossiers et des candidatures des entreprises, le pouvoir adjudicateur sélectionne les candidats qui répondent au mieux à l’appel d’offre. Le pouvoir adjudicateur envoie ensuite la lettre de consultation qui invite les candidats sélectionnés à présenter leur solution et dresser une proposition tarifée. La lettre d’invitation à présenter une offre doit au moins contenir :

  1. Les documents de la consultation
  2. Le délai de réception des offres
  3. Les références de publication de l’Avis d’appel public à la concurrence
  4. La liste des documents à fournir avec l’offre
  5. La date limite pour la demande des renseignements complémentaires
  6. Les formats de réponse requis

Dans le cas où le pouvoir adjudicateur ne détient pas les documents de la consultation, l’adresse du service qui détient les documents de la consultation doit être communiquée dans la lettre de consultation avec la date limite de présentation de la demande. Pour la mise à disposition directe par voie électronique, les conditions d’accès aux documents de consultation doivent être précisées.

 

Les avantages de la dématérialisation en matière de marchés publics

La dématérialisation des marchés publics est une procédure bénéfique pour tous les acteurs dans les marchés, tant pour les entreprises que pour les administrations :

  • Le contrôle des processus en cours ;
  • la traçabilité ;
  • le respect de la législation en vigueur ;
  • la réactivité (Les entreprises sont rapidement informées et peuvent envoyer leurs candidatures avec les meilleures offres dans un délai réduit);
  • la réduction des coûts (élimination de tous les coûts inhérents à l’impression et au stockage de documents papier, réduit considérablement les coûts liés aux frais postaux et matériels) ;
  • flexibilité, mobilité et accompagnement (les candidats sont accompagnés à chaque étape de la procédure et peuvent suivre l’évolution de leur candidature à tout moment et depuis n’importe où).

 

 

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