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Collaboration
Secteur Public
Le Barreau des avocats de Paris utilise Oodrive pour partager des fichiers sensibles volumineux et sécuriser ses comités
35 000
avocats
pour le conseil de l’Ordre
« Oodrive Work est la solution française qui nous permet de disposer d’un espace collaboratif sécurisé pour stocker et échanger nos fichiers en ligne »
Christophe BACOUP,
Directeur des Systèmes d’information
Le Barreau de Paris regroupe près de 35 000 avocats, soit près de la moitié de la profession en France. Il est présidé par le Bâtonnier de Paris qui a pour mission de représenter les avocats, de garantir la déontologie, mais aussi de promouvoir les activités de l’Ordre. Ce dernier est à la tête du Conseil de l’Ordre composé de 42 avocats élus.
La sensibilité des données sur lesquelles les avocats travaillent et le nombre de parties prenantes concernées – clients, confrères, magistrats et autres professionnels du droit -, ont imposé la recherche d’une solution de stockage et de partage à la fois sécurisée et facile d’utilisation.
Le défi à relever : Gérer un volume important d’échanges confidentiels
Le Barreau des avocats de Paris a été confronté à un défi de taille : gérer efficacement un volume considérable d’échanges et de documents particulièrement sensibles au sein du cabinet, avec ses clients ou dans le cadre de grands procès ou avec de nombreuses parties impliquées (avocats, cour, greffiers, conseillers etc.).
Les méthodes traditionnelles telles que l’envoi massif d’emails ou l’utilisation de services de transfert de fichiers gratuits présentaient des limites significatives, notamment en termes de sécurité, de territorialité, de gestion du volume de données mais aussi de conformité RGPD.
Le Barreau de Paris devait pouvoir apporter toute la garantie nécessaire à la sécurité et la confidentialité de leurs échanges et de ceux de leurs parties prenantes, tout en simplifiant la gestion des documents. La structure s’est donc orientée vers une solution française, fiable et conforme aux normes les plus strictes en s’appuyant sur les références de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).
« L’arrivée du RGPD m’a conduit à chercher une solution qui soit à la fois franco-française, pour des raisons de territorialité, et validée par l’ANSSI, via son label SecNumCloud. Parmi les solutions étudiées, seule Oodrive répondait à ces exigences » explique Christophe Bacoup, DSI.
« J’ai découvert la solution Oodrive lors de l’organisation du procès des attentats du 13 novembre 2015 afin de communiquer en temps réel des documents très sensibles et très lourds à 327 avocats de partie civile, une quarantaine d’avocats de la défense et 3 magistrats du parquet. »
Héléna Christidis,
Avocate au Barreau de Paris et membre du Conseil de l’Ordre
Le choix de la sécurité, de la simplicité et de la souveraineté
Parmi les critères de choix de la DSI, la qualification SecNumCloud qu’Oodrive a obtenu dès 2019 et renouvelée à chaque audit, a renforcé la confiance du Barreau de Paris pour les solutions Oodrive. Seul éditeur qualifié SecNumCloud, c’est un gage de sécurité, de souveraineté et de conformité aux normes européennes les plus strictes. De plus, la simplicité et la richesse des solutions, ainsi que l’accompagnement commercial et technique offert par l’équipe Oodrive, ont également été des facteurs déterminants dans le choix final.
Recommandée par le Barreau de Paris et sa DSI, Oodrive Work fait ses preuves lors de la gestion d’un procès impliquant près de 400 intervenants, et le succès de cette mise en œuvre a convaincu de sa fiabilité et de son efficacité comme l’explique Héléna Christidis :
« L’expérience avec Oodrive est fluide et efficace. La prise en main est vraiment intuitive, et les équipes Oodrive ont été très réactives à nos besoins, notamment dans le cadre de grands procès. »
Du côté du Conseil de l’Ordre, l’utilisation des solutions Oodrive avaient pour objectif de dématérialiser et d’échanger de manière simple et sécurisée les contenus utilisés lors des conseils.
Collaboration sécurisée
Partagez efficacement vos documents sensibles dans un environnement de confiance.
Une adoption immédiate de Oodrive Work et Oodrive Meet
Comme pour toute transition logicielle, les équipes d’Oodrive ont effectué un travail de pédagogie et de conduite du changement important auprès des avocats, magistrats et greffiers. Les utilisateurs ont rapidement perçu le bien fondé en observant les bénéfices tangibles qu’apportent Oodrive en termes de sécurité, d’efficacité et de conformité aux normes réglementaires. Le plugin Outlook et les applications mobiles ont été particulièrement appréciées. Les solutions Oodrive, habillées aux couleurs du Barreau de Paris, se sont aussi rapidement intégrées au quotidien des avocats, jusqu’à en dépasser les attentes initiales. Les élus ont rapidement été convaincus par la nécessite d’utiliser les solutions Oodrive et le Conseil de l’Ordre utilise désormais Oodrive Meet pour organiser tous ses conseils.
« Oodrive Work offre un espace tout-en-un pour certaines commissions et le Conseil de l’Ordre en supprimant les dizaines d’échanges de mail pour une seule réunion. » ajoute Héléna Christidis.
Le Barreau de Paris a eu des retours excellents de la part des avocats et des magistrats qui s’en sont saisis bien au-delà des attentes en créant des véritables communautés de partage.
Ce qui distingue Oodrive selon Helena, c’est le partage collaboratif, une fonctionnalité très intuitive qui permet de donner des droits différents aux personnes qui ont accès à un dossier partagé. Cela permet également d’éviter de supprimer ou déplacer certains fichiers par erreur.
Actuellement, environ 250 membres du Barreau (greffiers, avocats de permanence), ainsi que 120 avocats utilisent Oodrive Work pour collaborer dans des contextes tels que les grands procès, les permanences pénales, ainsi que pour les transferts de documents avec les clients au sein des cabinets. Pour l’organisation sécurisée et dématérialisée des commissions et conseils, ils sont désormais plus d’une centaine à utiliser Oodrive Meet.
Gestion des réunions de gouvernance
Passez au tout numérique pour vos conseils d’administration, comités de gouvernance, en toute sécurité.
Bénéfices Oodrive Work et Oodrive Meet
Gestion documentaire simplifiée
Simplifiez la gestion de vos documents et optimisez vos processus de travail grâce à une plateforme intuitive, vous permettant d’échanger et de collaborer en toute fluidité, quelle que soit la taille et le format des documents partagés.
Sécurité, Souveraineté et Conformité
Respectez toutes les exigences réglementaires et légales avec des solutions souveraines 100% françaises, qualifiées SecNumCloud par l’ANSSI, garantissant le plus haut niveau de sécurité et la conformité de vos échanges de contenus sensibles, notamment en matière de RGPD.
Support Technique 24/7 et accompagnement personnalisé
Bénéficiez d’un support technique réactif et d’un accompagnement personnalisé tout au long de votre expérience avec Oodrive, assurant ainsi une utilisation optimale de nos solutions.
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