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Collaborez, communiquez et fluidifiiez votre activité.
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Spécialiste de l’immobilier d’entreprise depuis plus de 40 ans, GSE accompagne ses clients tout au long de leurs projets de construction, conception, extension, aménagement et/ou rénovation. L’entreprise compte 500 collaborateurs dans 15 implantations en France et 7 en Europe. Elle conduit chaque année une cinquantaine de projets, pour un chiffre d’affaires consolidé généré d’environ 740 millions d’euros en 2021.
Chez GSE, la dématérialisation du processus de signature s’est inscrite dans une démarche progressive de digitalisation, débutée il y a 20 ans avec la GED (Gestion Électronique des Documents) et poursuivie avec l’intégration du BIM (Building Information Model) dans les phases de conception et d’exploitation des bâtiments. Le choix de s’orienter vers la solution Oodrive Sign, six ans en arrière, découlait d’un « élan général RSE » et de la volonté de réduire drastiquement la consommation de papier – un levier majeur dans une entreprise qui brasse des contrats pouvant cumuler plusieurs centaines de pages. Mais les bénéfices ont largement dépassé ce cadre matériel, une fois l’outil « adapté à notre mode de gestion, à nos besoins et à nos affaires », selon Patrice Roger, Directeur Juridique et Assurances du Groupe GSE.
Découvrons sans attendre les problématiques auxquelles Oodrive Sign se devait de répondre, et comment l’outil a permis à l’entreprise de fluidifier ses processus de signature.
À l’origine de la mise en place d’Oodrive Sign au sein de GSE, un triple besoin :
La rencontre avec Oodrive Sign s’est faite naturellement, en vertu des avantages offerts par la solution : gestion centralisée, processus de signature et de partage des documents 100 % dématérialisés, sécurité optimale, et conformité complète à la législation européenne (règlement eIDAS, RGS et RGPD).
Grâce à l’accompagnement et aux formations des équipes d’Oodrive, la solution Sign est rapidement adoptée par les collaborateurs de GSE. Sa mise en place nécessite néanmoins une phase d’adaptation aux besoins spécifiques de l’entreprise, comme le rapporte Patrice Roger. « Au départ, l’outil est plutôt orienté vers la signature de contrats d’adhésion, assez formatés, qui n’ont pas besoin d’un grand nombre de modifications. Mais chez nous, l’essentiel du processus de signature incombe aux ingénieurs qui portent les projets, et les contrats subissent de multiples allers et retours. Il a donc fallu ajuster la solution Sign pour qu’elle prenne en charge notre typologie de contrat. »
En peu de temps, l’ensemble des documents mis à la signature transite par l’outil, soit près de 10 000 par an (entre contrats, avenants, procès-verbaux et comptes rendus de chantiers). Ce qui fait économiser du papier, mais aussi du temps.
De fait, le bénéfice de la solution de signature électronique est avant tout pratique : il réside dans la fluidification des processus qui, elle-même, soulage les personnels de tâches répétitives et fastidieuses. « Chez GSE, un contrat s’accompagne d’un important volume de documents complémentaires et annexes », explique Patrice Roger. « Cela représente des centaines, voire des milliers de pages, le tout en double exemplaire – l’équivalent d’une valisette de voyage ! Or, avec la signature électronique, cette contrainte disparaît. Il n’y a plus de valisette ! Et nos collaborateurs n’ont plus à scanner un par un tous ces documents, comme nous le faisions auparavant dans le cadre de la GED. »
Au-delà de cet aspect pratique, les bénéfices d’Oodrive Sign se ressentent à plusieurs niveaux :
En outre, Oodrive Sign embarque des fonctionnalités complémentaires pertinentes pour GSE. La préférée de Patrice Roger ? La validation automatique des transactions lorsqu’un document a été signé. Une fonctionnalité qui, l’air de rien, fait gagner un temps précieux, le système apposant lui-même la signature GSE une fois le document passé entre les mains du contractant externe. Un « bonus » qui, ajouté aux nombreux bénéfices apportés par la solution, fait dire à Patrice Roger qu’il serait « inimaginable, désormais, de revenir en arrière – y compris pour nos clients et nos sous-traitants, qui sont pleinement satisfaits ».
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