Près de 10 000 contrats et documents en signature électronique gérés par an

Grâce à l’accompagnement et aux formations des équipes d’Oodrive, la solution Sign est rapidement adoptée par les collaborateurs de GSE. Sa mise en place nécessite néanmoins une phase d’adaptation aux besoins spécifiques de l’entreprise, comme le rapporte Patrice Roger. « Au départ, l’outil est plutôt orienté vers la signature de contrats d’adhésion, assez formatés, qui n’ont pas besoin d’un grand nombre de modifications. Mais chez nous, l’essentiel du processus de signature incombe aux ingénieurs qui portent les projets, et les contrats subissent de multiples allers et retours. Il a donc fallu ajuster la solution Sign pour qu’elle prenne en charge notre typologie de contrat. »

En peu de temps, l’ensemble des documents mis à la signature transite par l’outil, soit près de 10 000 par an (entre contrats, avenants, procès-verbaux et comptes rendus de chantiers). Ce qui fait économiser du papier, mais aussi du temps.

De fait, le bénéfice de la solution de signature électronique est avant tout pratique : il réside dans la fluidification des processus qui, elle-même, soulage les personnels de tâches répétitives et fastidieuses. « Chez GSE, un contrat s’accompagne d’un important volume de documents complémentaires et annexes », explique Patrice Roger. « Cela représente des centaines, voire des milliers de pages, le tout en double exemplaire – l’équivalent d’une valisette de voyage ! Or, avec la signature électronique, cette contrainte disparaît. Il n’y a plus de valisette ! Et nos collaborateurs n’ont plus à scanner un par un tous ces documents, comme nous le faisions auparavant dans le cadre de la GED. »

Au-delà de cet aspect pratique, les bénéfices d’Oodrive Sign se ressentent à plusieurs niveaux :

• La quasi-disparition du papier depuis 2016, en réponse aux objectifs RSE de l’entreprise (GSE a été évaluée au niveau Platinum par EcoVadis en 2021).
• La réduction des besoins de stockage grâce à la digitalisation, avec une disposition immédiate des documents archivés (contre deux à sept jours au format papier).
• La suppression du risque de perte des contrats récupérés après signature (le taux de perte antérieur à Sign était minime – 0,05 % – mais avec un impact majeur au regard des sommes élevées mises en jeu).
• La simplification du processus qui permet aux parties prenantes de ne pas se déplacer pour signer les contrats.

En outre, Oodrive Sign embarque des fonctionnalités complémentaires pertinentes pour GSE. La préférée de Patrice Roger ? La validation automatique des transactions lorsqu’un document a été signé. Une fonctionnalité qui, l’air de rien, fait gagner un temps précieux, le système apposant lui-même la signature GSE une fois le document passé entre les mains du contractant externe. Un « bonus » qui, ajouté aux nombreux bénéfices apportés par la solution, fait dire à Patrice Roger qu’il serait « inimaginable, désormais, de revenir en arrière – y compris pour nos clients et nos sous-traitants, qui sont pleinement satisfaits ».