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Fluidifier les processus de signature grâce à la digitalisation : l’exemple de GSE

Spécialiste de l’immobilier d’entreprise depuis plus de 40 ans, GSE  accompagne ses clients tout au long de leurs projets de construction, conception, extension, aménagement et/ou rénovation. L’entreprise compte 500 collaborateurs dans 15 implantations en France et 7 en Europe. Elle conduit chaque année une cinquantaine de projets, pour un chiffre d’affaires consolidé généré d’environ 740 millions d’euros en 2021.

Chez GSE, la dématérialisation du processus de signature s’est inscrite dans une démarche progressive de digitalisation, débutée il y a 20 ans avec la GED (Gestion Électronique des Documents) et poursuivie avec l’intégration du BIM (Building Information Model) dans les phases de conception et d’exploitation des bâtiments. Le choix de s’orienter vers la solution Oodrive Sign, six ans en arrière, découlait d’un « élan général RSE » et de la volonté de réduire drastiquement la consommation de papier – un levier majeur dans une entreprise qui brasse des contrats pouvant cumuler plusieurs centaines de pages. Mais les bénéfices ont largement dépassé ce cadre matériel, une fois l’outil « adapté à notre mode de gestion, à nos besoins et à nos affaires », selon Patrice Roger, Directeur Juridique et Assurances du Groupe GSE.

Découvrons sans attendre les problématiques auxquelles Oodrive Sign se devait de répondre, et comment l’outil a permis à l’entreprise de fluidifier ses processus de signature.

 

« Oodrive Sign nous permet de signer des documents à distance, de manière instantanée, et dans un cadre juridique sécurisé. L’outil est donc parfaitement adapté à nos besoins. »
Patrice Roger ,
Directeur Juridique et Assurances Groupe
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Optimiser les processus et réduire la place du papier dans l’entreprise

À l’origine de la mise en place d’Oodrive Sign au sein de GSE, un triple besoin :

  • Permettre la signature des contrats dans toutes les circonstances. Compte tenu de la variété géographique des clients et des sous-traitants, il fallait pouvoir compter sur un outil offrant un maximum de souplesse pour répondre aux situations d’urgence, tout en bénéficiant d’un cadre juridique sécurisé.
  • Optimiser la récupération des contrats signés. La totalité des documents étant rapatriée vers le siège social, basé à Avignon, depuis l’ensemble du territoire français (et depuis les implantations à l’étranger), il fallait en moyenne deux jours pour récupérer les contrats une fois signés… Avec un taux de perte certes minime, mais pouvant avoir un impact fort au regard des enjeux probatoires.
  • Réduire l’usage du papier et simplifier le stockage des documents. L’archivage des documents papier est confié à un prestataire externe, avec des conséquences en termes de coût et de temps pour accéder aux pièces demandées. Avant l’archivage dématérialisé via Oodrive Sign, la mise à disposition des documents papier prenait entre 48 heures et une semaine !

La rencontre avec Oodrive Sign s’est faite naturellement, en vertu des avantages offerts par la solution : gestion centralisée, processus de signature et de partage des documents 100 % dématérialisés, sécurité optimale, et conformité complète à la législation européenne (règlement eIDAS, RGS et RGPD).

Près de 10 000 contrats et documents en signature électronique gérés par an

Grâce à l’accompagnement et aux formations des équipes d’Oodrive, la solution Sign est rapidement adoptée par les collaborateurs de GSE. Sa mise en place nécessite néanmoins une phase d’adaptation aux besoins spécifiques de l’entreprise, comme le rapporte Patrice Roger. « Au départ, l’outil est plutôt orienté vers la signature de contrats d’adhésion, assez formatés, qui n’ont pas besoin d’un grand nombre de modifications. Mais chez nous, l’essentiel du processus de signature incombe aux ingénieurs qui portent les projets, et les contrats subissent de multiples allers et retours. Il a donc fallu ajuster la solution Sign pour qu’elle prenne en charge notre typologie de contrat. »

En peu de temps, l’ensemble des documents mis à la signature transite par l’outil, soit près de 10 000 par an (entre contrats, avenants, procès-verbaux et comptes rendus de chantiers). Ce qui fait économiser du papier, mais aussi du temps.

De fait, le bénéfice de la solution de signature électronique est avant tout pratique : il réside dans la fluidification des processus qui, elle-même, soulage les personnels de tâches répétitives et fastidieuses. « Chez GSE, un contrat s’accompagne d’un important volume de documents complémentaires et annexes », explique Patrice Roger. « Cela représente des centaines, voire des milliers de pages, le tout en double exemplaire – l’équivalent d’une valisette de voyage ! Or, avec la signature électronique, cette contrainte disparaît. Il n’y a plus de valisette ! Et nos collaborateurs n’ont plus à scanner un par un tous ces documents, comme nous le faisions auparavant dans le cadre de la GED. »

Au-delà de cet aspect pratique, les bénéfices d’Oodrive Sign se ressentent à plusieurs niveaux :

  • La quasi-disparition du papier depuis 2016, en réponse aux objectifs RSE de l’entreprise (GSE a été évaluée au niveau Platinum par EcoVadis en 2021).
  • La réduction des besoins de stockage grâce à la digitalisation, avec une disposition immédiate des documents archivés (contre deux à sept jours au format papier).
  • La suppression du risque de perte des contrats récupérés après signature (le taux de perte antérieur à Sign était minime – 0,05 % – mais avec un impact majeur au regard des sommes élevées mises en jeu).
  • La simplification du processus qui permet aux parties prenantes de ne pas se déplacer pour signer les contrats.

En outre, Oodrive Sign embarque des fonctionnalités complémentaires pertinentes pour GSE. La préférée de Patrice Roger ? La validation automatique des transactions lorsqu’un document a été signé. Une fonctionnalité qui, l’air de rien, fait gagner un temps précieux, le système apposant lui-même la signature GSE une fois le document passé entre les mains du contractant externe. Un « bonus » qui, ajouté aux nombreux bénéfices apportés par la solution, fait dire à Patrice Roger qu’il serait « inimaginable, désormais, de revenir en arrière – y compris pour nos clients et nos sous-traitants, qui sont pleinement satisfaits ».

« 100 % des contrats de travail et de sous-traitance sont signés via Oodrive Sign », souligne Patrice Roger. Quant à l’archivage numérique, mis en place en même temps que la solution, il a « complètement changé la donne pour nos équipes ».
Patrice Roger ,
Directeur Juridique et Assurances Groupe
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Près de 10 000 contrats et documents en signature électronique gérés par an

Grâce à l’accompagnement et aux formations des équipes d’Oodrive, la solution Sign est rapidement adoptée par les collaborateurs de GSE. Sa mise en place nécessite néanmoins une phase d’adaptation aux besoins spécifiques de l’entreprise, comme le rapporte Patrice Roger. « Au départ, l’outil est plutôt orienté vers la signature de contrats d’adhésion, assez formatés, qui n’ont pas besoin d’un grand nombre de modifications. Mais chez nous, l’essentiel du processus de signature incombe aux ingénieurs qui portent les projets, et les contrats subissent de multiples allers et retours. Il a donc fallu ajuster la solution Sign pour qu’elle prenne en charge notre typologie de contrat. »

En peu de temps, l’ensemble des documents mis à la signature transite par l’outil, soit près de 10 000 par an (entre contrats, avenants, procès-verbaux et comptes rendus de chantiers). Ce qui fait économiser du papier, mais aussi du temps.

De fait, le bénéfice de la solution de signature électronique est avant tout pratique : il réside dans la fluidification des processus qui, elle-même, soulage les personnels de tâches répétitives et fastidieuses. « Chez GSE, un contrat s’accompagne d’un important volume de documents complémentaires et annexes », explique Patrice Roger. « Cela représente des centaines, voire des milliers de pages, le tout en double exemplaire – l’équivalent d’une valisette de voyage ! Or, avec la signature électronique, cette contrainte disparaît. Il n’y a plus de valisette ! Et nos collaborateurs n’ont plus à scanner un par un tous ces documents, comme nous le faisions auparavant dans le cadre de la GED. »

Au-delà de cet aspect pratique, les bénéfices d’Oodrive Sign se ressentent à plusieurs niveaux :

  • La quasi-disparition du papier depuis 2016, en réponse aux objectifs RSE de l’entreprise (GSE a été évaluée au niveau Platinum par EcoVadis en 2021).
  • La réduction des besoins de stockage grâce à la digitalisation, avec une disposition immédiate des documents archivés (contre deux à sept jours au format papier).
  • La suppression du risque de perte des contrats récupérés après signature (le taux de perte antérieur à Sign était minime – 0,05 % – mais avec un impact majeur au regard des sommes élevées mises en jeu).
  • La simplification du processus qui permet aux parties prenantes de ne pas se déplacer pour signer les contrats.

En outre, Oodrive Sign embarque des fonctionnalités complémentaires pertinentes pour GSE. La préférée de Patrice Roger ? La validation automatique des transactions lorsqu’un document a été signé. Une fonctionnalité qui, l’air de rien, fait gagner un temps précieux, le système apposant lui-même la signature GSE une fois le document passé entre les mains du contractant externe. Un « bonus » qui, ajouté aux nombreux bénéfices apportés par la solution, fait dire à Patrice Roger qu’il serait « inimaginable, désormais, de revenir en arrière – y compris pour nos clients et nos sous-traitants, qui sont pleinement satisfaits ».

Les bénéfices d’Oodrive Sign

Fluidification des processus

Les processus de signature sont largement simplifiés pour toutes les parties prenantes : signature à distance, validation automatique des transactions, etc.

Réduction drastique du papier

Grâce à Oodrive Sign, GSE a atteint les objectifs de réduction du papier inscrits dans sa démarche RSE.

Digitalisation des documents

La digitalisation de l’ensemble des documents (parfois des centaines pour un même contrat) facilite les partages, les modifications et l’archivage.
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