Productiviteit
Gepubliceerd op aug 21, 2018
Laatste update 29.03.2022

·

Het elektronisch ondertekenen van een PDF-document: een gids om alles goed te begrijpen

Er wordt van gezegd dat het praktisch, intuïtief, onvervangbaar en zelfs milieuvriendelijk is. Het vindt langzaam zijn weg in de praktijk vanwege de vele voordelen. Waarover hebben wij het? Over de elektronische handtekening. Voor het betalen van facturen en reageren op aanbestedingen of om documenten in PDF-formaat te paraferen, de elektronische handtekening is voortaan overal te vinden. Het roept daarom ook talloze vragen op.

Wat is een elektronische handtekening?

Een essentiële vraag omdat hiermee een wijdverspreid vooroordeel uit de weg kan worden geruimd. Nee een elektronische handtekening is geen banale gedematerialiseerde versie van een handgeschreven handtekening. Het volstaat niet om een handtekening te scannen en deze op digitale documenten te plakken om deze een onaanvechtbare juridische waarde te verlenen. Het is ook geen ondertekening met een stylus op een tablet of smartphone. Het is allemaal iets ingewikkelder dan dat.

Er is een combinatie van drie belangrijke elementen nodig voor het ondertekenen:

  • De ondertekenaar,
  • Het te ondertekenen document,
  • De handtekeningentool.

In geval van een handgeschreven handtekening is het zeer eenvoudig: u heeft alleen een pen nodig. Maar hoe gaat men tewerk voor het paraferen van een digitaal document, zoals een contract of een brief in PDF-formaat met een elektronische handtekening?

Voor digitaal ondertekenen heeft u een handtekeningentool nodig. Deze tool bestaat uit een elektronisch certificaat dat informatie bevat over de ondertekenaar (zoals naam en voornaam, of het bedrijf waar hij/zij werkzaam is) en uit een handtekeningenmotor. Deze zal de informatie van het certificaat ophalen, plaatsen in het document en deze informatie aan het document hechten. Met behulp van dit proces wordt de ondertekenaar geïdentificeerd die zijn toestemming gaf, wat een juridische waarde verleent aan het anders elektronisch ondertekend document.

Een elektronische handtekening hoeft geen visueel element te zijn zoals een handgeschreven handtekening, maar kan de vorm aannemen van een tekenreeks die eigen is aan de ondertekenaar.

Wat is de waarde van een elektronische handtekening?

Nu we dit hebben duidelijk gemaakt spreekt het vanzelf dat een elektronische handtekening deze vraag oproept. Vele vragen. Bijvoorbeeld: heeft deze handtekening dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening? Kan deze handtekening een document beveiligen?

Dit zijn allemaal legitieme vragen waarop duidelijke antwoorden moeten worden gegeven.

Elektronische handtekeningen worden erkend en hebben een wettelijke waarde binnen alle lidstaten van de Europese Unie: de eIDAS-verordening bepaalt de technische eisen en verleent dezelfde juridische waarde aan een elektronische handtekening als aan een handgeschreven handtekening. Het is essentieel om gebruik te maken van een elektronische handtekeningoplossing geleverd door een betrouwbare derde partij zoals Certeurope, die onder controle staat en voldoet aan de Europese eIDAS-verordening.

De elektronische handtekening werd ontwikkeld om de veiligheid van digitale processen te versterken. Met deze oplossing kan een document worden “verzegeld” en kan de echtheid ervan worden gegarandeerd. In de praktijk zal, zodra een elektrische handtekening aan een PDF-bestand is gehecht, elke aanvulling of correctie worden gedetecteerd, wat het ondertekend document onvervalsbaar maakt. Elke pagina, elke regel, elk letterteken wordt beschermd zodat de toestemming van de ondertekenaar niet kan worden ontkend. Daarom is een PDF met elektronische handtekening nog veiliger dan een met de hand geparafeerd document.

Hoe werkt de elektronische handtekening van een PDF?

Voor de ondertekenaar volstaat een software of specifiek apparaat voor het aanbrengen van een elektronische handtekening op uw PDF. Achter de schermen wordt echter gebruik gemaakt van een cryptografisch mechanisme.

Uw handtekeningentool genereert een afdruk die uit meerdere tekens bestaat en die eigen is aan het document. Dit proces wordt “hash” genoemd. De afdruk wordt gecodeerd met behulp van een privésleutel die wordt geassocieerd met uw digitaal certificaat. Vervolgens wordt het document aan de geadresseerde verzonden met de openbare sleutel, die wordt gebruikt voor het ontcijferen van de afdruk en het identificeren van de ondertekenaar. Met dit proces is de geadresseerde tevens verzekerd van de echtheid van het document

Het is op zekere wijze alsof uw PDF met elektronische handtekening is geschreven in een taal die alleen uzelf en uw geadresseerde kennen. Deze herkent onmiddellijk of de PDF van u afkomstig is en niet is gewijzigd, omdat de inhoud anders geen betekenis zou hebben.

Wat zijn de voordelen van een elektronische handtekening?

Elektronische handtekeningen voor professionele en commerciële documenten zijn als olijfolie voor het lichaam: Er zijn alleen maar voordelen.

Zij kunnen voor alle gebruiksbestemmingen worden gebruikt: een belastingopgave bevestigen, een wissel betalen, een bankgiro bevestigen, een e-mail beveiligen, reageren op aanbestedingen, contracten, brieven of bestelbonnen ondertekenen. Ongeacht de gebruiksbestemming, er bestaat geen twijfel of de elektronische handtekening kan hierin voorzien.

Bovendien is het 100% legaal en veilig. Een PDF-document bevestigd door een elektronische handtekening is niet vervalsbaar. De handtekening zelf is onvervalsbaar, aangezien deze uniek en complex is. Gehecht aan een document is zij onherroepelijk. Kortom is het de best mogelijke bescherming.

Elektrische handtekeningen hebben bovendien vele voordelen. Een elektronische handtekening op een PDF in plaats van handgeschreven handtekening spaart u veel moeite uit: kortere verwerkingstermijnen, grotere mobiliteit en kosten die smelten als sneeuw voor de zon. Zij is ook ideaal om in te spelen op wereldwijde uitdagingen. Zaken doen met klanten aan de andere kant van de wereld of deelnemen aan aanbestedingen op 10.000 km is voortaan zo eenvoudig als een klik op de knop van uw muis.

Het is bovendien een milieuvriendelijk proces. Met elektronische handtekeningen kunt u definitief afscheid nemen van papier en inkt, maar ook van printerpatronen. Er zijn alleen voordelen verbonden aan een elektronische handtekening. Dat is de reden waarom uw klanten/leveranciers/ zakenpartners deze stap al hebben gezet! Waarom u nog niet?

Ontdekken oodrive_sign 

Artikelbijdragers
Share on email
Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook

Gerelateerde artikelen

Raad van bestuur, bestuurscommissie: 10 oplossingen om online vergaderingen te houden

Productiviteit, Productiviteit

jul 27, 2022

De 10 begrippen die men moet kennen om de elektronische handtekening te beheersen

jul 21, 2022

Per sector

Financiële Diensten

Kritieke infrastructuur

Gezondheidszorg

Overheid

Energy

Luchtvaart & defensie

Per afdeling

Marketing & Inkoop

R&D en techniek

Risicobeheer & compliance

Finance

Legal

Human Resources

Informatiebeveiliging