Produttività
Pubblicato il Ago 21, 2018
Ultimo aggiornamento 29.03.2022

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La firma elettronica di un documento PDF: la guida per capire tutto

È considerata pratica, intuitiva, non falsificabile, irrevocabile e anche rispettosa dell’ambiente. Si sta affermando piano piano nel panorama attuale, grazie ai suoi numerosi vantaggi. Di che si tratta? Stiamo parlando della firma elettronica. Efficace per pagare fatture e rispondere a gare d’appalto o per siglare documenti in formato PDF, la firma elettronica è sempre più presente. Ecco il motivo per cui suscita anche numerose domande.

Che cos’è una firma elettronica?

Una prima domanda essenziale, perché permette di disfarsi di un’idea ben radicata nelle coscienze. No, una firma elettronica non è una banale versione smaterializzata di una firma autografa. Non basta effettuare la scansione della propria firma abituale e fare copia e incolla sui documenti digitali per attribuire alla firma un indiscusso valore giuridico. Non basta neanche firmare con un pennino su un tablet o uno smartphone. Le cose sono un po’ più complesse di così.

Precisiamo che l’atto della firma richiede sempre la combinazione di tre elementi:

  • il firmatario,
  • il documento da firmare,
  • lo strumento per la firma.

Nel caso di una firma autografa (manoscritta) è molto semplice: non avete bisogno d’altro che di una penna. Ma come procedere quando si tratta di siglare un documento digitale, per esempio un contratto o una lettera in formato PDF, con una firma elettronica?

Per firmare in modo digitale, vi serve uno strumento di firma. Questo strumento è costituito da un certificato elettronico che contiene le informazioni relative al firmatario (quali il cognome e il nome o l’organizzazione di cui fa parte) e di un motore di firma. Questo recupererà le informazioni contenute nel certificato, le apporrà nel documento, bloccando quest’ultimo. È questo processo che vi permette di identificare il firmatario che ha dato il proprio consenso e di conferire un valore giuridico a tale documento firmato elettronicamente.

La firma elettronica non è necessariamente “visuale”, come la sua sorella maggiore autografa: è una sequenza di caratteri, propria del firmatario.

Qual è il valore di una firma elettronica?

Detto questo, è naturale che la firma elettronica sollevi questa domanda. Anzi, numerose domande. Per esempio: ha lo stesso valore giuridico del suo equivalente manoscritto? Consente di mettere in sicurezza un documento?

Domande legittime, alle quali è necessario dare risposte chiare.

La firma elettronica è riconosciuta e ha un valore legale in tutti gli stati membri dell’Unione Europea: la regolamentazione eIDAS definisce i requisiti tecnici e permette di conferire alla firma elettronica lo stesso valore giuridico della sua equivalente su carta. In particolare, è indispensabile utilizzare una soluzione di firma elettronica fornita da terzi di fiducia, come CertEurope, verificata e conforme alle esigenze definite dalla regolamentazione europea eIDAS.

La firma elettronica è stata concepita per migliorare la sicurezza dei processi digitali. Questa soluzione permette infatti di “sigillare” il documento in modo da garantirne l’integrità. Concretamente, dopo che la firma elettronica è stata apposta su un PDF, vengono rilevati tutti ritocchi o le modifiche e questo rende il documento firmato inalterabile. Ogni pagina, ogni riga, ogni carattere dispone della protezione necessaria per non mettere in discussione il consenso del firmatario. Un PDF con firma elettronica è dunque ancora più sicuro di un documento su carta siglato a mano.

Come funziona la firma elettronica di un PDF?

Per il firmatario, un software o un dispositivo particolare basta apporre una firma elettronica sul vostro PDF. Dietro le quinte, però, si mette in moto tutto un meccanismo di crittografia.

Il vostro strumento di firma genera un’impronta composta da diversi caratteri propri del documento, si parla di “hash”. Questa impronta è criptata con il supporto della chiave privata associata al vostro certificato digitale. Poi il documento viene inviato al destinatario con la chiave pubblica, che è utilizzata per decifrare l’impronta e identificare il firmatario. Questo processo permette anche al destinatario di garantire l’integrità del documento.

In un certo senso, è come se il vostro PDF con firma elettronica fosse scritto in una lingua conosciuta solo da voi e dal destinatario. Questi riconosce immediatamente che il documento arriva da voi e non è stato modificato, altrimenti il contenuto non avrebbe più alcun senso.

Quali sono i vantaggi della firma elettronica?

La firma elettronica per gli scambi professionali e commerciali è come l’olio d’oliva per l’organismo: non ha altro che proprietà benefiche.

Serve a tutti gli usi: convalidare un dichiarazione fiscale, pagare una tratta, confermare un bonifico bancario, rendere sicura un’e-mail, rispondere a una gara d’appalto, firmare un contratto, una corrispondenza o un buono d’ordine. Citate un utilizzo e senza dubbio la firma elettronica risponde.

È al 100% legale e sicura. Un documento PDF convalidato da una firma elettronica è inalterabile. La firma stessa non è falsificabile, poiché è unica e complessa. Apposta su un documento, è irrevocabile. In breve, si tratta della migliore protezione possibile.

Presenta anche numerosi vantaggi. Una firma elettronica su un PDF piuttosto che una firma autografa e i tempi di elaborazione si riducono, la vostra mobilità aumenta e i vostri costi svaniscono come neve al sole. Inoltre, vi permette di rispondere alle sfide della globalizzazione. Trattare con un cliente dall’altra parte del mondo o partecipare a una gara d’appalto a mille chilometri di distanza è ormai semplice come premere un pulsante del mouse.

Infine, è rispettosa dell’ambiente. Con la firma elettronica dite definitivamente addio alla carta e all’inchiostro, ma anche alle cartucce della stampante. Non ci sono dunque che vantaggi nell’adottare la firma elettronica. Ragione per cui i vostri clienti/fornitori/partner hanno già fatto il grande passo. Perché non lo fate anche voi?

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