La Protection Civile simplifie l’accès à ses documents pour ses 16 000 membres avec Oodrive

16 000

bénévoles équipés

500

antennes locales

« Pour nos équipes, l’avant/après Oodrive Work, c’est le jour et la nuit. La base documentaire est beaucoup plus accessible, plus intuitive, et cela nous permet une meilleure diffusion de l’information en interne. »

Luigi Buffeteau,

Responsable des systèmes d'information, Fédération Nationale de Protection Civile

Contexte

La Fédération Nationale de Protection Civile s’appuie sur 32 000 bénévoles répartis sur l’ensemble du territoire, organisés en antennes locales qui interviennent au quotidien sur des missions de secours, de formation et d’aide humanitaire. Le siège national, composé d’une trentaine de salariés, a pour mission de fournir des outils et des solutions clés en main pour sécuriser et industrialiser ces activités, avec un budget SI dépendant du mécénat et des partenariats.

Dans ce contexte, les équipes SI ont engagé une structuration progressive du système d’information pour atteindre un niveau de maturité compatible avec leurs enjeux opérationnels et réglementaires, notamment depuis les Jeux Olympiques.

Un identifiant commun, diffusé par e-mail, pour des documents sensibles

Avant Oodrive Work, la base documentaire interne reposait sur un NAS (Network Attached Storage) au siège, accessible par un identifiant unique diffusé par e-mail et une interface technique peu intuitive. Les bénévoles devaient retrouver les codes, naviguer dans un explorateur de fichiers et passer par plusieurs étapes avant d’accéder aux documents, ce qui compliquait la diffusion de l’information.

Les documents stockés sont des contenus internes, en grande partie sensibles, incluant des consignes opérationnelles, des données de santé et des données à caractère personnel, ce qui imposait un besoin explicite de sécurisation et de contrôle des accès, sans dépendre d’environnements soumis à des législations extraterritoriales.

« À chaque fois que nous allons chercher un partenaire, nous cherchons d’abord en France, puis en Europe. Nous ne déployons plus de nouvelles solutions hors France ou Europe. »

Alban Migeot de Baran,

Responsable Mécénat, Fédération Nationale de Protection Civile

Un point d’accès unique et sécurisé via le portail SSO

La Protection Civile a intégré la plateforme collaborative d’Oodrive à son portail SSO interne pour offrir à ses 16 000 membres un accès simple, centralisé et sécurisé à leur base documentaire, contenant de nombreux fichiers, souvent sensibles. Depuis le portail, chaque cadre, élu ou bénévole habilité, ouvre directement l’interface Oodrive et accède aux fiches réflexes, consignes opérationnelles, supports de formation et documents administratifs nécessaires à ses missions.

Les salariés du siège sont administrateurs de la plateforme et assurent la mise à disposition et la mise à jour des contenus pour l’ensemble des services.

Les équipes exploitent également les mécanismes de partage sécurisé d’Oodrive pour la diffusion de documents sensibles :

Partage par lien avec mot de passe
Limitation du nombre de téléchargements
Intégration d’une date d’expiration

Ce choix s’inscrit dans la politique de souveraineté numérique de la Protection Civile, qui recherche en priorité des solutions françaises ou européennes pour ses nouveaux services.

Les bénéfices d'Oodrive Work

Un accès plus simple, une meilleure diffusion de l'information

Plus besoin de retrouver un identifiant partagé ni de naviguer dans un explorateur de fichiers : chaque bénévole habilité accède à la documentation depuis le portail qu’il utilise déjà au quotidien.

Une base documentaire commune, à jour et sécurisée

La Fédération dispose d’une base documentaire complète et à jour, intégrée à son portail, qui respecte les standards de sécurité attendus pour les documents confidentiels et sensibles.

Une gouvernance documentaire centralisée au siège

Les salariés du siège gardent la main sur la mise à jour des contenus et calibrent le niveau de protection de chaque document selon sa sensibilité, y compris pour les données de santé et les données personnelles.