Partage de fichiers, collaboration en ligne et protection des données sensibles : les éléments à retenir
- Le partage de fichiers en ligne, essentiel à la collaboration, comporte des risques importants pour les données sensibles (fuite, vol ou altération de données) et la sécurité du SI (téléchargement de malwares, entre autres). Cette question soulève également des préoccupations en matière de conformité.
- Afin de protéger leurs données sensibles tout en profitant des avantages de la collaboration en ligne, les organisations sont tenues de mettre en place diverses mesures (gestion rigoureuse des accès, traçabilité des actions, sécurisation des partages de fichiers vers l’extérieur, etc.).
- Le choix d’une solution souveraine de partage de fichiers et la formation des collaborateurs aux bonnes pratiques constituent les piliers d’une stratégie efficace de cybersécurité et de protection des données.
Pouvoir partager des fichiers en ligne de manière fluide et sécurisée est l’une des conditions pour assurer la productivité des organisations. Les collaborateurs ont désormais besoin de créer, éditer et partager des fichiers en interne et en externe, y compris des documents sensibles dont la confidentialité doit être préservée.
Quels sont les risques liés au partage de fichiers et à la collaboration en ligne ? Comment assurer la protection des données tout en maintenant la productivité ? Quels critères prendre en compte pour bien choisir un outil de partage de fichiers ? Cet article fait le tour des risques et des bonnes pratiques en matière de partage de fichiers.
Quels sont les principaux risques liés au partage de fichiers ?
Le partage massif de fichiers engendre un certain nombre de risques s’il n’est pas réalisé avec des outils appropriés.
Risques d’atteinte aux données et perte de contrôle
Lorsqu’elles sont partagées sans outil dédié, les données sont particulièrement vulnérables : fuite de données, vol ou altération de données sont les principaux risques en matière d’atteinte aux données. Une fois récupérées, ces données peuvent ensuite être vendues, divulguées à des tiers ou utilisées pour compromettre le SI et mener des cyberattaques plus poussées. Du point de vue de la cybersécurité, les fichiers reçus et téléchargés par les collaborateurs sont susceptibles de contenir des malwares, et de compromettre la sécurité du SI.
Les atteintes aux données sont loin d’être neutres. Une simple perte de données peut perturber le bon déroulement des opérations. Quant aux violations de données, elles peuvent engendrer des coûts et éroder la confiance et la réputation d’une entité.
Partager des données avec des interlocuteurs externes implique toujours une forme de perte de contrôle. Choisir comment et avec qui partager des fichiers n’est pas anodin, puisque les fichiers partagés peuvent être modifiés, divulgués, etc.
Shadow IT et risques liés aux plateformes de partage de fichiers grand public
Si les outils de partage de fichiers en ligne (de type WeTransfer) peuvent sembler pratiques et attractifs, ils ne sont, en revanche, pas adaptés aux besoins professionnels. Leur utilisation, non validée par la DSI, relève du Shadow IT et présente des risques, notamment pour la souveraineté des données. En utilisant ce genre d’outil, les entreprises n’ont souvent aucun contrôle sur la localisation des serveurs où les données sont stockées. Les entreprises n’ont pas étudié de manière fine les mesures mises en place par les éditeurs de ces outils grands public pour assurer la sécurité des données.
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L’utilisation de ces solutions n’offre aucune garantie en matière de traçabilité des fichiers : qui a envoyé quel fichier, à quels destinataires, jusqu’à quelle date le partage est-il accessible, etc. Toutes ces questions sans réponse posent d’importants problèmes de sécurité.
Risques en matière de conformité
Le partage de fichiers non sécurisé expose également les organisations à un risque majeur de non-conformité réglementaire. Les violations de données peuvent entraîner des coûts sous forme d’amendes, notamment dans le cadre du RGPD. Les organisations sont responsables de leurs données (même si ces données sont confiées à des tiers), et sont donc tenues de mettre en place des mesures de protection adéquates.
Des règlements comme NIS 2 ou DORA exigent également une vigilance accrue en matière de protection des données sensibles dans certains secteurs d’activité.
Partage de fichiers : comment concilier collaboration en ligne et protection des données ?
Conseils et recommandations pour sécuriser le partage de fichiers et protéger les données sensibles.
Gestion rigoureuse des droits d’accès et des autorisations
Le contrôle des accès et des autorisations est un point sensible de la collaboration en ligne et du partage de fichiers. Il permet de définir précisément qui peut accéder à quels documents et avec quels droits (consultation, téléchargement, édition, etc.).
Cette gestion fine des droits d’accès doit s’accompagner d’un mécanisme d’authentification renforcé, la simple combinaison d’un login et d’un mot de passe n’étant plus suffisante dans le contexte actuel de cybermenaces accrues. L’authentification multifactorielle (MFA) ajoute une couche supplémentaire de sécurité au processus d’identification et tend à devenir une norme. Quant au chiffrement de chiffrement de bout en bout, il garantit que les informations partagées sont lisibles uniquement par l’expéditeur et par le destinataire.
Traçabilité des actions réalisées sur les fichiers
Le suivi et la traçabilité des activités effectuées sur l’outil de partage de fichiers et sur les documents eux-mêmes sont essentiels pour assurer la sécurité des données. Certains outils permettent de superviser les usages, de suivre le parcours des documents en temps réel, de visualiser les actions réalisées par les utilisateurs (qui a consulté quoi, quand et comment), et d’obtenir un historique des différentes versions de chaque fichier. Tous les éléments sont réunis pour identifier rapidement tout comportement suspect et prendre les mesures appropriées.
Sécurisation des partages vers l’extérieur
Sécuriser les partages de fichiers avec l’extérieur (partenaires, prestataires, clients, etc.) implique de pouvoir s’appuyer sur différentes fonctionnalités, notamment :
- Création de liens temporaires pour le téléchargement des documents, avec un accès révoqué au-delà d’un certain délai.
- Protes protection des partages par mot de passe.
- Limitation du nombre de téléchargements autorisés.
- Possibilité de modifier ou supprimer un partage de fichiers même après sa diffusion.
Choisir une solution de partage de fichiers souveraine
Opter pour une solution de partage de fichiers souveraine, dont les serveurs sont situés dans l’Union européenne voire en France, est un critère clé pour assurer la sécurité des données et la conformité. Ce choix garantit que les données restent sous la juridiction et la protection des lois européennes. Les données sensibles sont mises à l’abri des lois extraterritoriales. Il est également conseillé de choisir des solutions qualifiées par l’ANSSI.
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Sensibilisation et formation des utilisateurs
Si la dimension technique est essentielle pour sécuriser les partages de fichiers, la formation des collaborateurs aux bonnes pratiques est tout aussi importante. Les organisations qui manipulent des données critiques doivent sensibiliser leurs salariés aux risques et leur transmettre les bons réflexes, notamment :
- Bannir l’envoi de documents en pièce jointe.
- Limiter le partage de fichiers aux personnes réellement concernées.
- Définir des dates limites de téléchargement.
