RH : tout savoir sur la dématérialisation du contrat de travail

Les départements RH sont 64 % à avoir recours à la signature électronique pour signer leurs documents de manière dématérialisée, alors qu’ils n’étaient que 37 % à le faire en 2020. Ce chiffre est extrait d’une enquête menée par Oodrive et OpinionWay en 2024 sur le sujet de la signature électronique, et prouve bien l’intérêt de l’e-signature pour des usages RH.

Avec le bulletin de salaire, la dématérialisation des contrats de travail est l’un des premiers sujets qui viennent en tête des besoins RH en matière de digitalisation. Que recouvre concrètement la dématérialisation de contrat de travail ? Comment la mettre en œuvre et faire signer les contrats de travail via une signature électronique ? Quels sont les avantages de cette pratique ?

Dématérialisation de contrat de travail : de quoi parle-t-on ?

La dématérialisation des contrats de travail s’inscrit dans une tendance plus large de digitalisation des processus RH (qui concerne également les bulletins de paie, les notes de frais, etc.). Elle vise à la fois à simplifier les démarches RH et à la faciliter la vie des collaborateurs, tout en sécurisant les processus contractuels.

Cette démarche consiste à convertir les contrats de travail, traditionnellement rédigés sur papier, en documents électroniques. Les contrats de travail (pour un CDI, un CDD, un contrat d’intérim, etc.) peuvent être entièrement créés, signés, transmis et conservés au format numérique, au moyen d’une solution de signature électronique. L’ensemble des documents liés à la relation contractuelle entre un employeur et ses salariés peuvent d’ailleurs être dématérialisés : promesse d’embauche, avenants, accords de confidentialité, attestations diverses, etc.

La dématérialisation ne change rien aux obligations légales concernant le contenu du contrat de travail. Elle modifie seulement le processus de gestion, puisqu’il est nécessaire de faire appel à un outil dédié pour créer, signer, transmettre et conserver les contrats.

Que doit contenir un contrat au format dématérialisé ?

La dématérialisation des contrats de travail ne change pas les mentions obligatoires devant y figurer. Ces mentions évoluent selon le type de contrat (CDI, CDD, etc.) et selon la convention collective applicable dans l’entreprise.

En règle générale, un contrat de travail dématérialisé doit indiquer :

• L’identité des parties,
• La nature de l’engagement,
• Sa durée,
• L’adresse d’exercice de l’activité,
• La rémunération prévue.

Comme l’exige l’article L1221-3 du Code du travail, le contrat doit être rédigé en français, même au format électronique. Si le salarié est étranger, une version traduite peut lui être remise, mais l’original reste en français pour que le document soit conforme aux dispositions légales.

S’agissant du format, un contrat de travail dématérialisé est un contrat électronique. Il doit respecter plusieurs conditions pour avoir valeur de preuve, notamment :

• Garantir l’identification des parties,
• Assurer l’intégrité du document,
• Respecter le formalisme exigé par la loi selon le type de contrat (les CDD ont par exemple des exigences légales particulières).

Quelle est la valeur juridique d’un contrat de travail dématérialisé ?

La valeur juridique du contrat de travail dématérialisé est pleinement reconnue, aussi bien par la loi française qu’à l’échelle européenne. Cette reconnaissance est encadrée par plusieurs textes, notamment les articles 1366 et 1367 du Code civil. Ces articles précisent que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité », et que la signature électronique consiste en « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».

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En savoir plus

L’article 1174 du Code civil précise que « lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un contrat, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1366 et 1367 ».

Le règlement européen eIDAS (n°910/2014 du 23 juillet 2014) renforce ce cadre en affirmant que « l’effet juridique et la recevabilité d’un document électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que ce document se présente sous une forme électronique ».

Afin de conférer à un contrat de travail dématérialisé une pleine valeur juridique, la signature électronique doit respecter certaines conditions :

• Identifier de manière certaine le signataire,
• S’assurer qu’il est le seul à pouvoir activer la signature électronique,
• Garantir l’impossibilité de modifier le contrat après sa signature.

L’archivage électronique joue un rôle clé pour conférer à un contrat dématérialisé sa pleine valeur juridique. Un contrat dématérialisé doit être établi et conservé « dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Un système d’archivage électronique fiable permet de conserver les documents pendant toute la durée légale requise (notamment 5 ans après la fin du contrat, ce qui a pour objectif de se prémunir contre d’éventuelles actions en justice).

Le recours à un tiers de confiance agréé et qualifié, proposant une solution de signature électronique sécurisée et conforme, assure aux acteurs publics et privés la pleine valeur juridique de leurs contrats dématérialisés.

Comment signer un contrat de travail dématérialisé avec une signature électronique ?

La signature électronique d’un contrat de travail repose sur des procédés techniques garantissant l’identification des signataires et l’intégrité du document. Voici les principales étapes et modalités pour signer un contrat de travail de manière dématérialisée via un logiciel de signature électronique.

1. Choix du niveau de signature. Le règlement européen eIDAS prévoit trois niveaux de signature électronique (signature simple, signature avancée ou signature qualifiée). Une signature électronique avancée (AES) est généralement considérée comme suffisante pour garantir la valeur juridique d’un contrat de travail.
2. Processus de signature. Les outils de signature électronique sécurisés utilisent généralement un email d’approbation et un code à usage unique envoyé par SMS pour permettre aux signataires de lire et signer le contrat en ligne. Certains prestataires proposent également une étape de vérification d’identité en ligne (vérification de carte d’identité ou de passeport).
3. Validation de l’identité. Étape essentielle, l’identification du signataire garantit l’authenticité de la signature. Le procédé doit être fiable et conforme aux exigences du Code civil et du règlement eIDAS.
4. Fonctionnement technique. La signature électronique est propre à un individu et protégée par un certificat numérique, dont le rôle est de sceller le document au moment de la signature, via l’intégration d’une « empreinte indélébile » au document. L’existence du certificat valide l’identité de la personne qui signe, et l’apposition de cette « empreinte » permet de détecter toute modification ultérieure éventuellement apportée au document.
5. Conservation des preuves. Lors de chaque signature de document au format électronique, un dossier de preuve est généré et conservé. Ce dossier contient tous les éléments techniques attestant de l’authenticité de la signature et de l’intégrité du document. Une traçabilité complète qui permet de savoir qui a signé quel document, et quand.

Dans la pratique, les workflows électroniques permettent une gestion fluide du processus de signature. Le document est préparé, puis envoyé aux différentes parties pour signature. Chaque signataire reçoit une notification et peut signer le document en quelques clics depuis n’importe quel appareil, y compris en mobilité via smartphone ou tablette. Certaines solutions permettent même de signer hors connexion. Une fois signé, le contrat est automatiquement distribué à l’ensemble des parties et archivé de manière sécurisée.

Les solutions de signature électronique les plus complètes proposent même des fonctionnalités adaptées à certains documents RH spécifiques : possibilité de mettre en place des champs personnalisés, de collecter des documents additionnels, etc.

Quels sont les avantages du contrat de travail dématérialisé ?

La dématérialisation des contrats de travail présente de nombreux avantages, à la fois côté employeur et côté salariés.

1. Simplicité et rapidité. La signature électronique des contrats de travail fluidifie les processus de recrutement, permettant aux services RH de se concentrer sur d’autres missions. Les signataires n’ont plus besoin de se déplacer, ni de passer par une procédure longue et fastidieuse consistant à télécharger, imprimer, puis renvoyer un contrat au format papier, avec tous les inconvénients que cela représente (délais importants, frais postaux, risque de perte, etc.).
2. Attractivité. Proposer la signature de contrat en ligne participe également au renforcement de l’image d’une entreprise. Les nouveaux talents apprécient tout particulièrement de bénéficier d’un onboarding moderne et efficace.
3. Conformité réglementaire. La signature électronique permet de gérer de manière sécurisée et confidentielle la signature de contrats de travail (et même de nombreux documents RH), en conformité avec le règlement eIDAS.
4. Sécurité accrue. La signature électronique identifie le signataire et garantit l’intégrité du document. Les contrats de travail sont protégés de toute tentative de modification après signature. La signature dématérialisée des contrats de travail offre une traçabilité complète et prévient donc les éventuels risques de litige. Ces documents, particulièrement sensibles, sont également mieux sécurisés (davantage qu’au format papier), y compris durant leur stockage et leur archivage.