Gain de temps, simplification des échanges, optimisation de l’expérience utilisateur, réduction des coûts…
Les avantages de l’e-signature sont nombreux et désormais bien connus des organisations, qui n’hésitent plus à se doter de solutions logicielles pour signer numériquement leurs documents.
Mais une incertitude subsiste concernant la valeur juridique de la signature électronique : est-elle équivalente à celle d’une signature manuscrite ? Un document signé par ce biais est-il valable en toutes circonstances et dans l’ensemble des pays membres de l’Union européenne ? Comment s’assurer de la conformité de son logiciel de signature ? Faisons le point.
Qu’est-ce que la signature électronique à valeur juridique ?
D’un point de vue strictement juridique, une signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite.
Pour bénéficier de la même valeur probante, la signature électronique doit consister « en l’usage d’un procédé fiable d’identification » afin de garantir son lien avec le document auquel elle s’attache, ainsi que l’identité du signataire et l’intégrité de l’acte (Code civil, art. 1367).
La question de la valeur légale de la signature électronique est légitime. Si vous choisissez de signer un PDF, admettons un contrat de service, jouiriez-vous de la même protection que si vous l’aviez signé sur papier ?
La réponse est oui, dès lors que les conditions sont réunies : pour cela, il faut employer des solutions adaptées, proposées par des prestataires de services de confiance qualifiés, qui permettent d’identifier formellement le signataire (personne physique) et de garantir l’intégrité du document.
Lorsque le signataire est une personne morale, la signature est remplacée par un cachet électronique qui repose sur les mêmes mécanismes. Cela suppose, pour le signataire, d’obtenir au préalable un certificat électronique.
En France, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite depuis la loi du 13 mars 2000.
C’est le cas également dans l’ensemble des pays membres de l’Union européenne, l’article du droit français étant la transcription des exigences du règlement européen eIDAS.
Par ailleurs, certains outils de signature électronique vont bien plus loin que la garantie de valeur légale de la signature en s’entourant de certifications et d’accréditations de haut niveau pour offrir un maximum de sécurité, et en déployant des fonctionnalités (au-delà de la simple création de signature) qui simplifient grandement la vie des entreprises.
Est-ce qu’une signature électronique est valable au niveau juridique ?
Revenons en arrière pour quelques instants, afin de bien saisir le principe de la signature numérique. Celle-ci diffère de son équivalent manuscrit, et pas seulement par son mode d’exécution.
En effet, une signature en ligne n’est pas un geste, mais un procédé technique, qui suppose à la fois d’authentifier le signataire, de garantir l’intégrité du document, et de conférer à celui-ci une valeur juridique.
Une fois réalisées, les signatures électroniques ne sont pas visibles : elles prennent la forme d’une série de caractères cryptés.
L’utilisation d’un logiciel de signature électronique va donc bien au-delà de l’apposition d’un nom sur un document : en authentifiant l’auteur (par le biais d’un certificat électronique qui confère une véritable identité numérique au signataire) et en scellant le fichier de manière à pouvoir identifier une éventuelle modification par la suite, la signature numérique valide l’engagement du signataire tout en garantissant l’intégrité du document. Cela rend le fichier inaltérable, et la signature infalsifiable autant qu’irrévocable.
En d’autres termes, la valeur juridique d’une signature électronique est parfois supérieure à celle d’une signature manuscrite, lorsqu’elle s’entoure d’un plus grand nombre de garanties : c’est le cas de la signature électronique qualifiée – le niveau le plus élevé prévu par le règlement eIDAS.
Ce qui en fait un outil idéal pour sécuriser les transactions électroniques les plus sensibles, notamment les actes juridiques.
Quels sont les avantages de la signature électronique avec valeur juridique proposée par Oodrive ?
Pour garantir la valeur juridique de la signature électronique, une solution logicielle doit disposer de qualifications et certifications attestant d’un certain niveau de sécurité préalablement recherché par l’entreprise.
Votre signature électronique
Fluidifiez et facilitez vos échanges avec une signature électronique conforme et sécurisée.
À ce titre, la solution de signature électronique Oodrive Sign atteste du plus haut niveau en matière de sécurité informatique :
- SecNumCloud (un référentiel relatif aux prestataires de services de confiance en SaaS).
- RGS** (le Référentiel Général de Sécurité : un cadre réglementaire prévu pour instaurer la confiance dans les transactions électroniques au sein de l’administration et avec les citoyens).
- eIDAS (un règlement mis en place par la Commission européenne qui formule des exigences relatives à la connaissance des moyens d’identification, dans le cadre notamment d’une signature électronique – il s’applique dans tous les États membres de l’Union européenne).
- HDS (pour Hébergeur de Données de Santé, un certificat obligatoire pour une entreprise qui stocke des services ou des applications contenant des données personnelles relatives à la santé des utilisateurs).
- ISO 27001 (la norme internationale pour les systèmes de management de la sécurité de l’information).
Au-delà de ces garanties quant à la valeur juridique de la signature électronique, Oodrive Sign embarque un certain nombre de fonctionnalités qui simplifient le processus de signature pour les utilisateurs :
- insertion de champs de personnalisation dans les contrats (Smartfields®),
- signature en ligne depuis n’importe quel appareil et n’importe où,
- pilotage de l’activité et suivi des documents signés en temps réel,
- confidentialité des signataires,
- accompagnement technique et maintenance en continu.
Autant de fonctionnalités qui montrent que la valeur légale de la signature numérique n’est qu’une étape sur le chemin de la transformation digitale, et qu’un outil viable doit pouvoir être, à la fois, 100 % sécurisé, conforme à la réglementation, et pratique à utiliser par les collaborateurs.
Quelles sont les erreurs à ne pas commettre avec une signature électronique ?
Pour bien employer la signature électronique et éviter de commettre des erreurs, il faut avoir deux choses en tête : l’outil utilisé doit intégrer un processus fiable d’identification électronique, et il est nécessaire de choisir le niveau de signature adapté.
L’identification fiable du signataire
Pour donner sa valeur juridique à la signature électronique, la loi impose la présence d’un procédé fiable d’identification inhérent à l’outil de signature.
Celui-ci doit permettre de garantir l’identité du signataire autant que l’intégrité du document signé (en prouvant qu’il n’a pas été modifié ultérieurement).
Pour les organismes du secteur public, le règlement eIDAS instaure un mécanisme de reconnaissance mutuelle des moyens d’identification électronique pour les États membres de l’Union européenne.
Ce faisant, le moyen d’identification électronique doit avoir été délivré conformément à un schéma notifié par l’État membre, qui figure sur une liste publiée par la Commission européenne.
Les différents niveaux des signatures électroniques
Autre point d’attention : le choix du niveau de signature adapté. Le règlement eIDAS (qui vise à accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché européen) définit trois niveaux de signature :
- La signature simple qui correspond au premier niveau de sécurité (aucun processus de vérification de l’identité du signataire ou de son consentement).
- La signature électronique avancée qui répond à des critères d’identification électronique plus poussés. Elle doit être liée au signataire de façon univoque, permettre son identification, être apposée à l’aide de données de création de signature qui restent sous son contrôle exclusif, et garantir l’intégrité du document.
- La signature électronique qualifiée qui constitue le plus haut niveau de sécurité prévu par le règlement eIDAS. Les critères sont les mêmes que pour la signature qualifiée, mais l’identité du signataire doit faire l’objet d’une vérification en amont et la clé de signature doit être mise à disposition sur un support qualifié, délivré par une autorité de certification (sous le contrôle d’un organisme spécifique de chaque État membre : en France, il s’agit de l’ANSSI).
Il existe un niveau intermédiaire : une signature électronique avancée qui repose sur l’obtention d’un certificat numérique qualifié par le signataire. Les deux niveaux les plus élevés font intervenir des prestataires de services de confiance, comme Oodrive.
Le niveau concerné définit la valeur juridique de la signature électronique. Seul le niveau le plus élevé permet de conférer la même valeur à l’e-signature qu’à son équivalent manuscrit.
Dans le cadre des commandes publiques, la signature électronique avancée répond aux mêmes conditions.
Comment Oodrive garantit la validité juridique de ses signatures électroniques ?
Pour une entreprise qui choisit de signer numériquement ses documents, il est essentiel de veiller à la légalité et à la conformité du logiciel de signature utilisé, et de s’assurer de la valeur juridique de sa signature électronique.
À ce titre, comment Oodrive garantit cette validité pour ses signatures ? On peut distinguer trois procédés :
- L’authentification du signataire, via un processus de vérification de l’identité qui correspond au niveau de signature désiré : identification fondée sur l’identité ou sur la connaissance, utilisation d’un code d’accès à usage unique, rencontre en personne, etc.
- La garantie de l’intégrité du document signé, grâce à des procédés de chiffrement qui reposent sur l’utilisation d’un mécanisme faisant appel à une « clé privée » et à une « clé publique » (ou cryptage asymétrique) et d’une technologie de hachage.
- La délivrance d’un certificat électronique dans le cadre de l’utilisation d’une signature qualifiée.
Oodrive fait partie des prestataires de services de confiance reconnus par l’ANSSI. C’est aussi le premier acteur à avoir obtenu la qualification SecNumCloud pour l’ensemble de ses offres de Cloud privé.
En somme, l’utilisation d’Oodrive Sign garantit la valeur juridique de votre signature électronique et vous permet de bénéficier d’un logiciel offrant un niveau de sécurité optimal !
