La collaboration en ligne répond aujourd’hui aux grands besoins des organisations : fluidification de la communication, travail à distance et en asynchrone, digitalisation des processus de travail, décloisonnement des équipes, etc.
Favoriser la collaboration en ligne implique de se doter de nouveaux outils, d’introduire de nouvelles pratiques de travail et d’accorder à la sécurité une place prépondérante. Zoom sur la collaboration en ligne, son fonctionnement et ses avantages.
Qu’est-ce que la collaboration en ligne ?
Ce qui est aujourd’hui couramment appelé « collaboration en ligne » désigne un processus de travail par lequel les salariés collaborent sur des tâches et des projets communs. Ils utilisent pour cela des outils de collaboration en ligne accessibles via Internet, qui facilitent notamment la communication, le partage de documents et la gestion de projets. La collaboration en ligne est à la fois un processus de travail et un ensemble d’outils.
Quels sont les outils de collaboration en ligne ?
On peut distinguer différents outils de collaboration en ligne, chacun d’entre eux répondant à un besoin :
- Partage de documents
- Gestion de projets
- Gestion de tâches
- Visioconférence (salle de réunion virtuelle)
- Messagerie instantanée
- Réseau social d’entreprise
- Signature électronique
- Etc.
La collaboration sécurisée
Partagez, modifiez et annotez vos contenus sensibles dans un environnement de confiance.
Ces outils sont désormais dotés d’interfaces intuitives qui facilitent la prise en main. Ils sont également conçus pour le travail à distance. Plusieurs de ces outils ou fonctionnalités peuvent être rassemblés au sein d’une d’une « plateforme collaborative » ou « suite collaborative ».
Quels sont les avantages du travail collaboratif en ligne ?
Le développement du travail collaboratif est source de productivité. Il peut également générer une meilleure implication des équipes et renforcer la sécurité.
Gains de productivité
La collaboration en temps réel et depuis n’importe quel lieu génère des gains de productivité (meilleure réactivité, réduction des déplacements inutiles, etc.). Les processus de travail sont également optimisés (partage de fichiers simplifié, messagerie instantanée, signature en ligne rapide et sécurisée, etc.), ce qui améliore l’efficacité opérationnelle.
Amélioration de l’implication des équipes
L’utilisation d’une digital workplace au sein d’une entreprise a pour effet de décloisonner les départements, de favoriser le partage d’idées et les contributions entre salariés issus d’équipes différentes.
Les informations sont centralisées, offrant ainsi une meilleure visibilité sur les projets. Les collaborateurs peuvent échanger via des outils performants (messagerie instantanée, réseau social d’entreprise, etc.). Autant d’éléments qui stimulent l’implication des équipes au sein des projets d’une entreprise.
Renforcement de la sécurité
L’utilisation d’outils collaboratifs permet également aux organisations de réaliser des avancées en matière de sécurité : gestion fine des droits et des accès, meilleure sécurité des données, traçabilité dans la coédition et le partage de documents, chiffrement, sécurisation de l’hébergement, etc.
Les collaborateurs ayant accès à des outils efficaces, ils n’ont plus recours aux outils « grand public », qu’ils utilisaient généralement sans l’accord de leur département informatique. La diminution du « Shadow IT » est également l’un des avantages à utiliser une suite collaborative mise à disposition par l’entreprise.
Avec sa plateforme collaborative Oodrive Work, Oodrive est un acteur de la collaboration en ligne souveraine et sécurisée. Oodrive Work est un espace de travail en ligne rassemblant différents outils et fonctionnalités. L’objectif : permettre aux équipes de collaborer efficacement au sein d’un environnement cloud de confiance sécurisé.
Les meilleures pratiques pour bien collaborer en ligne
Bien collaborer en ligne implique de respecter différentes pratiques.
Évaluer les besoins de l’entreprise
Les outils de collaboration en ligne sont aujourd’hui très nombreux sur le marché. Pour autant, tous ne présentent pas les mêmes fonctionnalités et ne répondent pas aux mêmes besoins. Choisir les outils de collaboration en ligne les plus adaptés nécessite de mener un travail d’évaluation des besoins de l’entreprise.
Le déploiement d’outils collaboratifs peut également être échelonné dans le temps, par exemple en fonction de l’apparition de nouveaux besoins ou des progrès en matière de digitalisation des processus.
Établir des règles d’utilisation
La collaboration en ligne offre d’immenses opportunités en matière de productivité, à condition que les salariés se saisissent des outils et établissent des règles d’utilisation (quel outil utiliser pour quel besoin, quel canal de communication privilégier en fonction du type d’information à partager, etc.).
Exploiter le potentiel des outils de travail collaboratifs
L’utilisation d’outils collaboratifs change radicalement les manières de travailler, avec l’apparition de nouvelles fonctionnalités : assigner des droits pour un document (propriétaire, collaborateur, lecteur, etc.), suivre l’historique des versions, définir une date d’expiration pour un partage de documents, etc. Il est important de permettre aux collaborateurs de prendre en main toutes ces fonctionnalités.
Collaboration en ligne : les 3 points à retenir
- La collaboration en ligne s’impose désormais comme un processus de travail incontournable, permettant aux salariés de travailler de manière flexible et efficace grâce à des outils adaptés à leurs besoins.
- L’utilisation d’une suite collaborative et d’outils de travail collaboratif optimise les processus.
- La collaboration en ligne est un processus à géométrie variable. Chaque organisation se dote d’outils spécifiques en fonction de ses objectifs et de ses contraintes.
