La numérisation des notes de frais dans les entreprises

Le temps des boîtes et des classeurs remplis de justificatifs papiers pour vos notes de frais qui encombrent votre bureau est enfin révolu. En effet, depuis le 1^er juillet 2019, les entreprises peuvent numériser l’ensemble des notes de frais. Un arrêté du 23 mai 2019 a fixé les modalités de numérisation de pièces et de documents établis ou reçus sur support papier.

La gestion des notes de frais est généralement chronophage pour les entreprises. D’après une étude réalisée en 2017 par Concur , il faut en moyenne 27 minutes à un salarié  pour remplir une note de frais . De plus, chaque note de frais engendrerait  un coût caché de 53 euros.

Mais, cette gestion est surtout à l’origine de nombreuses erreurs (oublis, mauvais justificatifs, etc). D’après un sondage mené par le cabinet d’expertise comptable Wity, les fraudes et les erreurs représentent environ 20% des frais professionnels. Et selon une étude menée par Unit 4, 600 millions d’euros de dépenses professionnelles ne sont pas réclamées par les employés français, notamment en raison de la perte d’un justificatif.

La numérisation des notes de frais autorisée

Bonne nouvelle : tout cela n’est plus qu’un mauvais souvenir. Grâce à l’arrêté du 23 mai 2019, et en application de l’article L-243-16 du code de la sécurité sociale.

Les justificatifs de notes de frais devaient être conservés pour pouvoir être fournis à l’Urssaf ou à l’administration fiscale à l’occasion d’un contrôle. Ces justificatifs permettent à l’Urssaf de s’assurer que les remboursements de frais correspondent bien aux dépenses exonérées de cotisations sociales. Quant aux impôts, ils ont recours à ces documents pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par une entreprise.

Une dématérialisation sous contrôle

La dématérialisation des notes de frais devait se faire de façon à respecter les exigences de l’Urssaf et de l’administration fiscale. Il était impératif de pouvoir prouver que les justificatifs ont bien été numérisés dans des conditions garantissant leur fiabilité par rapport à l’original, à savoir la version papier. Les règles à suivre dans le cadre de cette numérisation figurent dans l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales et désormais dans l’arrêté du 23 mai 2019.

Le numérique et les solutions digitales de gestion des notes de frais permettent aujourd’hui, non seulement de faire des économies, mais également de gagner du temps, de limiter les risques d’erreurs et de pertes des justificatifs papiers. Quels sont donc les changements apportés par l’arrêté du 23 mai 2019 ?

D’après l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales entré en vigueur le 31 mars 2017, le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Le texte précise que les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. Les questions liées à l’archivage sont également très importantes. Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des documents durant toute la durée de conservation.

Respecter l’intégrité des documents

L’intégrité de la copie est également un élément central de la réglementation. Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document doit être conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3). L’objectif est de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Chaque document est assorti :

• D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile
• D’une empreinte numérique
• D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité de niveau une étoile
• Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List – TLS)

Numérisation des notes de frais : du nouveau depuis le 1^er juillet 2019

L’article 1 de l’arrêté du 23 mai 2019 détermine que le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et leur archivage numérique doivent être réalisés dans les conditions et garanties prévues à l’article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales. Depuis le 1^er juillet 2019, tout le processus de gestion des notes de frais peut être dématérialisé. Les entreprises ont désormais l’autorisation de numériser l’ensemble de leurs notes de frais. De plus, le texte lève l’obligation de conserver les justificatifs papiers.

Il faut cependant préciser que cet arrêté n’est pas rétroactif. De ce fait, il est nécessaire de conserver les justificatifs antérieurs au 1^er juillet 2019.

Oodrive vous accompagne

Les entreprises qui souhaitent profiter des avantages de cette dématérialisation doivent faire appel à un prestataire qualifié pour être conformes aux exigences réglementaires (intégrité de la copie, archivage à valeur probante, identification conforme, etc). Pour bénéficier d’une signature électronique RGS permettant de garantir l’intégrité et l’origine d’un document, elles doivent passer par un Tiers de confiance comme Oodrive.