Plus de 330 milliards d’emails ont été échangés quotidiennement en 2022 (source : Statista) avec son lot de pièces jointes. Chaque seconde, la bagatelle de 29 Go de données vient enrichir le Big Data (source : Planestoscope).
Pour alléger la facture environnementale parfois, mais surtout pour faciliter les échanges lourds, les organisations professionnelles ont le plus souvent recours à des solutions de partage de document américaines populaires.
Ces outils ont cependant montré des limites en matière de sécurité et de confidentialité des données.
L’enjeu est d’autant plus fort lorsque les échanges comportent des documents sensibles et stratégiques, à forte valeur pour les organisations.
Pour les entreprises, la sécurité est une notion doublement importante au moment de choisir une solution de partage de fichiers en ligne.
D’abord parce que les cybermenaces, de plus en plus sophistiquées, se développent. Un partage de fichiers, non sécurisé ou mal adressé, peut faciliter l’accès de ces menaces aux données de l’entreprise. Ensuite, parce que la conformité réglementaire est en jeu.
Devant les nombreuses réglementations européennes, les entreprises sont tenues de mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour assurer la confidentialité et l’intégrité des données.
Pourquoi le partage de fichier sécurisé s’avère être un bon choix pour les organisations ? Comment la sécurité est-elle vraiment garantie ? Et quelle solution de partage de fichiers choisir ?
La sécurisation du partage de fichiers : un enjeu majeur face aux risques
La première (bonne) raison de vous tourner vers le partage de fichier sécurisé, c’est la protection de vos données.
Alors que le partage de fichiers en ligne considérés comme « sensibles » a augmenté de 53 %, et que 21 % de l’ensemble des documents stockés sur le Cloud contiennent des informations confidentielles, la hausse exponentielle des cyberattaques doit interpeller les entreprises concernées.
En 2023, les cybermalveillances les plus courantes concernaient le phishing (l’usurpation d’identité d’un tiers par le biais d’un email pour inciter le destinataire à divulguer des informations confidentielles) et le ransomware (+ 95 % de signalements aux autorités en 2021, avec une prédilection pour les entreprises privées – victimes favorites des cybercriminels).
Des risques qu’il est possible de contourner avec une solution de partage de fichiers sécurisée.
Toutefois, ces attaques ne constituent pas les seuls risques encourus : dans une solution Cloud, chaque fichier transféré est stocké sur un serveur externe à l’entreprise.
Cette décentralisation de l’hébergement pose un problème de souveraineté lorsque les datacenters sont installés dans des pays où les données sont vulnérables – en raison d’un manque de sécurité ou d’un cadre légal défavorable.
Aux États-Unis par exemple, en vertu du Patriot Act et du Cloud Act, les autorités sont en droit d’accéder aux informations stockées sur les serveurs domestiques, même lorsqu’elles appartiennent à des entreprises qui n’ont pas leur siège sur le territoire américain.
En ce sens, la sécurité apportée par un outil de partage de fichiers en ligne est aussi une affaire de souveraineté : mieux vaut choisir une solution Cloud dédiée au partage de documents sécurisé qui soit souveraine, c’est-à-dire dont les serveurs sont situés dans l’Union européenne.
C’est un critère clé pour le partage de fichier sécurisé.
Le rôle du partage de fichiers en ligne dans la collaboration et la productivité
La seconde raison de préférer un outil de partage de fichiers offrant un maximum de sécurité, c’est le rôle majeur que joue une telle solution dans l’amélioration des processus et dans la hausse de la productivité.
En effet, l’un des principaux enjeux du travail collaboratif réside dans la capacité des utilisateurs à transmettre, recevoir et modifier en toute facilité les documents dont ils ont besoin dans le cadre de leurs activités quotidiennes.
La collaboration sécurisée
Partagez, modifiez et annotez vos contenus sensibles dans un environnement sécurisé.
En tout état de cause, un logiciel de partage de fichier sécurisé se doit d’être un outil collaboratif efficace et d’offrir aux utilisateurs un panel de fonctionnalités adaptées.
Une solution de partage de fichiers sécurisée contribue à répondre à cet enjeu de trois façons :
- en fluidifiant les échanges de documents entre collaborateurs, en interne mais aussi entre l’entreprise et ses partenaires ou clients extérieurs ;
- en offrant la possibilité aux utilisateurs d’accéder à la solution en mobilité, c’est-à-dire depuis n’importe où et avec n’importe quel appareil, de façon parfaitement sécurisée ;
- en garantissant la traçabilité des actions réalisées sur chaque fichier partagé, de manière à toujours savoir qui a fait quoi, et quand, et ainsi réduire le risque d’utilisations frauduleuses, de pertes ou de fuites.
De fait, les collaborateurs adhèrent plus facilement à un outil de partage de fichiers qui apporte toutes les garanties en matière de sécurité des données – et ils l’utilisent aussi plus efficacement. Car même pour les utilisateurs finaux, le partage de fichier sécurisé est un enjeu majeur !
Comment partager des fichiers de manière sécurisée dans l’entreprise ?
Mais qu’est-ce exactement que le partage de fichier sécurisé ?
Le fait de partager des documents de telle sorte qu’ils soient protégés contre les menaces externes (attaques en ligne, pertes ou vols) et accessibles exclusivement aux personnes dûment autorisées par les propriétaires des fichiers en question – y compris lorsqu’il s’agit du transfert de fichiers sensibles ou de fichiers volumineux.
Pour cela, les logiciels de partage doivent embarquer un certain nombre de fonctionnalités adaptées au transfert et au traitement de fichiers en ligne de façon sécurisée.
Ces fonctionnalités peuvent être classées dans quatre catégories, que nous allons explorer maintenant.
Alors, que doit offrir un service de partage de fichiers et de stockage Cloud pour garantir la confidentialité et la sécurité des documents échangés ? Qu’est-ce qu’un logiciel de partage de fichier sécurisé doit intégrer à son fonctionnement ?
Le chiffrement des données
Le partage de fichiers sécurisé implique de garantir la confidentialité des documents échangés au sein de l’outil de transfert de fichiers.
Dans ce but, ces échanges doivent être chiffrés, tout comme les données conservées dans un espace de stockage Cloud.
Le chiffrement est une méthode de cryptographie permettant d’assurer la confidentialité des échanges et des données tout en garantissant l’authenticité de l’expéditeur.
L’émetteur et le destinataire sont les seuls à pouvoir accéder au contenu chiffré, celui-ci étant illisible pour un tiers qui ne dispose pas de la clé secrète.
Cette technologie est intégrée aux supports de communication massivement employés de nos jours (applications de mail, chat, SMS…).
Mais dans les solutions de partage de fichiers en ligne, elle s’applique aussi aux données elles-mêmes.
Le contrôle des accès et des autorisations
C’est le gros morceau des outils de partage de fichier sécurisé : le contrôle de toute personne souhaitant accéder aux documents sur l’espace de stockage, ou voulant elle-même transférer des fichiers sensibles.
À ce titre, un service de transfert de fichiers sécurisé doit offrir deux fonctionnalités essentielles :
- Le paramétrage des droits d’accès en fonction du degré d’autorisation des utilisateurs, de la criticité des documents et de la nature des tâches à réaliser (consultation simple, consultation et téléchargement, téléchargement et édition, partage de fichiers volumineux, etc.).
- La sécurisation des accès en protégeant les données stockées via un mécanisme renforcé d’authentification, qui va au-delà de la simple combinaison login/mot de passe : authentification via un certificat électronique, système de double authentification, etc. Le but étant de s’assurer de l’identité de l’utilisateur qui se connecte à la solution de partage de fichier sécurisé.
Le suivi des activités et la traçabilité
Autre fonctionnalité importante pour sécuriser ses échanges de fichiers : le suivi et la traçabilité des activités effectuées sur l’outil de partage de fichier sécurisé et/ou au niveau de l’espace de stockage des documents.
Il s’agit de pouvoir…
- superviser les usages ;
- suivre le parcours des documents en temps réel ;
- visualiser les actions réalisées par les utilisateurs ;
- savoir qui est connecté à l’outil de partage de documents sécurisé, et quand ;
- obtenir un historique des différentes versions de chaque fichier (ce qui suppose de disposer d’une fonctionnalité de synchronisation du partage de fichiers).
Le partage de fichier sécurisé vers l’extérieur
Enfin, il est crucial de sécuriser également les transferts de documents vers l’extérieur – auprès de collaborateurs externes, de partenaires ou de clients.
Cela peut aller du partage d’un seul document avec une personne unique, au transfert de fichiers volumineux et nombreux auprès d’un groupe de destinataires.
La sécurité du partage de fichiers
Découvrez les critères clés pour choisir une solution de partage performante et sécurisée.
Pour couvrir tous ces cas de figure, le système de partage de fichier sécurisé doit intégrer certaines fonctionnalités :
- La création d’un lien temporaire pour le téléchargement du document, avec accès révoqué au-delà d’un certain délai. Vous créez un lien de partage unique, protégé par un mot de passe dédié, pour une durée limitée – et cela pour chaque document ou groupe de documents à sécuriser.
- La gestion d’autorisations variées, de manière à distinguer les utilisateurs externes des collaborateurs internes au moment où ils se connectent à l’outil de partage sécurisé de fichiers. On peut, par exemple, limiter leurs actions à la seule consultation des documents.
- La mise en place d’une data room privée, une « chambre de données » où sont stockées des informations à caractère confidentiel et dont l’accès est réservé aux personnes extérieures autorisées.
Le choix d’une solution de partage adaptée aux besoins de votre entreprise
Le marché regorge d’outils permettant aux entreprises d’échanger et de modifier des documents dans un cadre collaboratif.
Or 50 % des organisations estiment que les services grand public de partage de fichiers (à l’instar de Dropbox et Google Drive) ne répondent pas à leurs besoins professionnels.
Pour celles qui transmettent des fichiers ou des informations sensibles, il est indispensable d’adopter un logiciel sécurisé et souverain : un outil de partage de fichier sécurisé offrant toutes les garanties.
C’est ici que Oodrive Work entre en jeu. La solution a été conçue pour répondre aux besoins des entreprises qui échangent des documents sensibles.
Chaque utilisateur dispose de son propre espace de travail digital pour stocker et partager des fichiers en toute sécurité, sans limite de taille.
Il peut accéder à l’outil depuis n’importe où, en France comme à l’étranger, et les changements effectués sont synchronisés sur tous les supports en temps réel.
Enfin, et surtout, Oodrive Work offre un cadre hautement sécurisé : centralisés dans une interface unique, les fichiers sont accessibles en fonction de droits définis en amont, et stockés sur des serveurs installés en France.
Oodrive bénéficie à ce titre de la plus haute qualification en matière de sécurité IT pour les opérateurs de services Cloud, SecNumCloud, délivrée par l’ANSSI.
Alors, si vous cherchez une solution souveraine pour le partage de fichier sécurisé, pensée pour le travail collaboratif et la productivité, Oodrive Work est fait pour vous.
